办公室6S管理制度(经典版)

办公室6S管理制度(经典版)本制度适用于公司所有办公区域，包括各部门独立办公区、公共会议室、茶水间、档案室、机房、前台接待区、会客室等所有室内办公场所，覆盖全体在职员工、劳务派遣人员、临时驻场人员及来访人员，所有进入办公区域的人员均需严格遵守本制度相关要求。职责划分1.公司6S推行小组由行政部负责人任组长，各部门负责人为组员，核心职责包括：制定、修订公司6S管理制度及相关执行标准；组织全员6S培训与宣导；开展月度联合巡查与考核工作；处理6S管理过程中的异议与问题；统筹6S管理相关资源配置，持续优化办公环境。2.部门负责人为所在部门6S管理第一责任人，核心职责包括：传达公司6S管理要求，带领部门员工落实各项执行标准；每周组织本部门内部6S自查，及时整改发现的问题；对部门员工的6S执行情况进行日常监督与指导；配合推行小组开展巡查与考核工作，保障本部门6S管理达标。3.全体员工为个人责任区6S管理直接责任人，核心职责包括：严格遵守6S各项执行标准，做好个人办公位及分配的责任区的日常整理、整顿、清扫工作；主动参与6S培训与考核，积极提出6S改进建议；配合各级巡查工作，按要求及时整改存在的问题；自觉维护办公区域整体环境，劝阻违反6S管理要求的行为。一、整理（SEIRI）执行标准整理核心目标为区分办公区域内必要与非必要物品，清除所有非必要物品，释放办公空间，避免物品混用与浪费。1.物品判定标准所有办公区域物品按以下标准划分为“需留存”与“需清理”两类，具体判定规则见下表：物品类别需留存物品范围需清理物品范围清理处理方式办公文具类正在使用的笔、笔记本、订书机、计算器等常用文具；完好且预留的备用文具（数量不超过3份/人）损坏无法使用的文具；过期的便签、复写纸等耗材；闲置超过6个月的未拆封文具损坏物品直接丢弃；完好闲置文具统一上交至公共文具区共享使用文件资料类正在处理的未办结文件；有效期内的制度、合同、业务凭证等归档文件；需要留存的电子文件备份介质过期的通知、报表、宣传材料；重复打印的冗余文件；已办结且无留存必要的草稿、修改稿涉密文件统一用碎纸机粉碎；非涉密可回收纸张放入废纸回收箱；电子存储介质格式化后统一由IT部处理办公设备类正在使用的电脑、显示器、键盘、鼠标、打印机、电话机等设备；完好的备用设备损坏无法维修的设备；闲置超过1年的未使用设备；多余的旧电源线、数据线等配件报废设备统一由行政部对接回收商处理；完好闲置设备由行政部统筹调配给其他需要的部门个人物品类日常使用的水杯、靠垫、眼镜、纸巾等必需品；必要的常用药品、防晒用品等闲置超过3个月的个人衣物、箱包、摆件等；已过期的食品、药品、化妆品等；与工作无关的书籍、玩具等个人闲置物品由员工自行带回家；过期物品统一丢弃；违规摆放的个人物品由行政部暂存，超过7天无人认领统一处理公共区域物品类正在使用的公共家具、电器、消防器材、绿植等；备用的公共耗材、清洁工具等枯萎死亡的绿植；损坏无法使用的公共家具、电器；多余的装修废料、快递纸箱等可维修的公共设施由行政部安排维修；无法维修的统一报废处理；可回收废品统一变卖后纳入公司团建基金2.整理执行流程（1）全员盘点：每周五下午16:00-16:30为固定整理时间，全体员工需清空个人办公位桌面、抽屉、文件柜内所有物品，逐一清点核对；每月最后一个周五开展全面整理，覆盖部门公共区域、文件柜顶层、储物间等所有角落。（2）分类筛选：对照《办公室物品留存/清理判定标准表》对所有物品逐一分类，将需留存物品按使用频率划分层级：每日使用物品放置于手臂可直接触碰的区域，每周使用物品放置于办公抽屉或文件柜中层，每月使用物品放置于文件柜高层或底层，每季度及以上使用物品统一移交至行政部档案库/杂物仓存放。