人工智能通识基础教程 课件 第三章 人工智能信息素养基础

信息素养基础模块第3章人工智能通识目录CONTENTS3.1WPS文字处理3.2WPS电子表格3.3WPS演示文稿3.4办公AIGC应用PARTONEWPS文字处理3.1.1文字与表格格式设置打开WPSOffice，新建WPS文字文档3.1.1文字与表格格式设置

文字的格式包括字体、字号、字形、上下标、字体颜色、字符底纹等。可以选择要设置格式的文字，在“开始”选项卡下面的“字体”组里面点击相应按钮完成，也可以点击“字符底纹”右下角的字体对话框启动器按钮↘进行更详细地设置。字体对话框启动器按钮3.1.1文字与表格格式设置

段落的设置包括设置项目符号或编号、段落对齐方式、行距、首行及段前段后缩进等。选中需要修改段落格式的文字或点击其所在行，单击“开始”选项卡“段落”组中的按钮段落对话框启动器按钮也可点击“边框”右下角的段落对话框启动器按钮↘，在“缩进和间距”选项卡里设置。如设置段落两端对齐，大纲级别属于“正文文本”或“标题1”等，行距可以是固定值，也可以是1.5倍行距、单倍行距等3.1.1文字与表格格式设置

在“换行和分页”选项卡里，可以设置图片与下面一行图例同页（“与下段同页”）。在章标题那段可以勾选“段前分页”，这样每章会从新的一页开始。如果想把已经设置好的格式复制到其它文字上，可以用“格式刷”。3.1.1文字与表格格式设置-表格设置

选“插入->表格->插入表格命令，选择或输入表格的行列数，可以生成表格。点击该表格，将会多出两个选项卡：“表格工具”、“表格样式”。“表格工具”选项卡中，可以点击按钮插入/删除行、列。选中多个单元格，可以用表格工具->合并单元格进行合并，合并后可以点击“拆分表格”按钮拆分。表格行高、列宽的设置：光标切入单元格后，可以点击表格工具->表格行高、表格列宽里面的数值直接修改。也可以点击表格工具->“表格列宽”右下角的对话框启动按钮↘，设置表格的对齐方式、行高、列宽。表格的边框和底纹的设置也是一个重点。边框的设置：先选择需要调整边框的单元格，点击“表格样式”选项卡，选择表格的线型、粗细、颜色，再点击“边框”按钮右边的下拉按钮选择需要的边框即可。表格属性对话框

设置表格边框的步骤

底纹的设置：选择需要设置底纹的一或多个单元格，点击表格样式->底纹，选择颜色即可。3.1.1文字与表格格式设置-表格设置表格的标题行在跨页时若希望能自动在下页顶端重复出现，要选中第一行，然后点击“表格工具”选项卡->“重复标题”按钮。

可以为文档添加摘要属性，如作者、标题等，便于文档共享。步骤为：点击“文件”->文档加密->属性，输入作者、标题等信息。

若要添加自定义属性，如“属性名称：机密，类型：是或否；取值：否”。

点击“自定义”选项卡，在名称栏输入“机密”，类型栏选择“是或否”，在“否”前打钩。3.1.2文档属性、页面设置及输出

页面整体的效果可以通过页面设置完成。点击“页面”选项卡，可以看到有上、下、左、右页边距、纸张方向与大小、分栏、背景等按钮，可以点击后设置。也可以点击“文字方向”按钮右下角的对话框启动器按钮↘进行设置。3.1.2文档属性、页面设置及输出点击“版式”选项卡设置页眉页脚距边界的距离；点击“文档网络”选项卡设置每页行数、每行字数

文档编辑完成后可以用“输出为PDF”功能将文档转化为PDF格式，以防止打印图表时错位，或便于设置访问权限。3.1.2文档属性、页面设置及输出

若要禁止文档被修改或复制，步骤如下：

点击“文件”菜单->输出为PDF->输出选项：PDF右侧的“输出设置”->结果加密->设置密码并确认->“允许修改”、“允许复制”不打勾->确定。

样式是已经预设了字符和段落格式的格式模版，预设的样式有正文、标题1、标题2、标题3等，通常将章、节、条分别设置为标题1、标题2和标题3样式，就可以自动生成目录。应用样式：选中一段文字，点击“开始”选项卡，点击“样式”组右侧的下拉按钮，选一种样式3.1.3样式、目录与多级编号

