学校外联部工作制度

PAGE学校外联部工作制度一、总则1.目的本工作制度旨在规范学校外联部的各项工作，明确工作流程和职责分工，提高外联部工作效率和质量，加强学校与外部机构、企业、社会组织等的沟通与合作，拓展学校资源，提升学校影响力，推动学校各项事业的发展。2.适用范围本制度适用于学校外联部全体工作人员，包括部长、副部长、干事等。3.工作原则合法性原则：外联部的各项工作必须遵守国家法律法规和学校的相关规章制度。诚信原则：在与外部机构合作过程中，秉持诚实守信的原则，履行承诺，维护学校声誉。效益原则：注重合作项目的效益，追求资源拓展、学校发展和社会效益的最大化。团队协作原则：强调部门内部及与其他部门之间的协作配合，共同完成学校交办的各项任务。二、部门职责1.外联部部长职责全面负责外联部的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。领导和指导部门成员开展工作，协调内部关系，营造良好的工作氛围。负责与学校各部门沟通协调，了解学校需求，为外联部工作提供方向和支持。积极拓展外部资源，建立和维护与各类机构、企业、社会组织等的合作关系，寻求合作机会，洽谈合作项目。代表学校对外联络，参与重要合作项目的洽谈、签约等活动，确保合作项目的顺利推进。审核外联部各项经费使用，确保经费合理合规使用。定期向上级领导汇报工作进展情况，及时反馈工作中遇到的问题和困难，提出解决方案和建议。2.外联部副部长职责协助部长开展工作，负责分管的具体工作任务，落实工作计划和目标。指导和监督干事的工作，帮助解决工作中遇到的问题，提高干事的工作能力和业务水平。负责与特定领域或区域的外部机构进行联络和沟通，拓展相关合作资源。参与合作项目的策划、组织和实施，协助部长进行项目洽谈和签约等工作。收集、整理和分析外部合作信息，为部门决策提供参考依据。协助部长做好经费管理工作，审核相关费用报销。在部长不在岗时，代行部长职责，确保部门工作的正常运转。3.外联部干事职责按照部门工作计划和安排，认真完成分配的各项工作任务。积极参与外部联络工作，协助部长和副部长与各类机构、企业、社会组织等进行沟通和联系。负责收集、整理和更新外部合作机构的信息资料，建立和维护合作资源数据库。参与合作项目的策划和组织工作，协助准备相关资料和文件。协助进行合作项目的洽谈、签约等活动，做好会议记录、文件起草等工作。及时反馈工作中发现的问题和建议，积极参与部门内部的讨论和决策。遵守学校和部门的各项规章制度，保守工作秘密。三、工作流程1.合作项目信息收集干事通过多种渠道收集外部合作项目信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、校友推荐、媒体报道等。对收集到的信息进行初步筛选和整理，提取有价值的合作线索，填写《合作项目信息收集表》，详细记录项目名称、合作方、合作内容、合作意向等信息。将整理后的信息及时汇报给副部长，副部长根据信息的重要性和相关性进行进一步评估，确定重点跟进项目。2.合作项目洽谈对于确定跟进的合作项目，部长或副部长带领相关干事与合作方进行初步沟通，了解对方需求和合作意向，介绍学校的优势和合作基础。组织开展合作项目洽谈会议，双方就合作细节进行深入讨论，包括合作方式、合作内容、权利义务、经费预算、实施计划等。根据洽谈情况，起草合作意向书或合作协议草案，明确双方的合作条款和要求。将合作意向书或协议草案提交学校相关部门和领导审核，根据审核意见进行修改和完善。3.合作项目签约在合作意向书或协议草案经学校审核通过后，与合作方进行正式签约仪式。签约前，确保各项手续齐全，合同文本规范无误。签约过程中，安排专人负责记录，留存相关影像资料。签约后，及时将合同副本提交学校相关部门备案，并做好合同的保管和存档工作。4.合作项目实施与跟进根据合作协议，制定详细的项目实施计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。定期召开项目推进会，检查项目进展情况，协调解决项目实施过程中出现的问题。及时向合作方反馈项目进展情况，保持良好的沟通与合作关系。对项目实施过程中的经费使用情况进行监控和管理，确保经费合理支出。项目结束后，组织对项目进行总结评估，撰写项目总结报告，分析项目成效和存在的问题，提出改进建议。四、沟通协调1.内部沟通协调建立定期的部门例会制度，每周召开一次部门例会，总结上周工作进展，安排本周工作任务，交流工作经验和心得，解决工作中存在的问题。部门例会由部长主持，全体成员参加。