大学档案室工作制度

PAGE大学档案室工作制度一、总则（一）目的为加强大学档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合本校实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于大学档案室对各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则大学档案室对全校各部门形成的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的历史面貌和实际情况，严禁篡改、伪造档案。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.服务性原则充分发挥档案的信息资源作用，为学校各项工作提供优质、高效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置学校设立独立的档案室，配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案工作规章制度，并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保管工作，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，维护档案的完整与安全。4.开展档案的信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用，提高档案管理效率和服务水平。5.积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案资料查询、借阅等服务，充分发挥档案的作用。6.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案工作人员的业务素质和专业水平。7.对全校各部门的档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作的质量和规范化程度。（三）档案工作人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案工作纪律。2.认真履行档案管理职责，熟悉档案业务流程，熟练掌握档案管理软件和办公软件的操作技能，确保档案管理工作的高效、准确。3.负责档案的日常收集、整理、保管、利用等工作，及时对档案进行分类、编目、装订等处理，保证档案的整齐有序。4.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案的安全和完整。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和更新，保证档案信息的准确性和及时性。6.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施加以解决。7.协助学校有关部门做好档案的鉴定、销毁等工作，严格按照规定程序进行操作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群类档案包括学校党委、纪委、工会、团委等组织在工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.行政类档案学校行政部门在行政管理活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。3.教学类档案教学管理部门、各教学单位在教学活动中形成的教学计划、教学大纲、课程表、教案、教材、试卷、学生成绩册、教学总结等。4.科研类档案科研管理部门、各科研项目组在科研活动中形成的科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文、著作、科研成果鉴定材料等。5.人事类档案人事部门在教职工招聘、考核、晋升、奖惩、培训、工资福利等工作中形成的各类文件、档案材料。6.学生类档案学生管理部门在学生招生、学籍管理、毕业就业等工作中形成的学生档案，包括学生登记表、成绩单、奖惩材料、毕业生就业协议书等。7.基建类档案学校基本建设项目在项目规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的各类文件、图纸、合同、协议等。8.设备类档案学校购置的各类仪器设备在采购、验收、安装调试、使用维护、报废等过程中形成的文件、资料、说明书、图纸等。9.财会类档案财务部门在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。10.声像类档案学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。（二）归档要求1.各部门应明确专人负责档案的收集和整理工作，按照档案归档范围和要求，及时将本部门形成的档案材料进行分类整理，定期移交档案室。2.归档的档案材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签字盖章手续完备。3.档案材料应按照规定的分类方法进行分类，同一类别的档案应按照时间顺序排列，保持档案的系统性和逻辑性。4.归档的档案材料应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装盒、装袋，并在盒、袋上标明档案类别、年度、保管期限等信息。5.各部门在向档案室移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。（三）收集时间1.当年形成的档案材料，各部门应在次年上半年整理归档完毕，并移交档案室。2.基建项目档案、设备档案等应在项目竣工验收后三个月内归档完毕。3.科研项目档案应在项目结题后两个月内归档完毕。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法将档案按照年度、形成机构、保管期限进行分类。先按年度分开，再在每个年度内按机构分类，最后在每个机构下按保管期限分类。2.具体分类如下党群类档案党委工作类纪委工作类工会工作类团委工作类其他党群工作类行政类档案学校办公室工作类教务处工作类科研处工作类人事处工作类财务处工作类学生处工作类后勤管理处工作类保卫处工作类其他行政工作类教学类档案教学综合管理类专业与课程建设类实践教学类教学研究与改革类教师教学类学生学业类科研类档案科研项目管理类科研成果类科研学术活动类人事类档案教职工基本信息类岗位聘任与考核类职称评审与晋升类培训与进修类工资福利与社会保障类奖惩与处分类其他人事工作类学生类档案招生录取类学籍管理类学位管理类学生奖惩类毕业生就业类其他学生工作类基建类档案项目前期文件类设计文件类施工文件类监理文件类竣工验收文件类设备类档案设备购置文件类设备验收文件类设备安装调试文件类设备运行维护文件类设备报废文件类财会类档案会计凭证类会计账簿类财务报表类审计报告类其他财会文件类声像类档案照片档案类录音档案类录像档案类（三）编号与编目1.档案编号按照分类方案，对每一类档案进行编号。编号应简洁明了，便于记忆和查找。例如，党群类档案的编号为DQ，行政类档案的编号为XZ，教学类档案的编号为JX，以此类推。2.编目对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、年度、保管期限、责任者、密级等信息。档案目录应一式两份，一份装订成册，作为档案检索工具；另一份存入档案信息管理系统，实现档案目录的信息化检索。五、档案的保管（一）保管场所档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应安装防火门、防盗门窗、防虫药品投放装置、温湿度调控设备、消防器材等设施。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行上架排列，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.档案应直立存放，不得倒置或横放，以防止档案变形损坏。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。4.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。5.对档案库房的温湿度应进行定期监测和记录，发现温湿度异常时应及时采取措施进行调整。6.档案管理人员应定期对档案进行清查核对，检查档案的保管状况，发现问题及时报告并采取措施加以解决。7.在档案保管过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制，确保档案的完整与安全。（三）档案的数字化管理1.积极推进档案数字化建设，将具有保存价值的档案进行数字化处理，建立档案信息数据库。2.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量。3.数字化档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。4.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化检索、借阅、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。六、档案的利用（一）利用范围本校师生员工、校友以及其他经学校批准的单位和个人，因教学、科研、管理、编史修志、查证等工作需要，可以查阅、借阅本校档案。（二）利用方式1.查阅查阅档案应在档案室指定的地点进行，查阅人员应遵守档案室的规章制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.借阅借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。（三）利用手续1.查阅档案查阅人员应持有效证件到档案室办理查阅登记手续，填写查阅登记表，注明查阅档案的名称、数量、查阅日期等信息。档案室工作人员根据查阅人员的申请，提供相应的档案供查阅人员查阅。2.借阅档案借阅人员应持有效证件到档案室办理借阅登记手续，填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。档案室工作人员根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人员发放档案，并填写档案借阅登记簿，注明借阅档案的名称、数量、借阅日期、借阅期限、借阅人等信息。（四）利用监督档案室工作人员应对档案利用情况进行监督，发现问题及时制止并报告。对违反档案利用规定的行为，应按照有关规定进行处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和发展的观点，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、实用价值等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，档案室负责人及相关部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定人员应逐件审查档案，根据档案的保存价值，确定档案的保管期限。2.综合分析档案鉴定人员应综合考虑档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，对档案的保存价值进行全面分析和判断。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组对拟销毁的档案进行审核