学校合同管理工作制度

PAGE学校合同管理工作制度一、总则（一）目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与校内外各类主体签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同、建设工程合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。3.风险防控原则：加强合同风险识别、评估和防控，确保学校利益不受损害。4.统一管理原则：学校合同实行统一归口管理，明确各部门职责。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门学校设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责合同管理的统筹协调工作，履行以下职责：1.制定和完善学校合同管理制度。2.组织合同起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理工作。3.建立合同台账，定期统计分析合同执行情况。4.协调处理合同纠纷。5.组织开展合同管理培训和宣传工作。（二）业务部门各业务部门负责本部门合同的发起、起草、谈判、履行等工作，并配合合同管理部门做好相关工作，履行以下职责：1.提出合同签订需求，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限等主要条款。2.负责合同的起草、内部审核，确保合同条款符合业务要求和法律法规规定。3.参与合同谈判，代表学校与对方进行协商，维护学校利益。4.负责合同的履行，及时解决履行过程中出现的问题。5.向合同管理部门报送合同签订、履行等情况。（三）法务部门法务部门负责对合同进行法律审核，提供法律意见和建议，防范法律风险，履行以下职责：1.对合同文本进行合法性审查，确保合同条款不违反法律法规。2.参与重大合同的谈判，从法律角度提出风险防控建议。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的资金事项进行审核，监督合同资金的收付，履行以下职责：1.审核合同价款、支付方式、结算办法等资金条款，确保资金安全和合理使用。2.按照合同约定办理资金收付手续，对合同执行情况进行财务监督。3.配合合同管理部门做好合同款项的催收和清理工作。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保自身权益得到保障。（二）内部审核1.业务部门完成合同起草后，应提交本部门负责人进行初步审核，重点审核合同条款是否符合业务要求、是否存在风险等。2.经业务部门负责人审核通过后，合同文本应提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，提出修改意见和建议。3.合同文本经法务部门审核通过后，还应提交财务部门进行资金条款审核。财务部门应审核合同价款、支付方式、结算办法等是否合理、合规。4.业务部门应根据法务部门和财务部门的审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同符合要求。（三）合同审批1.业务部门将修改后的合同文本及相关审核意见提交学校分管领导审批。学校分管领导应根据合同内容、业务需求、风险评估等情况进行审批，签署审批意见。2.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交学校校长办公会或党委会审议决定。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同应使用学校统一印制的合同文本，确保合同文本的规范性和一致性。2.合同签订人应具备相应的授权，签订时应仔细核对合同条款，确保合同内容与审批意见一致。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行责任1.合同签订后，业务部门作为合同履行的责任主体，应按照合同约定全面履行义务，确保合同顺利履行。2.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付、质量验收等信息。（二）跟踪监督1.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪监督，定期检查合同执行进度，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.业务部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，遇有重大问题应及时报告。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审核、审批和签订。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定和法律法规规定办理解除手续。解除合同应签订书面解除协议，并妥善处理善后事宜。五、合同纠纷管理（一）纠纷处理原则1.合同纠纷发生后，应遵循合法、公正、及时的原则进行处理，尽量通过协商、调解等方式解决纠纷，维护学校声誉和利益。2.在纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，为纠纷解决提供有力支持。（二）纠纷处理程序1.业务部门发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提交相关证据材料。2.合同管理部门会同法务部门、业务部门等相关部门对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门负责与对方当事人进行沟通协商，争取达成和解协议。如协商不成，可根据合同约定或法律法规规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.在纠纷处理过程中，相关部门应密切配合，及时向学校领导汇报进展情况，确保纠纷得到妥善处理。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等相关资料收集齐全，移交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，编制合同档案目录。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应装订成册，妥善保管；电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并建立相应的索引和检索系统，便于查询和利用。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同