加强与学校其他部门的沟通协作，定期召开工作协调会，共同商讨涉及多个部门的合作项目或工作事项，明确各部门职责，协调工作进度，确保各项工作顺利推进。鼓励部门成员之间相互交流和沟通，建立良好的工作关系。成员之间应及时分享工作信息和经验，互相支持和配合，共同完成工作任务。2.外部沟通协调与外部合作机构保持密切联系，定期回访合作方，了解合作项目实施情况，听取对方意见和建议，维护良好的合作关系。积极参加各类行业会议、研讨会、联谊会等活动，加强与同行及其他相关机构的交流与合作，拓展人脉资源，提升学校外联部的知名度和影响力。对于重要的合作项目和活动，提前与合作方进行充分沟通，协调各方资源，确保活动顺利进行。在活动过程中，及时处理突发情况，保障活动的安全和秩序。五、经费管理1.经费预算在开展合作项目洽谈前，外联部应根据项目需求和学校相关规定，编制详细的经费预算方案。经费预算应包括但不限于活动费用、差旅费、接待费、宣传费、礼品费等各项支出。经费预算方案需经学校相关部门和领导审核通过后，方可作为项目经费使用的依据。2.经费使用严格按照经费预算方案使用经费，确保经费支出合理合规。各项费用支出应取得合法有效的票据，并注明用途、金额、日期等信息。对于金额较大或特殊的经费支出，需提前向学校相关部门和领导申请，经批准后方可支出。建立经费使用审批制度，所有经费报销需填写《经费报销申请表》，附上相关票据和说明，经部门负责人审核、学校财务部门审批后，方可报销。3.经费监督与审计学校财务部门定期对外联部的经费使用情况进行监督检查，确保经费使用符合规定。学校审计部门可根据需要对外联部的合作项目经费进行专项审计，检查经费使用的真实性、合法性和效益性。外联部应定期向学校汇报经费使用情况，接受学校的监督和管理。六、档案管理1.档案分类外联部档案分为合作项目档案、外部机构信息档案、内部工作文件档案等类别。合作项目档案包括合作项目洽谈记录、合作协议、项目实施计划、项目总结报告、经费使用情况等相关资料。外部机构信息档案包括合作机构的基本信息、联系方式、合作历史、合作成果等资料。内部工作文件档案包括部门工作计划、工作总结、会议记录、请示报告、规章制度等文件。2.档案收集与整理干事负责及时收集和整理各类工作资料，确保档案资料的完整性和准确性。每月对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案类别和时间顺序进行编号和归档，建立电子档案和纸质档案。3.档案保管与查阅档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止档案资料丢失、损坏或泄露。严格档案查阅制度，部门内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。涉及学校机密或重要合作项目的档案，需经学校相关部门同意后方可查阅。外部人员如需查阅档案，必须经过学校相关部门批准，并在指定地点查阅，查阅过程中不得擅自复印、拍照或带走档案资料。七、绩效考核1.考核原则坚持客观公正、全面准确、注重实绩的考核原则，对外联部工作人员的工作表现进行科学合理的评价。考核结果与工作人员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励工作人员积极履行职责，提高工作绩效。2.考核内容工作业绩：主要考核工作人员在合作项目拓展数量、质量、合作经费筹集等方面的工作成果。工作能力：包括沟通协调能力、组织策划能力、项目管理能力、团队协作能力等方面的表现。工作态度：考核工作人员的责任心、敬业精神、工作积极性、纪律性等方面的情况。3.考核方式采取个人自评、部门互评、上级评价相结合的方式进行绩效考核。个人自评由工作人员根据自身工作表现进行自我评价，填写《绩效考核自评表》。部门互评由部门成员之间相互评价，填写《绩效考核互评表》。上级评价由部长或副部长根据工作人员的日常工作表现和工作成果进行评价，填写《绩效考核上级评价表》。综合个人自评、部门互评和上级评价结果，确定工作人员的绩效考核得分。4.考核结果应用根据绩效考核得分，将工作人员分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核结果为优秀的工作人员，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等，并在晋升、培训等方面给予优先考虑。对于考核结果为良好的工作人员，给予适当的鼓励和指导，帮助其进一步提高工作绩效。