样式修改后，所有应用该样式的文本格式都会随之更改，点击“开始”->右击需要修改的样式，选择“修改样式”，里面可以修改字体、段落格式。

三级标题设置完成后，可以生成目录，步骤：点击“引用”->“目录”->自动目录或自定义目录1.插入封面点击“插入”，“封面”，在“预设封面页”中有“硕士学位论文”等一些预设的封面可以选择。3.1.3插入封面、形状、图片和SmartArt图形

2.插入形状点击“插入”，“形状”插入直线时，拖动光标的同时要按住Shift键，这样画出的直线是完全水平或者垂直的。画公文中常用的红色线条：插入形状->水平直线。

选中直线，右击，“设置对象格式”，出现属性窗口。或选中直线，点击“绘图工具”，“轮廓”，“更多设置”来打开属性窗口。点击“填充与线条”，颜色设深红色，宽度设5磅，复合类型选“由粗到细”。选中该直线，“绘图工具”“对齐”，选“水平居中”。在形状高度、宽度的输入框里可以输入高度、宽度，或点击右下角的“大小和位置”对话框按钮↘，弹出“布局”对话框，“大小”选项卡设置高度、宽度。3.1.3插入封面、形状、图片和SmartArt图形3.插入图片例如，要将图片设置为“四周型、图片固定在特定位置，水平方向上相对于页边距左对齐，垂直方向上相对于页边距居中对齐，为图片添加“向下偏移”的阴影效果”。

裁剪、设置图片大小、环绕方式、效果，只需要选中图片，在出现的“图片工具”选项卡下点击相应的“裁剪”、“形状高度与宽度”、“环绕”、“效果”按钮进行设置即可。或者选中图片，在出现的“图片工具”选项卡下，点击高度、宽度设置框右下角的对话框按钮↘，将弹出的“布局”对话框。3.1.4插入封面、形状、图片和SmartArt图形4.插入SmartArt图形SmartArt图形包括组织结构图、梯形列表、分离射线图等，适合描述结构关系。

点击“插入”选项卡、SmartArt按钮，选择相应的种类。

点击“设计”选项卡，可以修改图形的系列配色和具体样式。

选中某一个文本框，可以点击添加项目、升级、降级、前移、后移修改图形结构。3.1.4插入封面、形状、图片和SmartArt图形1.“查找”字词

点击“开始”，“查找替换”，“查找”，会弹出“查找和替换”对话框。在查找内容里输入“租赁”，“指定范围查找”下拉按钮中选择“主文档”，点击“下一处”即可定位到该单词2.“替换”字词如果要批量修改文章中某些字词可以用“替换”功能，如要把文章中所有的英文句号替换成中文句号。点击“开始”，“查找替换”，选择“替换”，弹出“查找和替换”对话框。3.1.5查找、替换与批量删除3.批量删除

若要批量删除具有共同特点的词语，可以使用通配符。例如需要删除文中词语“（一级标题）”、“（二级标题）”、“（三级标题）”等形如“（某级标题）”的所有词语，可以用替换功能，在查找内容中输入“（”，点击“特殊格式”按钮，选择“任意字符”，会自动显示为

“^?”，接着再输入“级标题）”3.1.5查找、替换与批量删除

题注功能可以给图表自动编号，如果插入或删除部分图表，所有编号都会自动更新，在撰写长文档时这个功能非常实用。

设置题注图1-1的步骤：选中插入位置，点击“引用”，“题注”，弹出对话框，标签选择“图”，再点击“编号”按钮。

弹出“题注编号”对话框，将“包含章节编号”选项打钩，再依次确定。3.1.6题注、脚注与尾注

给每幅图设置了题号，在文中需要说明该图时，要用“交叉引用”功能引用该题注。步骤：点击“引用”

->“交叉引用”，将弹出对话框。

引用类型选择“图”，引用内容选择“只有标签和编号”。如果要引用图3-1就在“引用哪一个题注”中选择“图3-1‘字体’组选项，点击“插入”按钮即可。3.1.6题注、脚注与尾注

