大学档案管理工作制度

PAGE大学档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强大学档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、各部门及附属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立综合档案室，对全校档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和整理学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，采取有效措施进行保密管理。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理工作制度并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.指导和监督各学院、各部门及附属单位的档案工作，开展档案业务培训和学术交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）档案工作人员1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校各项工作，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、上架、检索、借阅等，确保档案管理工作的规范有序。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案安全。4.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，为档案利用提供准确便捷的服务。（三）各学院、各部门及附属单位1.负责本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，指定专人负责档案管理，并接受学校综合档案室的业务指导和监督检查。2.按照学校档案管理工作制度的要求，定期向学校综合档案室移交档案，确保档案的及时归档和集中统一管理。3.积极配合学校综合档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.党群类包括学校党委、纪委、工会、团委等党群组织形成的各类文件材料，如会议文件、工作计划、总结、统计报表等。2.行政类包括学校行政机构形成的各类文件材料，如学校文件、会议纪要、工作计划、总结、统计报表、人事任免、规章制度等。3.教学类包括学校教学管理、教学研究、教学实践等活动中形成的各类文件材料，如教学计划、教学大纲、课程表、教案、试卷、毕业论文（设计）等。4.科研类包括学校科研项目管理、科研成果管理等活动中形成的各类文件材料，如科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文著作、科研奖励等。5.基建类包括学校基本建设项目从项目规划、设计、施工到竣工验收等全过程形成的各类文件材料，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图、竣工图、工程决算等。6.设备类包括学校购置、自制、调拨、报废等各类设备形成的文件材料，如设备申购单、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.财会类包括学校财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等各类财务文件材料。8.声像类包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。9.实物类包括学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、印章等实物档案。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构。2.全宗号：学校综合档案室统一编制，代表学校档案全宗。3.分类号：按照档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码。4.年度：文件材料形成的年度，采用公元纪年，以四位数字表示。5.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。6.件号：在同一保管期限内，按照文件材料排列顺序赋予的流水号。四、档案的收集与整理（一）收集范围各学院、各部门及附属单位应按照本制度规定的档案分类范围及时收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。（二）收集要求1.各单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行同步收集，确保档案的完整性和系统性。3.对电子文件的收集，应遵循电子文件管理的相关规定，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（四）整理方法1.分类按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.装订归档文件应按件装订，装订时应将“件内”的文件材料整理整齐，采用线装或缝纫机轧边等方式装订，保持文件的整齐牢固。3.编目归档文件应逐件编目，编目内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、密级等。4.装盒将编目后的归档文件装入档案盒，并在档案盒封面和盒脊填写相关信息，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。五、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案管理规定为依据，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.从学校和社会长远利用的需要出发，全面分析档案的现实价值和历史价值，准确判定档案的保管期限。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，综合档案室、各学院、各部门及附属单位相关负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析其内容和形式特征，确定其保管期限。2.综合分析结合学校的历史发展、工作重点、文件材料的形成规律等因素，综合分析档案的价值，合理确定保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管凡是反映学校局部工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。六、档案的保管（一）保管场所1.学校综合档案室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具进行存放，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现问题及时处理，确保装具的安全可靠。（三）档案保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案管理人员的职责，加强对档案保管工作的日常监督和检查。2.对档案进行定期盘点，核对档案数量、保管期限、存放位置等信息，确保档案账实相符。3.对重要档案和易损档案应采取特殊保管措施，如复制备份、专柜存放等，确保档案的安全。4.加强档案保护技术研究和应用，采用先进的档案保护技术和设备，提高档案保管水平。七、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的年度归档数量、累计归档数量等。2.档案利用情况统计包括档案的借阅人次、借阅卷次、利用效果等。3.档案保管状况统计包括档案库房面积、档案装具数量、档案破损情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账档案管理人员应按照档案统计内容，建立档案统计台账，及时记录档案的相关数据信息。2.定期统计分析档案管理人员应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验教训，为档案管理决策提供依据。（三）统计报表1.档案管理人员应定期向上级主管部门报送档案统计报表，报表内容应真实、准确、完整。2.档案统计报表应按照规定的格式和报送时间要求填写，经单位负责人审核签字后上报。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理规定，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务为本原则档案利用工作应以服务学校教学、科研、管理等各项工作为宗旨，为师生员工和社会各界提供优质高效的档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中应严格遵守档案保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本校师生员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本单位或本人形成的档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须经学校综合档案室同意，并按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（三）利用手续办理1.本校师生员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在单位负责人签字同意后，到学校综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本校档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围和时间等，经学校综合档案室审核同意后，办理查阅手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定交付档案，并在《档案查阅登记表》或《档案借阅登记表》上登记查阅、借阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅、借阅人员应严格遵守档案利用规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案，不得在档案上圈划、批注、污损，如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。（四）利用效果反馈1.档案利用结束后，档案管理人员应及时收回档案，并检查档案的完整性和安全性。2.鼓励利用者对档案利用情况进行反馈，档案管理人员应认真听取利用者的意见和建议，不断改进档案利用服务工作。九、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理工作的自动化、网络化和数字化。2.提高档案管理效率和服务水平，为学校教学、科研、管理等各项工作提供便捷高效的档案信息支持。3.加强档案信息资源的开发利用，实现档案信息的共享和交流，充分发挥档案信息的价值。（二）信息化管理系统建设1.档案信息化管理系统应具备档案收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能，实现档案管理工作的全过程信息化。2.档案信息化管理系统应采用先进的信息技术和软件平台，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。3.加强档案信息化管理系统的维护和管理，定期对系统进行升级和优化，并做好数据备份和安全防护工作。（三）档案数字化工作1.按照国家有关档案数字化的标准和规范，对重要档案和利用率高的档案进行数字化处理，建立档案数字化副本。2.档案数字化工作应遵循档案整理的基本原则，确保数字化档案与纸质档案的一致性和关联性。3.加强对档案数字化成果的管理，建立档案数字化数据库，实现档案数字化信息的存储、检索和利用。（四）电子文件管理1.建立健全电子文件管理制度，规范电子文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用等工作流程。2.加强对电子文件的元数据管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。3.采用电子签名、电子印章等技术手段，保障电子文件的法律效力和安全性。十、档案的移交与销毁（一）移交1.各学院、各部门及附属单位应按照学校档案管理规定，定期向学校综合档案室移交档案。2.移交档案时，应编制《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并经双方签字确认。3.学校综合档案室应认真核对移交档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案，应及时通知移交单位进行整改。（二）销