县档案工作制度汇编

PAGE县档案工作制度汇编一、总则（一）目的为加强本县档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为全县各项事业发展提供有力支持，特制定本档案工作制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本县各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行集中统一领导，由本单位综合档案室或指定的部门负责集中管理本单位的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作活动的真实面貌，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集和整理本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的门类齐全、内容完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。5.方便利用原则建立健全档案管理制度和检索体系，便于档案的查阅、利用，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.综合档案室县级各单位应设立综合档案室，作为本单位档案管理的职能部门，负责集中管理本单位的各类档案。2.档案工作人员配备各单位应根据档案管理工作的需要，配备政治素质高、业务能力强、责任心重的专（兼）职档案工作人员。档案工作人员应保持相对稳定，确需变动时，应办理交接手续。（二）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位在各项工作中形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对本单位各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导和监督。4.编制档案检索工具，积极开发利用档案信息资源，为领导决策、工作查考和社会利用提供服务。5.按照规定向县档案馆移交应进馆的档案，并定期将本单位档案工作情况向上级主管部门和档案行政管理部门报告。6.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案工作人员的业务素质和工作水平。（三）档案工作人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，严格遵守档案工作纪律和各项规章制度。2.负责本单位档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的安全保管工作，定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.积极开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供档案资料服务，及时编制和更新档案检索工具，提高档案利用效率。5.负责向档案利用者提供档案查阅服务，严格执行档案查阅借阅制度，做好查阅借阅登记工作，确保档案的安全和完整。6.参与本单位档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、存储、备份等工作，确保档案信息系统的正常运行。7.协助做好本单位档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好相关记录。8.完成领导交办的其他档案工作任务。三、文件材料的形成与积累（一）文件材料形成要求1.各部门在工作活动中应及时形成各种文件材料，确保文件材料的真实、准确、完整。文件材料应使用钢笔、毛笔或碳素笔书写，字迹工整、清晰，禁用铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料书写。2.文件材料应采用A4纸规格，左侧装订。幅面过大的文件材料应折叠成A4纸大小，图样及图表应按A4纸规格裱贴在标准纸上。3.文件材料的签署、盖章应齐全，日期应填写完整、准确。（二）文件材料积累范围1.上级机关文件材料包括上级机关发来的与本单位有关的文件、指示、通知、通报等，以及本单位上报给上级机关的请示、报告、总结、统计报表等。2.本机关文件材料包括本机关形成的各种公文、会议文件、工作计划、总结、统计报表、规章制度、合同协议、调研材料、业务文件等。3.下级机关文件材料包括下级机关报送本机关的请示、报告、总结、统计报表等。4.其他文件材料包括与本单位业务有关的各种资料、图表、照片、录音、录像等。（三）文件材料积累要求1.各部门应指定专人负责文件材料的积累工作，确保文件材料的及时收集和整理。2.文件材料应按照分类方案进行分类整理，做到类目清晰、层次分明、便于查找。3.对于重要的文件材料，应进行备份，防止丢失或损坏。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案分类文书档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先将档案按年度分开，再按机构（问题）进行分类，最后按保管期限进行排列。2.科技档案分类科技档案应根据其形成特点和管理要求，采用专业分类法进行分类，如按项目、课题、专业等进行分类。3.会计档案分类会计档案按年度类别分类，即先按年度分开，再按会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行排列。4.声像档案分类声像档案按载体形式、内容等进行分类，如照片档案可按年度专题分类；录音、录像档案可按内容时间分类等。5.实物档案分类实物档案按种类、年度等进行分类，如奖章、证书、纪念品等分别归类。（三）整理要求1.文书档案整理归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件时，应按照件号顺序编制归档文件目录，目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。装订归档文件应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。2.科技档案整理科技文件材料应齐全完整，图物相符，签字手续完备。科技档案应按照项目或课题进行整理，建立完整的项目或课题档案卷内目录，目录应包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目。科技档案的图纸应折叠成A4纸大小，图面应清晰、整洁，图标应填写完整。3.会计档案整理会计凭证应按记账凭证编号顺序排列，定期装订成册，并加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。会计账簿应按年度分类整理，编号顺序排列，加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度等内容。