高职学生档案管理细则

高职学生档案管理细则第一章总则第一条为规范我校学生档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保学生档案的真实、完整、安全与有效利用，根据国家及上级主管部门有关档案工作的法规政策，结合我校实际，制定本细则。第二条本细则所称学生档案，是指学校在招生录取、学籍管理、教学活动、学生管理、毕业就业等工作中形成的，记录学生个人经历、政治思想、学业成绩、身体状况、奖惩情况等，以文字、图像、声像等不同形式存在的历史材料。第三条本细则适用于我校全日制高职学生从入学到毕业（结业、肄业）以及毕业后档案转递阶段的档案管理工作。第四条学生档案管理工作是学校教育教学管理的重要组成部分，遵循统一领导、分级负责、规范管理、安全保密、真实准确、服务发展的原则。学校档案管理部门负责对全校学生档案工作进行业务指导和监督检查，各二级学院及相关职能部门负责本单位职责范围内学生档案材料的收集、整理、审核与移交。第二章档案的建立与接收第五条新生档案材料的接收与审核是档案建立的基础。招生部门在新生录取工作结束后，应及时将录取考生的高中阶段档案（或同等学力证明材料）、录取通知书存根、考生信息表等材料收集齐全，并与学生报到情况进行核对。对通过审核的档案材料，应统一登记、编号，建立新生档案。第六条对于因故未能按时提交档案材料的新生，所在二级学院应督促其在规定期限内补齐。确有困难的，应书面说明情况，由二级学院备案并持续跟进。第七条档案材料接收时，档案管理人员须认真核对材料的完整性、真实性和规范性。发现材料短缺、涂改、印章不清等问题，应及时与相关单位或个人联系，查明原因，补齐或更正。第三章档案材料的收集与归档第八条学生档案材料的收集归档范围主要包括：（一）学籍材料：入学登记表、学籍卡、学生个人信息变更材料、转学、转专业、休学、复学、退学、保留学籍、延长学习年限等相关审批材料。（二）考核与成绩材料：各学期课程成绩单、实践教学（含实习、实训）考核材料、职业技能鉴定证书复印件、综合素质评价材料等。（三）奖惩材料：各类奖励审批表及获奖证书复印件、处分决定及解除处分决定等相关材料。（四）党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员材料、不合格党员处置材料；入团志愿书、团员登记表等。（五）毕业生材料：毕业生登记表、就业报到证存根（或就业协议书）、劳动合同复印件、创业证明材料、离校手续单等。（六）其他有参考价值的材料：如体检表、家庭经济困难学生认定材料、助学贷款相关材料等。第九条档案材料的收集应及时、准确、完整。各相关部门应明确专人负责，在有关材料形成后的一个月内，将其整理、审核后移交至档案管理部门或指定的档案管理人员。学生个人获得的重要奖励或荣誉证书，应主动提交复印件存档。第十条归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或经相关部门核实并加盖公章。对于不规范的材料，档案管理人员有权退回并要求补充或更正。第四章档案的日常管理第十一条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十二条档案管理实行专人负责制度。档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，严格遵守保密制度和操作规程。第十三条档案库房应保持整洁有序，档案柜排列规范，柜内档案存放整齐，并按规定进行编号和登记。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。第十四条档案实行集中统一管理，专人专柜存放。严禁个人私自保管、借阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容。第十五条建立健全档案管理台账，对档案的接收、移出、借阅、归还等情况进行详细记录，做到账物相符。第十六条积极推进档案信息化建设，按照相关标准对纸质档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。数字档案与纸质档案具有同等效力。第五章档案的查阅与借阅第十七条查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。因工作需要查阅学生档案，须由所在部门提出申请，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。公检法等机关因办案需要查阅相关学生档案，须持单位介绍信和办案人员有效证件，经学校主管档案工作领导批准。第十八条查阅档案时，一般应在指定的阅档室进行。档案管理人员应在场监督。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。第十九条学生本人一般不得查阅本人档案。因特殊情况（如政审、报考等）确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员查阅并告知结果，本人不得直接接触档案。第二十条档案原则上不得借出。因特殊情况（如公派留学、政审等）确需借出的，须经学校主管档案工作领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。第二十一条查阅或借阅档案的人员，应对档案内容严格保密，不得向无关人员泄露。查阅档案的情况，应在《档案查阅登记簿》中详细记录。第六章档案的转递第二十二条学生毕业、结业、肄业、转学、退学或开除学籍时，其档案应及时转递。档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁学生自带或通过普通邮寄方式转递。第二十三条档案转递前，档案管理人员应认真核对档案材料的完整性，确保无误后，填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。第二十四条对于已落实就业单位的毕业生，其档案按就业报到证地址或就业协议书约定的地址转递；未落实就业单位的毕业生，档案可转递至其生源地公共就业和人才服务机构，或按学生本人申请转递至相关人才服务机构。第二十五条转递档案时，发现材料短缺的，应及时查找补充；无法补充的，应在档案转递通知单上注明，并由相关部门出具证明材料。第七章档案的鉴定与销毁第二十六条对于已故学生的档案，应单独存放，按规定期限保管后，经学校档案鉴定委员会鉴定，报学校主管领导批准后予以销毁。销毁档案时，必须有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。第二十七条对于超过保管期限且无继续保存价值的档案材料，应按照档案鉴定销毁程序进行处理，严禁个人私自销毁档案材料。第八章责任追究第二十八条对在学生档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，学校予以表彰和奖励。第二十九条对违反本细则规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁学生档案材料的；（二）在档案材料收集、审核、转递等环节中，因工作失职造成档案材料严重缺失或延误的；（三）违反保密规定，泄露档案内容的；（四）擅自提供、复制、拍摄、摘抄、公布档案材料的；（五）违反档案查