县区档案管理工作制度

PAGE县区档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强县区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在县区各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本县区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本县区各级党政机关、人民团体、企事业单位及其他社会组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则县区档案管理工作实行集中统一领导，确保档案管理工作的规范性和一致性。各单位应明确档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，将本单位形成的各类档案集中统一管理，不得分散保存。2.真实性原则档案应如实反映本县区各项工作活动的真实情况，确保档案内容真实可靠。档案形成部门和个人应及时、准确地收集、整理、归档各类文件材料，不得篡改、伪造档案。3.完整性原则档案应全面反映本县区各项工作活动的历史过程，确保档案资料的完整性。各单位应按照档案管理的要求，将工作活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全，整理归档，不得遗漏重要文件。4.安全性原则档案管理工作应确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。各单位应建立健全档案安全管理制度，采取必要的安全防护措施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等，确保档案实体和信息的安全。二、档案管理机构及职责（一）县区档案管理部门县区设立专门的档案管理部门，负责本县区档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县区档案管理工作的规章制度和业务规范。2.负责接收、征集、整理、保管本县区各单位移交的档案资料，对馆藏档案进行科学分类、编号、编目、上架，确保档案的安全保管和有效利用。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立健全档案信息数据库，实现档案信息资源的共享和远程利用。4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高档案工作人员的业务素质和广大干部群众的档案意识。5.对本县区各单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，定期开展档案工作考核评估，促进各单位档案管理工作水平的提高。6.开发利用档案信息资源，编辑出版档案资料，为县区各项工作提供档案信息服务，发挥档案的资政育人作用。（二）各单位档案管理机构或人员各单位应设立档案管理机构或指定专人负责本单位的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本县区档案管理工作的规章制度，制定本单位档案管理工作的具体措施和办法。2.负责收集、整理、归档本单位在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整、准确、系统。3.对本单位档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，按照规定的时间向县区档案管理部门移交应归档的档案资料。4.建立健全本单位档案管理制度，做好档案的保管、利用、保密等工作，确保档案的安全。5.积极配合县区档案管理部门的业务指导和监督检查工作，及时整改存在的问题，不断提高本单位档案管理工作水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案本县区各级党政机关、人民团体、企事业单位及其他社会组织在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括收文、发文、会议文件、重要活动文件、工作计划与总结、统计报表、人事档案等。2.科技档案本县区在科研、生产、建设等活动中形成的具有保存价值的各种技术文件材料，包括科研项目档案、产品档案、工程档案、设备档案等。3.会计档案本县区各级各类单位在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.声像档案本县区在重大活动、重要会议、文化体育活动等过程中形成的具有保存价值的照片、录音、录像等声像材料。5.电子档案本县区各级各类单位在办公自动化、信息化建设过程中形成的以电子数据形式存在的文件材料，包括电子公文、电子报表、电子图纸、电子照片等。（二）收集要求1.各单位应建立健全文件材料收集制度，明确文件材料的收集范围、收集渠道和收集时间，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.文件材料的形成部门和个人应按照档案管理的要求，对文件材料进行分类整理，定期向本单位档案管理机构或人员移交。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行专项收集，指定专人负责，确保文件材料的完整性和准确性。4.各单位应加强对电子文件的管理，建立电子文件的收集、存储、传输、利用等管理制度，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。先将文件材料按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，最后按照机构（问题）进行排列编号。2.科技档案整理科技档案应按照项目进行整理，一个项目的文件材料应集中在一起，按照项目的形成过程和文件材料的性质进行分类编号。3.会计档案整理会计档案应按照会计年度进行整理，将会计凭证、会计账簿、财务报告等分别装订成册，按照顺序编号，并编制会计档案目录。4.声像档案整理声像档案应按照形成时间、内容等进行分类整理，对照片、录音、录像等进行编号、编目，并注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。5.电子档案整理电子档案应按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的有序管理。四、档案的保管（一）保管场所县区档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。各单位应根据实际情况，设立相对独立的档案保管场所，保证档案存放环境符合要求。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。2.档案库房应安装温湿度控制设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，确保档案纸张、字迹等不受温湿度影响。3.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，如灭火器、防盗门、防潮板、防虫药、防鼠板等，定期检查维护，确保设施完好有效。4.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点和架位号。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案信息化建设（一）建设目标县区档案管理部门应积极推进档案信息化建设，建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理、网络化传输和智能化利用，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行全面数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数字化副本，实现档案信息的长期保存和便捷利用。2.档案信息管理系统建设建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的档案信息管理系统，实现档案业务流程的自动化、信息化管理，提高档案管理工作的规范化和科学化水平。3.档案数据库建设建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等，实现档案信息资源的集中存储和共享利用，为档案查询、统计分析、编研开发等提供数据支持。4.档案信息网络建设搭建档案信息网络平台，实现县区档案管理部门与各单位之间的档案信息联网传输和远程利用，提高档案信息的传递效率和服务范围。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的标准和规范，确保档案信息系统的安全性、稳定性和兼容性。2.档案数字化工作应按照相关技术标准和操作规范进行，保证数字化档案的质量，确保数字化副本与纸质档案原件内容一致。3.档案信息管理系统应具备档案业务管理、信息查询、统计分析、编研开发、安全保密等功能，满足档案管理工作的实际需求。4.档案数据库建设应注重数据的准确性、完整性和规范性，建立数据质量控制机制，定期对数据进行更新和维护。5.档案信息网络建设应加强网络安全防护措施，并建立健全网络安全管理制度，确保档案信息在网络传输过程中的安全保密。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为县区各项工作提供服务。（二）利用方式1.查阅单位和个人因工作需要，可以按照规定程序到县区档案管理部门或本单位档案管理机构查阅档案。查阅档案时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息，并在指定地点查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，按时归还档案。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可以为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序和要求进行操作，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用审批1.查阅、借阅、复制档案应填写审批表，注明利用目的、利用内容、利用时间等信息，经档案管理部门负责人或本单位分管领导批准后方可进行。2.涉及重要机密档案的利用，应按照国家有关保密规定进行审批，严格控制知悉范围。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者的姓名、单位、利用目的、利用时间、查阅或借阅的档案内容等信息，以便对档案利用情况进行统计分析和跟踪管理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织县区档案管理部门应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成，负责对到期档案进行鉴定。各单位也应成立相应的档案鉴定工作小组，负责本单位档案的鉴定工作。（三）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关档案保管期限的规定，结合档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的保存价值。对保管期限已满、确无保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保存。（四）鉴定程序1.档案管理部门或各单位档案管理机构应定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案