如要对某些文字注释，可用脚注或尾注，即在页脚或文章末尾说明引用的资料、数据来源或补充说明。

设置脚注：选中文字，点击“引用”、“插入脚注”，光标跳至页脚，输入注释内容。文字右上角会出现脚注的编号，用上标的形式显示。

插入尾注的方法类似，也是点击“引用”选项卡->“插入尾注”按钮。3.1.6题注、脚注与尾注

双击页眉/页脚会进入编辑页眉/页脚视图，界面上面会多一个“页眉页脚”选项卡。此时可以输入页眉/页脚，插入页码、页眉横线、设置页眉页脚距离上下边界的距离。3.1.7页眉、页脚与分节如果页眉页脚只要设奇偶页不同，可以选择“奇偶页不同”按钮，或点击“页眉页脚”选项卡->页眉横线按钮右下角的对话框启动按钮↘，将会弹出页面设置对话框。如果各章页眉页脚要设成不一样，就需要分为不同节。同一节内页眉页脚设置是统一的，不同节的页眉页脚以及纸张方向可以不同。PARTTW0WPS电子表格处理3.2WPS电子表格处理WPS表格可以处理各种数据问题，一个工作簿文档中可以包含多张工作表，工作表是由很多行和列组成的二维表格（如图所示）。表格最左边一列1、2、3...是行号，表格最上面一行A、B、C...是列号。一个单元格的名称就用列号加行号表示，在名称框显示，fx后面是编辑栏。1隐私泄露2数据滥用3数据偏差编辑栏A3单元格名称框行号3.2.1工作表操作、表格和页面设置1.工作表的操作（1）新建工作表（2）修改工作表标签（3）复制工作表（4）移动工作表（5）隐藏工作表（6）删除工作表2.表格的设置（1）插入行和列（2）调整行高、列宽（3）移动和复制行/列（4）隐藏行和列3.单元格的格式设置点击“开始”，在“字体”、“段落”、“样式”组右下角都有单元格格式对话框启动器按钮↘，点击后会出现对话框。3.2.1工作表操作、表格和页面设置例如：将一列日期统一调整成形如“2020-10-01”的数字格式，且“月”和“日”都显示为2位数字。步骤：先选第一个单元格，按Ctrl+Shift+↓选中这列，然后按上面的方法打开单元格格式对话框，选择“数字”选项卡->“自定义”->类型输入“yyyy-mm-dd”代表分别用4、2、2位表示年、月、日确定。3.2.1工作表操作、表格和页面设置一个单元格区域内部和外围常常需要添加外粗内细的边框线。添加的方法如下：选中需要添加边框的区域，点击“字体”组右下角的对话框按钮↘，或者右击选择“设置单元格格式”将弹出单元格格式设置对话框。选择“边框”选项卡，选择粗的线型，点击“外边框”按钮，再选细的线型，点击“内边框”，“确定”。3.2.1工作表操作、表格和页面设置4.表格样式如果希望表格有更专业、美观的外观，可以套用表格预设样式。步骤是：

选中表格区域，点击“开始”，“表格样式”，选一种主题颜色，将出现该色系的多款预设样式，选择一套即可获得美观的表格外观。5.表格所在页的页面设置，包括设置页边距、背景等。例如：为节约打印纸张，请对工作表进行打印缩放设置，确保纸张打印方向保持为纵向的前提下，实现将所有列打印在一页。步骤：点击“页面”->“页边距”右侧下拉按钮->“自定义页边距”->弹出页面设置对话框，选择“页面”选项卡->方向选“纵向”->“缩放”调整为“将所有列打印在一页”->确定。3.2.2

条件格式、筛选与数据有效性1.条件格式条件格式是将符合条件的数据用特殊的格式显示，起到突出显示的作用。例如：要将工作表中“姓名”列中（B2:B201）包含重复值的单元格突出显示为“浅红填充色深红色文本”。步骤为：选中B2至B201，点击“开始”选项卡->“条件格式”按钮右边的下拉按钮->突出显示单元格规则->重复值，在弹出的对话框中选择突出显示的格式为“浅红填充色深红色文本”。这时，符合重复出现的单元格都显示成这种颜色了。3.2.2

条件格式、筛选与数据有效性2.自动筛选与高级筛选筛选是只显示符合条件的数据，包括自动筛选、高级筛选。（1）自动筛选自动筛选适用于简单的筛选，条件可以是数字、文本、内容等。例如：对工作表的数据列表区域设置自动筛选，并把“姓名”中姓“陈”和姓“张”的名字同时筛选出来。步骤是：点击任一非空单元格，选择“数据”选项卡->“筛选”按钮->筛选，这时第一行标题栏每个单元格会出现一个下拉按钮。选择姓名右下角的下拉按钮->文本筛选->选“开头是”，会跳出对话框，设置开头是“陈”或“张”，确定。将筛选出姓陈或张的名单。3.2.2