（3）统一清理：需清理物品装入行政部统一发放的橙色收纳袋，注明部门、姓名、物品清单后放置于每层楼指定的6S暂存区，暂存期为3个工作日，逾期无人认领的物品由行政部按规定统一处理，其中可复用的办公用品纳入公共文具区免费供员工领用。二、整顿（SEITON）执行标准整顿核心目标为将需留存物品按统一规范定位摆放、明确标识，实现物品拿取归还“30秒完成”，提升办公效率，减少寻找物品的时间浪费。1.物品定位摆放标准所有物品需严格按照以下要求定位摆放，不得随意挪动位置，具体标准见下表：物品类别摆放位置要求标识要求拿取归还要求个人办公位物品显示器放置于桌面正中央，屏幕与视线齐平，主机放置于办公桌下左侧固定卡槽内；键盘、鼠标放置于桌面下伸缩托板上；水杯放置于桌面右上角远离电源的位置；常用文件架放置于桌面左上角；个人包包、衣物不得放置于桌面，需放入办公抽屉或文件柜下层个人办公位外侧张贴统一制作的工位牌，注明姓名、部门、岗位、联系方式；私人用品不得张贴违规标识、反动或低俗图案个人物品自行妥善保管，拿取后及时归位，不得随意放置在其他同事的办公位或公共区域文件资料纸质文件按“常用-归档-涉密”分类存放，常用文件放入桌面文件架，归档文件放入带编号的文件盒，涉密文件放入带锁的文件柜；电子文件按“部门-项目-年份-文件类型”层级分类存储，命名规则统一为“日期-文件名称-版本号”文件盒侧面统一张贴蓝底白字标识，注明部门、文件类别、有效期、保管人；电子文件夹命名不得使用“新建文件夹”“123”等无意义名称借阅归档文件需填写《文件借阅登记表》，用完后及时归还至原位置；涉密文件不得随意带出办公区域，如需外带需经部门负责人审批办公设备公共打印机、复印机放置于每层楼的设备区，远离办公位；投影仪、会议平板等会议设备放置于会议室固定位置；公共饮水机、咖啡机放置于茶水间指定位置所有公共设备张贴统一的设备编号、操作指引、维护人联系方式；设备故障标识需使用红底黄字的醒目标识，注明“故障待修，请勿使用”领用公共设备需提前在行政系统预约，使用完毕后及时归位，做好使用登记；发现设备故障需第一时间告知行政部，不得私自拆解维修公共区域物品会议室桌椅摆放整齐，椅子用完后推回桌下；消防栓、灭火器放置于走廊墙面固定位置，前方1米范围内不得放置任何物品；办公区域主通道宽度不小于1.2米，副通道宽度不小于0.8米，通道内不得堆放任何杂物公共区域标识牌统一悬挂于墙面醒目位置，通道地面张贴黄色导向标识；消防器材张贴检查记录表，每月更新检查情况不得随意挪动公共区域的家具、设备、标识牌；临时堆放物料需经行政部审批，放置于指定的临时存放区，且存放时间不超过24小时2.标识管理要求所有标识需使用行政部统一制定的模板，字体为微软雅黑，大小根据放置场景调整，标识需粘贴平整、无褶皱、无翘起，不得随意张贴手绘、自制的不规范标识；标识内容如有变更，需及时向行政部申请更换，不得在原有标识上涂改覆盖。三、清扫（SEISO）执行标准清扫核心目标为清除办公区域内的垃圾、灰尘、污渍，保持环境干净整洁，同时排查设备故障与安全隐患，保障办公环境舒适安全。1.责任区划分与清扫标准办公区域按“谁使用、谁负责”的原则划分责任区，明确各区域清扫责任人与标准，具体见下表：责任区域责任人清扫频次清扫标准个人办公位工位使用人每日上班前10分钟、下班前10分钟各清扫1次；每周五大扫除全面清洁1次桌面无灰尘、无杂物、无污渍；键盘缝隙无食物碎屑、灰尘；显示器表面无指纹、无污渍；抽屉内物品摆放整齐、无异味；地面无垃圾、无积水部门公共办公区部门指定轮值人员每日清扫2次；每周五大扫除全面清洁1次公共桌面无杂物、无灰尘；地面无垃圾、无脚印；墙面无乱贴乱画、无蜘蛛网；绿植叶片无灰尘