学校档案资料工作制度

PAGE学校档案资料工作制度一、总则（一）目的为加强学校档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生在工作、学习活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案资料实行集中统一管理，由学校档案管理部门归口负责，各部门、各单位明确专人负责本部门档案资料的收集、整理、移交等工作，确保档案资料管理的规范化、标准化。2.真实完整原则档案资料应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，保证档案资料的真实性和完整性，不得伪造、篡改或擅自销毁档案资料。3.分类科学原则按照档案资料的形成领域、内容性质、时间顺序等进行科学分类，便于档案资料的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案资料的安全保护措施，确保档案资料的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案资料的泄露。二、档案资料管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全校档案资料的统筹管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案资料管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、保管全校各类档案资料，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.建立健全档案资料检索体系，编制各类档案资料的检索工具，方便档案资料的查询和利用。4.定期对档案资料进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案资料进行销毁处理。5.组织开展档案资料的开发利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。6.负责对各部门、各单位档案资料管理工作进行业务指导、监督和检查，组织档案工作人员的业务培训。（二）各部门、各单位各部门、各单位应指定专人负责本部门档案资料的管理工作，其职责如下：1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照学校档案管理部门的要求，定期将整理好的档案资料移交学校档案管理部门，并办理交接手续。3.负责本部门档案资料的日常保管和利用工作，严格遵守档案资料管理制度，确保档案资料的安全。4.配合学校档案管理部门开展档案资料管理的各项工作，接受档案管理部门的业务指导和监督检查。三、档案资料的分类与编号（一）分类学校档案资料分为以下十大类：1.党群工作类包括学校党组织建设、党员管理、宣传工作、统战工作、纪检监察工作等方面形成的档案资料。2.行政管理类涵盖学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤管理等方面的档案资料。3.教学管理类主要有教学计划、教学大纲、课程建设、教材管理、教学实践、教学质量监控等教学活动中形成的档案资料。4.学生管理类涉及学生招生、学籍管理、奖助学金评定、学生思想政治教育、学生社团活动等方面的档案资料。5.科学研究类包括科研项目申报、立项、研究过程、成果鉴定、推广应用等科研活动中产生的档案资料。6.产品生产类（若学校有相关产品生产活动）记录产品设计、生产工艺、质量控制、市场营销等方面的档案资料。7.基本建设类有关学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等过程中形成的档案资料。8.设备仪器类包含学校教学、科研、行政等各类设备仪器的购置、使用、维护、报废等方面的档案资料。9.外事工作类涉及学校国际交流合作、外事接待、师生出国（境）等外事活动中产生的档案资料。10.声像档案类以照片、录音、录像等形式记录学校重要活动、事件、人物等的档案资料。（二）编号档案资料的编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法如下：1.大类代码采用两位数字表示，如党群工作类为“01”，行政管理类为“02”，以此类推。2.属类代码在大类代码后加两位数字表示，如行政管理类中的人事管理属类代码为“0201”。3.案卷编号按照档案资料形成的时间顺序，对每一卷（册）档案资料进行流水编号，编号为阿拉伯数字，位数根据实际情况确定。例如，一份党群工作类中党组织建设方面的档案资料，其编号为“0101[案卷编号]”。四、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门、各单位应明确档案资料收集的范围和要求，指定专人负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.档案资料的收集应做到及时、全面，确保在工作活动结束后一个月内完成收集工作，并移交本部门档案管理人员进行整理。3.对于重要活动、重大事件形成的档案资料，应实行现场跟踪收集，确保档案资料的原始性和完整性。4.学校档案管理部门应定期对全校档案资料的收集情况进行检查和指导，及时发现和解决收集过程中存在的问题。（二）整理1.档案管理人员应按照档案资料的分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.整理过程中，应剔除重复、无用的文件材料，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案资料的质量。3.按照文件材料的形成时间、内容联系等进行排序，编写页号，填写卷内文件目录、备考表等。4.卷内文件应采用统一规格的纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。5.整理好的档案资料应编制案卷封面，注明案卷标题、年度、保管期限、起止日期、卷内文件份数、页数等信息。五、档案资料的归档与移交（一）归档1.各部门、各单位档案管理人员应在档案资料整理完毕后，及时进行归档，将归档文件材料编制成案卷，填写案卷目录，并将案卷目录报送本部门负责人审核。2.经审核无误后，各部门、各单位应将归档的档案资料妥善保管，建立档案资料保管清册，记录档案资料的案卷编号、标题、保管期限等信息。（二）移交1.各部门、各单位应按照学校档案管理部门规定的时间和要求，定期将整理归档的档案资料移交学校档案管理部门。一般每年[具体时间]进行一次集中移交。2.移交档案资料时，应填写档案资料移交清单，详细注明移交案卷的编号、标题、数量、保管期限等信息，并由移交部门和接收部门双方签字确认。