条件格式、筛选与数据有效性2.自动筛选与高级筛选（2）高级筛选高级筛选就是把筛选条件单独用一块区域表示出来。

例如：要在成绩表中筛选出“一班”大学英语在80分以上（含80分）或“二班”大学英语90分以上（含90分）的学生信息。高级筛选的步骤为：输入条件设置高级筛选的参数

筛选结果“高级筛选”对话框

条件区域

3.2.2

条件格式、筛选与数据有效性3.数据有效性有时，我们希望单元格里是几个固定的选项供选择，而不希望使用的人随意输入。例如，在工作表的（J2:J201）中插入下拉列表，要求下拉列表中包括“确认”和“待确认”两个选项，并且输入无效数据时显示出错警告，错误信息显示为“输入内容不规范，请通过下拉列表选择”字样。可通过设置数据有效性完成，步骤：选中J2:J201，点击“数据”->有效性按钮->弹出对话框->设“允许”出现的数据是“序列”->“来源”里输入“确认,待确认”，表示在这两个词语构成的序列里选一个，两者之间的逗号要用英文半角的。再点击“出错警告”选项卡->在错误信息框里输入错误提示信息。当用户输的内容不在规定范围内，则会报告该错误提示。3.2.3批注、公式与函数1.插入批注若希望对某些文字添加注解，可以插入批注。步骤如下：选中该单元格->点击“审阅”选项卡->“新建批注”按钮，然后输入批注内容就可以了。当光标经过该单元格时，就会显示批注内容。2.公式与填充柄公式是指以“=”号引导的数学运算表达式。函数是一种预先定义好的、特殊的公式，用于处理常规四则运算难以胜任的数据处理任务。公式中可以包括函数，也可以仅仅是单元格之间的混合计算。例如已知A3=A1+A2若A4~A100的计算方法和A3相同，都是其左边两个数的和，可以用“填充柄”完成。

填充柄和复制公式的效果可以是一样的。3.函数种类很多，包括常用函数、财务函数、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库函数等。3.2.3批注、公式与函数使用函数时，如果熟悉函数的用法，可以选中单元格直接输入函数。

如果不熟悉，可以先选中单元格，点击“公式”选项卡->插入函数按钮fx->选择函数的类别->选择函数。数学函数①SUM函数SUM(number1,[number2],...)

②SUMIF函数SUMIF(range，criteria，sum_range)

格式为：SUMIF(条件区域，条件，[求和区域])

对满足一个条件的单元格的数字求和。

③SUMIFS函数格式为：SUMIFS(求和区域，条件区域1，条件1，[条件区域2，条件2]，...)用于对区域中满足多个条件的单元格内数字求和。3.2.3批注、公式与函数数学函数④INT函数格式为：INT（数值）INT函数用于求一个数字向下取整，如INT(6.5)=6,INT(-9.4)=-10。

⑤SUMPRODUCT函数格式为：SUMPRODUCT(数组1,数组2,数组3,...)SUMPRODUCT函数是在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。

⑥MOD函数格式为：MOD（被除数，除数）MOD函数是一个求余函数，是两个数值表达式作除法运算后的余数。

2.统计函数①AVERAGE函数格式为：AVERAGE(number,number2,……)求出所有参数的算术平均值。②AVERAGEIF函数格式为：AVERAGEIF(筛选区域，条件表达式，[计算区域])条件统计函数AVERAGEIF用于计算指定区域内满足特定条件单元格的算术平均值。例如，要求包含“朝鲜”二字的所有地区对应的数字的平均值可以在D3插入公式=AVERAGEIF(B2:B7,"=*朝鲜",C2:C7)，通配符*号代表零个、单个或多个字符，则朝鲜、南朝鲜、北朝鲜都符合要求。