，花盆内无垃圾会议室行政部前台人员每次会议结束后15分钟内清扫1次；每周五大扫除全面消毒1次桌面无残留水杯、文件、纸屑；白板擦拭干净，无残留笔迹；椅子全部推回桌下；地面无垃圾、无污渍；投影仪、话筒等设备归位，电源关闭茶水间行政保洁人员每日早、中、晚各清扫3次；每2小时巡查1次，及时清理垃圾水槽无积水、无茶叶渣、无食物残留；台面无污渍、无积水；微波炉、咖啡机表面无油污、无食物残留；垃圾桶内垃圾不超过容量的三分之二，无异味机房、档案室IT部管理员、档案管理员每月清扫1次；每季度全面除尘1次设备表面无灰尘；地面无垃圾、无杂物；温度湿度符合要求（机房温度22-26℃，湿度40%-60%；档案室温度14-24℃，湿度45%-60%）；无虫蛀、发霉迹象走廊、前台、会客室行政保洁人员每日清扫3次；每2小时巡查1次地面无垃圾、无脚印、无污渍；前台桌面无杂物、无灰尘；会客室沙发、茶几干净整洁，无残留水杯、垃圾；墙面无乱贴乱画、无灰尘2.清扫执行要求清扫时需同步排查设备运行情况与安全隐患，发现电脑异响、打印机卡纸、插座松动、水管漏水等问题需第一时间向行政部报修，不得隐瞒问题或私自处理；带餐员工需在茶水间用餐，不得在办公位食用味道较大的食物，洒落的食物残渣、饮料需立刻清理，不得残留到下班；公共区域的垃圾桶需统一套垃圾袋，垃圾需分类投放，可回收物、有害垃圾、其他垃圾需放入对应标识的垃圾桶内。四、清洁（SEIKETSU）执行标准清洁核心目标为将整理、整顿、清扫的工作成果制度化、规范化，建立长效执行机制，保持办公环境持续达标。1.三级巡查机制建立“日常巡查-部门自查-月度联合巡查”的三级巡查机制，保障各项标准落地：（1）日常巡查：由行政部6S专员每日开展2次不定时巡查（上午10:00-11:00，下午15:00-16:00），发现问题当场拍摄照片，填写《6S整改通知书》，注明整改内容、整改期限（最长不超过24小时），送达责任人，整改到期后同步复查。（2）部门自查：各部门负责人每周三下午组织本部门内部6S自查，填写《部门6S自查记录表》，对发现的问题当天整改完毕，自查记录表于每周四12:00前提交至6S推行小组备案。（3）月度联合巡查：每月最后一个周五下午，由6S推行小组组织所有部门负责人开展联合巡查，对照《6S巡查评分表》对各部门、各区域进行打分，打分结果现场公示，无异议后作为月度考核依据。2.巡查评分标准联合巡查满分为100分，具体评分规则见下表：检查项目分值评分标准扣分说明整理20无任何需清理的物品，物品分类清晰发现1件需清理未清理的物品扣2分，扣完为止整顿20所有物品按规定定位摆放，标识清晰完整发现1件物品未按规定摆放扣1分，发现1处标识不清晰、不规范扣1分，扣完为止清扫20责任区域干净整洁，无灰尘、无垃圾、无污渍发现1处灰尘、垃圾、污渍扣1-3分，发现食物残渣、积水扣5分，扣完为止清洁15按要求开展自查，整改及时，记录完整未按要求提交自查记录表扣5分，整改不及时扣3分/次，记录不完整扣2分，扣完为止素养15员工遵守行为规范，无违规行为发现员工上班时间大声喧哗、吃零食、未按规定着装扣2分/次，发现员工随意挪动公共物品扣3分/次，扣完为止安全10无安全隐患，符合安全管理要求发现1处一般安全隐患扣3分，发现1处重大安全隐患扣10分，出现安全事故此项不得分3.标准化管理要求所有6S执行标准、巡查记录、考核结果统一汇编归档，存放于行政部6S管理档案库，永久留存；新员工入职时需接受不少于1小时的6S专项培训，经实操考核（按标准整理整顿个人办公位）合格后方可正式上岗；老员工每季度开展1次6S复训与考核，考核成绩与个人绩效挂钩，低于80分的需重新培训补考。