3.学校档案管理部门应对接收的档案资料进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。核对无误后，将档案资料纳入学校档案管理体系进行统一保管。六、档案资料的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案资料的安全保管。1.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案资料应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.对纸质档案资料应采用卷盒（夹）、档案袋等形式进行保管，同时应制作相应的检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类索引等，方便档案资料的查询。3.对电子档案资料应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存储在不同的地点。电子档案资料应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。4.声像档案资料应根据其载体形式进行分类保管，如照片应冲洗成标准规格后进行装册归档，录音、录像资料应转录成数字格式后进行存储，并建立相应的目录索引。（三）保管期限档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案资料凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案资料，应列为永久保管。主要包括学校的重要文件、会议记录、规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要科研成果、基本建设项目档案等。2.长期保管的档案资料凡是在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案资料，应列为长期保管。保管期限一般为[具体年限]年。主要包括学校的一般性文件、教学科研档案、行政管理档案、学生档案等。3.短期保管的档案资料凡是在较短时间内对学校工作有参考价值的档案资料，应列为短期保管。保管期限一般为[具体年限]年。主要包括学校临时性工作形成的文件材料、一般性事务档案等。档案资料保管期限的确定，应严格按照国家有关规定和学校实际情况进行，由学校档案管理部门会同相关部门共同审核确定。（四）档案资料的清查与统计1.学校档案管理部门应定期对档案资料进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量和保管状况准确无误。2.在清查过程中，如发现档案资料有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并做好记录。3.建立档案资料统计制度，对档案资料的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，定期编制档案资料统计报表，向上级主管部门和学校领导汇报档案资料管理工作情况。七、档案资料的利用（一）利用范围学校档案资料的利用范围包括学校内部各部门、各单位以及教职员工和学生，同时也包括因工作需要查阅学校档案资料的校外单位和个人。（二）利用方式1.查阅本校人员查阅档案资料，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理查阅手续。校外单位和个人查阅档案资料，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，并经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.借阅因工作需要借阅档案资料的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和学校档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、污损、丢失，按期归还。3.复制根据利用者的需求，学校档案管理部门可为其提供档案资料的复制服务。复制档案资料应经学校档案管理部门负责人批准，并注明复制用途、复制份数等信息。复制的档案资料应与原件内容一致，并加盖学校档案管理部门印章。（三）利用登记学校档案管理部门应建立档案资料利用登记制度，对每一次档案资料的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅（借阅）时间、查阅（借阅）内容、利用方式等信息。利用登记记录应妥善保管，以便查询和统计分析。八、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.学校档案管理部门应定期对保管期满的档案资料进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案资料的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案资料进行全面审查，确定其是否已失去保存价值。3.对经过鉴定确无保存价值的档案资料，应编制档案销毁清册，注明档案资料的编号、标题、保管期限、销毁原因等信息。（二）销毁1.档案销毁清册经学校档案管理部门负责人审核，报学校主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案资料的销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案资料信息无法恢复。3.销毁档案资料时，应至少有两人在场监销，并在销毁清册上签字确认。销毁记录应长期保存。九、档案资料管理的信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案资料管理信息系统，实现档案资料的数字化存储、网络化管理和信息化利用，提高档案资料管理的效率和水平。（二）主要任务1.档案资料数字化对学校现有的纸质档案资料进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，建立数字化档案资源库。2.信息系统建设开发或选用适合学校档案资料管理的信息系统，实现档案资料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理，具备档案资料检索、统计分析、权限管理、在线利用等功能。3.数据安全管理加强档案资料管理信息系统的数据安全保护，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，防止数据泄露、丢失和被篡改。（三）实施步骤