3.2.3批注、公式与函数⑦MIN函数格式为：MIN(number1,number2,...)MIN函数用于返回给定参数表中的最小值。⑧MAX函数格式为：MAX(number1,number2,...)MAX函数用于求一组数中的最大值，忽略逻辑值及文本。⑨RANK函数格式为：RANK(需排名的数,参照范围,升序还是降序排名)Order是可选参数。如果order为0或省略，是基于ref按照降序排列的排名。如果order设为1，对数字的排位是基于ref按照升序排列的排名。RANK函数用于求某一个数值在某一区域内的排名。2.统计函数③AVERAGEIFS函数格式为：AVERAGEIFS(求平均值区域，条件区域1，条件1，条件区域2，条件2，...)AVERAGEIFS函数用于计算多重条件所有单元格的平均值。④COUNT函数格式为：COUNT(value1,value2,…)COUNT函数用于统计参数列表中的数字项的个数，包括数字、空值、逻辑值、日期或以文字代表的数。⑤COUNTIF函数格式为：COUNTIF(条件范围,条件)COUNTIF函数用于统计满足某个条件的单元格数量。⑥COUNTIFS函数格式为：COUNTIFS（条件范围1，条件1，条件范围2，条件2，...）COUNTIFS函数用于计算多个区域中满足给定条件的单元格的个数。

3.2.3批注、公式与函数②AND函数格式为：AND(布尔表达式1，布尔表达式2，...)AND函数用于验证多个条件是否同时成立。当所有参数计算结果为TRUE时返回TRUE，任一参数为FALSE或数值0时返回FALSE。例如，一单元格中输入“=AND(C2>=60,D2>=60,E2>=60)”表示单元格C2、D2、E2都是大于等于60的数时显示TRUE；三者中只要有一个不满足，则显示FALSE。③OR函数格式为：OR(条件表达式1,条件表达式2,…)用于判断多个条件表达式中是否至少有一个为真。若参数组中任意一个参数的逻辑值为TRUE则返回TRUE，仅当所有参数均为FALSE时返回FALSE。（3）逻辑函数①IF函数格式为：IF(逻辑表达式，逻辑表达式为真时的取值，逻辑表达式为假时的取值)IF函数为条件判断函数，它根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。当条件为真（true）时，IF函数返回一个值；当条件为假（false）时，返回另一个值。例如在某单元格中输入“=IF(D18>=60,"及格","不及格")”，则单元格D18里面的数值如果是大于等于60，则在输入该函数的单元格中显示“及格”，否则显示“不及格”。

3.2.3批注、公式与函数④WEEKDAY函数格式为：WEEKDAY(date，type)用于返回某日期的星期数。type的值为：数字1或省略，则返回1至7代表星期天到星期六；数字2，则返回1至7代表星期一到星期天；数字3，则返回0至6代表星期一到星期天。⑤DATEDIF函数格式为：DATEDIF（开始日期，结束日期，时间间隔计算单位）DATEDIF函数用于计算两个日期之间的天数、月数或年数。例如：使用函数DATEDIF计算截至今日的“工龄”。注意，每满一年工龄加1。今天的日期（用日期型函数today()获得）、”y”(用英文双引号括起来的y代表两个日期之间间隔的年数，若输入”m”、”d”分别表示两日期之间间隔的月份数和天数)（4）日期和时间函数①TODAY函数TODAY函数是用于获取当前日期的函数，通过输入公式=TODAY()即可获得当前系统日期并支持日期计算。②YEAR函数格式为：YEAR(serial_number)其中：参数serial_number为日期型数据YEAR函数用于返回一个日期数据中的年份值，是介于1900-9999之间的一个整数。输入公式“=YEAR(TODAY())-入职年份”，可以计算工龄。③DATE函数格式为：DATE(年，月，日)DATE函数返回特定日期对应的序列号。DATE函数由年、月、日三个参数构成。

3.2.3批注、公式与函数⑤DATEDIF函数格式为：DATEDIF（开始日期，结束日期，时间间隔计算单位）DATEDIF函数用于计算两个日期之间的天数、月数或年数。例如：使用函数DATEDIF计算截至今日的“工龄”。注意，每满一年工龄加1。今天的日期（用日期型函数today()获得）、”y”(用英文双引号括起来的y代表两个日期之间间隔的年数，若输入”m”、”d”分别表示两日期之间间隔的月份数和天数)