财务报告应按年度装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、报告种类等内容。4.声像档案整理照片档案应冲洗、裱贴整齐，注明拍摄时间、地点、人物、事由等内容，并编制照片档案目录。录音、录像档案应整理成盒，注明录制时间、地点、内容、录制人等信息，并编制录音、录像档案目录。5.实物档案整理实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等内容，并拍照留存。五、档案的保管（一）保管场所要求1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等要求。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度测量设备等，确保档案的安全保管。（二）档案装具要求1.档案应使用符合标准的档案柜、档案架等装具进行存放，装具应坚固耐用，便于移动和排列。2.档案装具应按照档案分类顺序进行编号，便于查找和管理。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。5.严格执行档案查阅借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和发展的观点，从维护党和国家的历史真实面貌出发，准确判定档案的价值，确保档案的安全和完整。（二）鉴定组织各单位应成立档案鉴定工作小组由分管领导、档案部门负责人及有关业务人员组成，负责本单位档案的鉴定工作。（三）鉴定标准1.文书档案鉴定标准反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的档案，应列为永久保管。反映本单位一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为定期保管。定期保管期限分为30年、10年。不具备保存价值的文件材料，经鉴定后可以销毁。2.科技档案鉴定标准对本单位科研、生产、建设等具有重要查考利用价值的科技档案，应列为永久保管。对本单位一定时期内的科技工作有查考利用价值的科技档案，应列为定期保管。定期保管期限分为30年、10年。已失去保存价值的科技档案，经鉴定后可以销毁。3.会计档案鉴定标准会计凭证、会计账簿、财务报告等会计档案的保管期限按照国家有关规定执行。保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（四）鉴定程序1.档案部门定期对保管期满的档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定工作小组对档案部门提出的鉴定意见进行审核，签署审核意见。3.分管领导根据档案鉴定工作小组的审核意见，做出销毁或继续保管的决定。（五）销毁程序1.经鉴定批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，清册应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。2.档案销毁清册应一式两份，一份由档案部门留存，一份报上级主管部门备案。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。七、档案的查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅本单位档案的，可在档案部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，须持单位介绍信，经本单位分管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准，不得查阅和借阅。（二）查阅与借阅手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、档案题名、档号、查阅目的等内容。2.外单位查阅档案，应填写档案查阅申请表，经本单位分管领导批准后，到档案部门办理查阅手续。档案部门应留存查阅申请表和单位介绍信复印件，并在档案查阅登记表上注明查阅单位、查阅人、查阅日期、档案题名、档号、查阅目的等内容。3.借阅档案应填写档案借阅登记表，注明借阅日期、档案题名、档号、借阅期限等内容，并经本单位分管领导批准。借阅期限一般不得超过两周，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。4.查阅和借阅档案应在档案部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案部门。如需复印档案，应经档案部门同意，并按规定办理复印手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换、拆散档案原件。2.查阅和借阅档案应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如需摘录或引用档案内容，应经档案部门同意，并注明出处。3.查阅和借阅档案完毕后，应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。八、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的年度接收量、整理量、保管量、销毁量等。2.档案利用情况统计包括档案查阅人次、查阅卷次（件次）、借阅人次、借阅卷次（件次）等。3.档案设施设备统计包括档案库房面积、档案装具数量、温湿度测量设备、消防器材数量等。（二）统计方法1.档案数量统计应建立档案统计台账，定期对各类档案的数量进行核对和统计。2.档案利用情况统计应在档案查阅登记表和档案借阅登记表的基础上，定期进行汇总和统计。3.档案设施设备统计应定期对档案库房、档案装具、温湿度测量设备、消防器材等进行清查和统计。（三）统计要求1.档案统计工作应做到及时、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求上报，统计数据应进行分析和总结，为档案管理工作提供决策依据。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享，为各单位提供便捷的档案查阅和利用服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）建设内容1.档案数字化加工对馆藏档案进行数字化扫描，建立档案数字化副本，实现档案信息的电子化存储。2.档案信息管理系统建设建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等功能的自动化管理。3.档案信息资源共享平台建设建立档案信息资源共享平台，实现各单位之间档案信息的共享和交换。4.档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，