五、素养（SHITSUKE）执行标准素养核心目标为培养员工良好的工作习惯与规则意识，营造积极向上、文明有序的团队氛围，实现全员自主管理。1.员工行为规范（1）着装规范：工作日需穿着正装或商务休闲装，不得穿拖鞋、背心、超短裙、破洞牛仔裤等过于休闲的服装，佩戴工牌于左胸口位置。（2）言行规范：办公区域内交谈声音需控制在不影响周围同事的范围内，不得大声喧哗、嬉笑打闹；接打电话需移步至走廊或茶水间，不得在办公位大声通话；使用打印机、微波炉等公共设备时需排队等候，不得插队。（3）礼仪规范：见到同事、访客需主动问好，访客进入办公区域需由接待人引导至会客区，不得让访客随意走动、触碰公司文件与设备；离开办公位超过10分钟需告知邻座同事，如需长时间离开需在工位牌上放置“外出”标识。（4）环保规范：提倡无纸化办公，尽量使用电子文件传递信息，打印文件时优先双面打印；随手关灯、关空调、关水龙头，无人区域不得开灯、开空调，减少资源浪费。2.素养养成机制推行“6S一分钟行动”，号召全体员工每天下班前花1分钟时间整理桌面、归位物品、关闭电源、清理垃圾，逐步养成日常习惯；每月评选1名“6S明星员工”，奖励200元购物卡与荣誉证书，每季度评选1个“6S优秀部门”，奖励500元团建基金，优秀案例与事迹在公司公告栏、内部公众号公示宣传，树立学习榜样；设立6S改进建议奖，员工提出的6S改进建议经采纳后给予50-200元的现金奖励，提升全员参与度。六、安全（SAFETY）执行标准安全核心目标为消除办公区域内所有安全隐患，保障员工人身安全与公司财产安全，避免安全事故发生。1.安全管理标准（1）用电安全：不得在办公区域使用大功率电器（功率超过1000W），包括电火锅、暖风机、电热毯、电煮锅等；每个插座最多连接2个大功率设备，不得私拉乱接电线，拖线板仅可临时使用，不得长期放置于地面或通道上；下班时需关闭个人办公位所有电源（电脑、显示器、插座总开关等），部门最后一名离开的员工需关闭部门总电源、饮水机、空调等公共设备电源。（2）消防安全：消防通道、安全出口需保持畅通，不得堆放任何杂物；消防栓、灭火器前方1米范围内不得放置任何物品，所有员工需熟知消防器材的位置与使用方法，每半年组织1次消防演练，全员必须参加；不得在办公区域内吸烟，如需吸烟需到指定的室外吸烟区。（3）信息安全：涉密文件需锁入带锁的文件柜，不得随意放置于桌面；电脑需设置不少于8位的开机密码，离开办公位超过10分钟需锁屏；涉密文件不得使用私人U盘、微信、私人邮箱等传输，废弃的涉密文件需统一使用碎纸机粉碎，不得随意丢弃；外来人员不得使用公司内部网络，不得触碰公司电脑、文件柜等设施。（4）财产安全：贵重物品（笔记本电脑、公章、财务票据、现金等）需锁入保险柜或带锁的文件柜，不得放置于桌面；最后一名离开办公区域的员工需检查所有门窗是否锁好，节假日需安排值班人员，每日巡查办公区域水电、门窗情况；个人贵重物品自行妥善保管，如有丢失公司不承担赔偿责任。2.安全隐患排查机制建立定期安全隐患排查机制，具体排查要求见下表：排查项目排查频次责任人排查标准用电安全每日下班前全体员工、部门负责人无私拉乱接电线，无使用大功率电器，所有电源按要求关闭消防安全每周1次行政部安全管理员消防通道畅通，消防器材完好有效，无过期、损坏情况信息安全每月1次各部门负责人、IT部无私密文件乱放，所有电脑设置开机密码与锁屏，无私自传输涉密文件情况财产安全节假日前1天行政部、各部门负责人所有贵重物品锁好，门窗全部关闭锁牢，无安全隐患3.安全事故处理如因6S管理不到位导致安全事故发生，第一时间疏散人员、拨打应急电话，同时上报公司管理层；由6S推行小组牵头开展事故调查，明确事故责任人，根据事故严重程度给予责任人绩效扣除、通报批评、解除劳动