提醒函询谈话工作制度

PAGE提醒函询谈话工作制度一、总则（一）目的为进一步加强公司/组织内部管理，规范工作流程，强化对员工行为的监督和引导，确保公司/组织各项工作的合规、高效开展，特制定本提醒函询谈话工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工以及临时工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规以及公司/组织内部的各项规章制度，确保提醒函询谈话工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，全面、客观地了解情况，公正地开展提醒函询谈话工作，避免主观臆断和偏见。3.教育与监督并重原则：通过提醒函询谈话，达到教育员工、纠正错误、改进工作、防范风险的目的，同时加强对员工行为的监督管理。4.保密性原则：在提醒函询谈话过程中涉及的相关信息和资料，严格予以保密，不得泄露给无关人员。二、提醒函询谈话的适用情形（一）提醒谈话1.员工在工作中出现轻微违规行为，尚未造成严重后果，但可能影响工作质量或团队协作的，如偶尔迟到早退、工作态度不够积极主动等。2.员工在执行工作任务过程中，出现一些小的失误或偏差，及时提醒有助于其改进工作方法，提高工作效率的情况。3.员工的工作表现有所下滑，但尚未达到需要严肃处理的程度，通过提醒谈话督促其自我反思，调整工作状态的。（二）函询1.针对员工在工作中涉及的某些具体事项或问题，需要进一步了解情况，要求其以书面形式作出说明的，如业务数据的准确性、费用报销的合理性等。2.收到外部举报或投诉，反映员工存在某些问题，但情况尚不明确，通过函询要求员工进行解释和说明的。3.在公司/组织内部审计、检查等工作中，发现一些疑点或线索，需要员工就相关事项进行书面回复的。（三）谈话1.员工出现较为严重的违规行为，可能对公司/组织造成较大损失或不良影响的，如违规操作导致业务出现重大失误、违反廉洁纪律等。2.员工的工作表现持续不佳，经过多次提醒仍无明显改进，需要进行深入谈话，分析原因，明确责任的。3.公司/组织面临重大决策、重要任务或关键时期，需要与员工进行谈话，强调工作纪律、明确工作要求、确保各项工作顺利推进的。三、提醒函询谈话的组织实施（一）发起主体1.公司/组织各级领导根据工作需要和员工表现，有权发起提醒函询谈话。2.人力资源部门、纪检监察部门等职能部门在履行职责过程中，发现符合提醒函询谈话情形的，可向相关领导提出建议，并协助组织实施。（二）工作流程1.确定对象：发起主体根据具体情况，确定需要进行提醒函询谈话的员工名单。2.准备材料：针对提醒函询谈话的事项，收集相关资料和证据，为谈话做好充分准备。3.制定方案：明确谈话的时间、地点、参与人员、谈话内容重点等，制定详细的谈话方案。4.通知员工：提前将提醒函询谈话的时间、地点、内容等通知员工，确保员工有足够的时间准备。5.实施谈话：谈话过程中，谈话人员应保持严肃认真的态度，客观公正地指出问题，听取员工的陈述和申辩，做好谈话记录。6.形成结论：谈话结束后，根据谈话情况，形成提醒函询谈话的结论，明确员工存在的问题、改进要求以及后续的跟踪措施等。7.反馈结果：将提醒函询谈话的结论及时反馈给员工，并要求员工签字确认。（三）记录与归档1.提醒函询谈话过程中，应安排专人负责记录，记录内容包括谈话时间、地点、参与人员、谈话内容、员工的陈述和申辩、谈话结论等，确保记录真实、准确、完整。2.谈话记录应采用书面形式，并由谈话人员和员工签字确认。谈话记录作为公司/组织内部管理的重要资料，应妥善保管，按照档案管理规定进行归档。四、提醒函询谈话的内容与要求（一）提醒谈话内容1.指出员工存在的具体问题，说明问题的表现形式和可能产生的影响。2.分析问题产生的原因，帮助员工认识自身不足，引导其自我反思。3.提出改进建议和要求，明确改进的方向和期限，鼓励员工积极改进工作。4.强调工作纪律和规章制度，提醒员工遵守公司/组织的各项规定，确保工作的合规性。（二）函询内容1.明确函询的具体事项，要求员工对相关问题进行详细说明，提供必要的证据和资料。2.告知员工函询的目的和要求，强调如实回复的重要性，提醒其不得隐瞒、歪曲事实。3.设定函询回复的期限，要求员工在规定时间内将书面回复提交至指定部门。（三）谈话内容1.严肃指出员工存在的严重违规行为或工作问题，明确问题的性质和后果。2.要求员工对问题进行深刻检讨，说明问题产生的原因和过程，以及应承担的责任。3.根据问题的严重程度，提出相应的处理意见和整改要求，包括纪律处分、经济处罚、工作调整等。4.对员工进行思想教育和引导，帮助其认识错误，吸取教训，树立正确的价值观和工作态度，鼓励其积极改正错误，努力工作。（四）谈话要求1.谈话人员应具备良好的沟通能力和组织协调能力，能够客观公正地开展谈话工作，引导员工积极配合。2.谈话过程中，应保持冷静、理智，避免情绪化，以事实为依据，以理服人。3.尊重员工的权利，允许员工进行陈述和申辩，认真听取员工的意见和想法，对合理的诉求应予以考虑。4.严格遵守谈话纪律，不得泄露谈话内容和相关信息，确保谈话工作的保密性。五、员工的权利与义务（一）权利1.员工有权了解提醒函询谈话的原因、内容和依据，要求谈话人员提供相关证据和资料。2.在提醒函询谈话过程中，员工有权进行陈述和申辩，表达自己的观点和意见。3.对提醒函询谈话的结论如有异议，员工有权向上级领导或相关部门提出申诉，要求重新审查和处理。（二）义务1.员工应积极配合提醒函询谈话工作，如实提供相关信息和资料，不得隐瞒、歪曲事实。2.认真听取谈话人员指出的问题和提出的建议，虚心接受批评，积极采取措施进行整改。3.按照规定的时间和要求，提交函询回复或完成整改任务，并及时向相关部门反馈整改情况。六、跟踪与监督（一）跟踪机制1.对于提醒函询谈话后要求员工进行整改的事项，相关部门应建立跟踪机制，定期检查员工的整改情况。2.跟踪过程中，可通过听取汇报、查阅资料、实地检查等方式，了解员工整改措施的落实情况和工作改进效果。3.如发现员工未按照要求进行整改或整改效果不明显的，应及时督促其加大整改力度，必要时可再次进行提醒函询谈话。（二）监督检查1.公司/组织内部的纪检监察部门、审计部门等应定期对提醒函询谈话工作进行监督检查，确保工作程序的合规性和公正性。2.监督检查内容包括提醒函询谈话的发起、组织实施、记录归档、结果反馈等环节，以及员工对谈话结论的执行情况。3.对于发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改，对违规违纪行为依法依规进行严肃处理。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织[具体部门]负责解释。（二）修订与废止1.本制度将根据国家法律法规、公司/组织发展战略和实际工作需要，适时进行修订和