单位印章管理规范操作手册

单位印章管理规范操作手册前言印章，作为单位行使职权、对外承担法律责任的重要凭证和象征，其管理的规范性、严肃性直接关系到单位的正常运营和整体利益。为进一步加强我单位印章管理，明确管理职责，规范操作流程，防范潜在风险，确保印章使用的安全与高效，特制定本手册。本手册依据国家相关法律法规及本单位实际情况编制，旨在为各部门及全体员工提供清晰、具体的印章管理与使用指引。全体员工均有义务学习并严格遵守本手册规定，共同维护单位印章的权威性和公信力。第一章总则1.1适用范围本手册适用于单位内所有公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章及其他各类业务专用章的申领、刻制、启用、保管、使用、变更、停用、销毁等管理工作。1.2管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范用印、安全保密”的原则。坚持“谁审批、谁负责”，“谁用印、谁负责”，“谁保管、谁负责”。1.3管理部门单位综合管理部门（或指定专职部门，下同）是印章管理的归口部门，负责统筹协调单位各类印章的管理工作，包括制度制定、监督检查、违规处理等。各业务部门负责本部门业务专用章的日常使用和保管，并接受综合管理部门的指导和监督。第二章印章的申领与刻制2.1印章申领因工作需要新增印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、保管人等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，报综合管理部门复核。综合管理部门对符合规定的申请，按程序报批后，统一安排刻制。2.2印章刻制单位所有印章均须由综合管理部门统一在公安机关备案的、具有合法资质的刻制单位刻制。严禁任何部门或个人私自刻制、伪造单位印章。刻制完成后，综合管理部门应组织对印章的规格、样式、文字内容进行核验，确保无误。第三章印章的启用与保管3.1印章启用新印章刻制完成并核验无误后，由综合管理部门发布《印章启用通知》，明确印章启用日期、使用范围、保管部门及保管人等事项。启用前，应做好印模留存备案工作。3.2印章保管3.2.1各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为部门正式员工，政治素质高、责任心强。保管人名单应报综合管理部门备案。3.2.2印章保管应确保安全可靠，做到“人离章锁”。日常存放应置于保险柜或带锁的专用文件柜内。保管人临时离岗或因事外出，应将印章妥善锁存，并向部门负责人或指定的临时保管人做好交接，严禁随意委托他人代管或带出工作场所。3.2.3保管人变更时，需办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监交，交接双方签字确认，并报综合管理部门备案。3.2.4严禁任何人将印章转借他人使用，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无明确内容的载体上加盖印章。第四章印章的使用4.1使用范围印章的使用必须严格限定在其授权的业务范围和职权范围内。严禁超范围、超权限使用印章。4.2用印申请与审批4.2.1使用印章前，用印人须填写《用印审批单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、用印日期、审批人、经办人等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。4.2.2《用印审批单》须经部门负责人审核，按审批权限报相关领导审批。重要合同、协议、对外承诺等重大事项的用印，须经单位主要领导审批。4.2.3审批人应对用印文件的内容真实性、合法性、合规性进行严格审核。对不符合规定或存有疑问的，应拒绝审批并要求予以纠正。4.3用印操作规范4.3.1保管人在加盖印章前，应仔细核对《用印审批单》的审批手续是否完备，用印文件与审批内容是否一致，确认无误后方可盖章。4.3.2印章加盖应清晰、端正、规范，位置适当（通常为文件落款处或指定位置），印章名称应与文件落款单位名称一致。4.3.3严禁在字迹模糊、内容有误或有涂改（未经有权人签字确认）的文件上加盖印章。4.3.4每次用印，保管人均应在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印部门、用印人、文件名称、份数、审批人、用印事由等信息，以备查验。《印章使用登记簿》应妥善保管，年度终了后归档保存。4.4特殊情况处理4.4.1确因工作需要携带印章外出使用的，须提前填写《印章外出使用申请单》，详细说明外出事由、目的地、使用范围、携带人、起止时间等，经部门负责人、分管领导及综合管理部门负责人批准，必要时须由单位主要领导批准。外出用印时，须有两人以上同行，并确保印章在视线范围内，用后立即归位。返回后，应及时向综合管理部门销假，并在《印章使用登记簿》中补记使用情况。4.4.2对于紧急情况下的用印，若审批领导无法当场签字，可先通过电话、即时通讯工具等方式请示，经批准后用印，但事后须在一个工作日内补办书面审批手续。第五章电子印章管理5.1电子印章的申请与制作电子印章的申请、审批、制作流程参照实体印章管理规定执行。电子印章的制作应符合国家相关技术标准和安全规范，确保其唯一性、可靠性和可追溯性。5.2电子印章的保管与使用电子印章的密钥等同于实体印章，应由专人妥善保管，严格控制使用权限。电子印章的使用应遵循与实体印章相同的审批流程和用印规范，其使用记录应完整、准确、可查。严禁将电子印章密钥转借他人或在非授权设备上使用。5.3电子印章的安全保障应建立健全电子印章系统的安全管理制度，采取加密、身份认证、日志审计等技术措施，保障电子印章的生成、存储、使用和验证全过程的安全。第六章印章的变更、停用与销毁6.1印章变更因单位名称变更、机构调整或印章磨损、变形等原因需要更换印章的，应按照本手册第二章“印章的申领与刻制”规定的流程办理新印章的刻制手续，并同时办理旧印章的停用与销毁手续。6.2印章停用单位名称变更、机构撤销、印章损坏或其他原因导致印章不再使用时，原保管部门应及时将印章交回综合管理部门，办理停用手续，填写《印章停用登记表》。综合管理部门应发布《印章停用通知》，明确停用日期及后续处理办法。6.3印章销毁停用或作废的印章，由综合管理部门统一登记造册，提出销毁申请，报单位分管领导或主要领导批准后，由两人以上负责监销，并填写《印章销毁登记表》，注明销毁时间、地点、方式、监销人等，相关记录应长期保存。严禁个人私自处理停用或作废印章。第七章监督检查与责任追究7.1监督检查综合管理部门应定期或不定期对各部门的印章管理和使用情况进行监督检查，重点检查制度执行、用印审批、登记保管等环节，发现问题及时督促整改。各部门应积极配合检查工作。7.2责任追究对于违反本手册规定，造成印章遗失、被盗、滥用或因用印不当给单位造成不良影响或经济损失的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、行政处分直至追究