印章管理人员工作制度

PAGE印章管理人员工作制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司印章使用的各类活动中。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.审慎用印原则：用印前需对用印事项进行严格审核，确保符合公司利益和相关规定。3.专人专管原则：印章由专人负责保管和使用，不得擅自交他人代管。4.登记备案原则：对印章的使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、印章分类及管理职责（一）印章分类1.公司公章：代表公司对外行使权力的重要标志。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授权事项。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于公司财务相关事务。5.部门印章：各部门根据工作需要自行保管和使用的印章，用于部门内部事务。（二）管理职责1.行政部负责公司公章、法定代表人章、合同专用章的统一保管和使用管理。制定印章管理制度，指导和监督各部门印章管理工作。对印章使用情况进行登记、统计和归档。2.财务部负责财务专用章的保管和使用管理。严格按照财务制度规定使用财务专用章，确保财务工作的规范和安全。3.各部门负责本部门印章的保管和使用管理。明确本部门印章使用流程，指定专人负责印章使用，并报行政部备案。配合行政部做好印章管理的相关工作。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须由行政部统一办理，严禁各部门私自刻制印章。2.行政部根据公司实际需要，填写印章刻制申请表，报公司领导审批。3.审批通过后，行政部选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部应及时组织验收，检查印章的规格、材质、文字等是否符合要求。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部应填写印章启用申请表，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，报公司领导审批。2.审批通过后，行政部发布印章启用通知，明确印章的使用范围、使用流程等事项。3.印章启用后，原印章同时废止，行政部应及时收回废止印章，并进行妥善保管。四、印章的保管（一）保管要求1.各类印章必须指定专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，并加锁保管。3.印章保管人员不得擅自将印章带出公司，如因工作需要必须带出公司的，需经公司领导批准，并办理相关借用手续。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部，并采取相应措施。（二）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章安全。2.严格按照印章使用流程进行用印操作，对用印事项进行审核。3.及时登记印章使用情况，定期向行政部汇报印章保管和使用情况。4.不得私自使用印章或为他人违规用印提供便利。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请人填写用印申请表，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息。2.用印申请表经部门负责人审核签字后，报相关审批领导审批。3.审批通过后，用印申请人将用印申请表及相关文件提交给印章保管人员。4.印章保管人员对用印事项进行再次审核，确认无误后，在用印申请表上填写用印记录，包括用印时间、用印人、用印文件名称等，并在用印文件上加盖印章。5.用印完成后，印章保管人员将用印申请表及相关文件归档保存。（二）审批权限1.公司公章、法定代表人章、合同专用章的使用，需经公司总经理审批。2.财务专用章的使用，需经财务负责人审批。3.部门印章的使用，由各部门负责人审批。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按正常流程审批用印的，用印申请人应电话请示相关审批领导，经同意后可先行用印，但事后需及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同用印，需经公司董事会或股东会审议通过后，方可使用印章。（四）禁止用印事项1.未经审批的文件、合同等不得用印。2.涉及违法违规、损害公司利益或不符合公司规定的事项不得用印。3.空白纸张、空白合同等不得加盖印章。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部填写印章停用申请表，报公司领导审批。2.审批通过后，行政部发布印章停用通知，明确停用日期和停用印章名称。3.印章停用后，保管人员应及时将印章交回行政部，并办理交接手续。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部应组织相关人员进行鉴定，确认不再使用后，填写印章销毁申请表，报公司领导审批。2.审批通过后，行政部选择具有资质的销毁单位进行销毁，并指定专人负责监销。3.印章销毁后，监销人员应在印章销毁申请表上签字确认，并将销毁记录归档保存。七、印章使用登记与档案管理（一）登记管理1.印章保管人员应建立印章使用登记簿，对每一次印章使用情况进行详细登记。2.登记簿应包括用印日期、用印文件名称、用印事项、用印申请人、审批领导、用印人签字等信息。3.印章使用登记簿应妥善保管，保存期限为[X]年。（二）档案管理1.行政部应建立印章管理档案，对印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等全过程资料进行归档保存。2.档案资料应包括印章刻制申请表、印章启用申请表、印章使用申请表、印章停用申请表、印章销毁申请表、印章保管人员交接记录、印章使用登记簿等。3.印章管理档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，便于查询和查阅。八、监督与检查（一）内部监督检查1.行政部定期对各部门印章管理情况进行检查，包括印章保管、使用流程执行、登记备案等方面。2.对检查中发现的问题，行政部应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。3.各部门应积极配合行政部的监督检查工作，如实提供印章管理相关资料和情况。（二）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对擅自使用印章、违规用印、印章保管不善导致遗失或损坏等行为，公司将追究相关人员的责任，情节严重的将依法追