3.2.3批注、公式与函数（5）查找引用函数

VLooKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)格式为：VLooKUP（

查找值，

查找范围，返回值所在列数，精确OR模糊查找

）VLooKUP叫“垂直查找”函数，作用是在表格或数值数组的首列查找指定的数值lookup_value，并由此返回表格或数组table_array当前行中指定列col_index_num处的数值。第四个参数range_lookup如果为False代表不是模糊查找，而是精确查找。

3.2.3批注、公式与函数④TRIM函数格式为：TRIM(text)清理空格函数TRIM（）的作用是清除文本中所有的空格，除了单词之间的单个空格。如在单元格中输入=TRIM("applepiepear")，则单元格中显示的内容是“applepiepear”。⑤TEXT函数TEXT(value,format_text)格式为：TEXT(希望转换为文本并应用格式的数值,数值格式)文本转换函数TEXT（）的作用是将一个数值（如日期、时间、货币金额、百分比等）转换成文本形式。（6）文本函数①LEN函数格式为：LEN(text)LEN函数用于返回指定文本字符串的字符数，空格计入统计。②LEFT函数格式为：LEFT（string,n）LEFT函数用于获得从一个文本字符串string的第一个字符开始的n个字符组成的字符串。③MID函数格式为：MID(字符串,起始位置,字符个数)文本截取函数MID（）的作用是从一个字符串中截取出指定数量的字符组成一个新字符串。如=MID("ABCHAIND",3,5)将得到从第3个字符开始的、连续5个字符组成的字符串“CHAIN”。

3.2.4导入数据、创建图表1.导入数据表格中的数据很多时候是从其他格式的文档中导入的。

若有文本文件“绩效后台数据.txt”，里面多行数据直接用逗号分隔。要复制粘贴到“Sheet3”工作表中A1位置，将“工号”、“姓名”、“级别”、“本期绩效”、“本期绩效评价”的内容，依次拆分到A-E列中。注意：拆分列的过程中，要求将“级别”（C列）的数据类型指定为“文本”。步骤如下：点击“数据”->“获取数据”->导入数据->选“直接打开数据文档”->选择数据源->找到素材所在位置，点击“打开”。选“下一步”，分隔符号选英文逗号，数据就分成一列列的了，点击“下一步”按钮。选中C列，设置为“文本”类型。

3.2.4导入数据、创建图表2.创建图表

为了形象化地展示数据，常用数据创建图表。例如：附录中等级考试真题卷中的WPS表格题中，在“统计”工作表中，根据“部门”的“（合计）”数据，按下列要求制作图表：①对三个部门的总人数做一个对比饼图，插入在“统计”工作表中。②饼图中，需要显示3个部门的图例。③

每个部门对应的扇形，需要以百分比的形式显示数据标签。

创建饼图：选择需要的数据，按Ctrl选择不连续的数据，点击“插入”->“图表”->饼图->选第一个插入。

若没有图例，可以选中图，点击“图表”->添加元素->图例，选一种图例即可。

若要设置百分比格式的数据标签，步骤：

选中图，点击“图表工具”->添加元素->数据标签->选位置如“数据标签内”。此时图上有了数据标签，右击该标签，选择“设置数据标签格式”，在右侧弹出的属性面板中将标签设置为“百分比”格式。

数据标签格式设置3.2.5排序、分类汇总与合并计算1.排序（1）简单排序

右边的表格中记录了一些地区及其对应的数字。

如果选中全部的数据区域B1:C7，再点击“数据”选项卡、“排序”按钮、“升序”，将会对选中区域按照选中区域的第一列排序，即按B2:B7中的地区名称按拼音排序（结果如右下图所示）。

如果希望按照C列的数值降序排序，可以选中C1:C7中任一单元格，再点击“数据”选项卡、“排序”按钮、“降序”即可（结果如下图所示）。

3.2.5排序、分类汇总与合并计算（2）多条件排序有时候需要根据多列数据排序。例如高考录取时，先按照高考总分降序排序，当高考总分相同时，再按照语数英总分降序排序作为参考。若有7位同学的高考分数情况如图所示。排序时，先选中任一有数据的单元格，然后点击“数据”、“排序”、“自定义排序”，弹出“排序”对话框。设置主要关键字为“高考总分”、“降序”，点击“+添加条件”按钮，设置次要关键字为“语数英”、“降序”，点击“确定”按钮。

3.2.5排序、分类汇总与合并计算（3）自定义序列排序

如果将表按“班级”升序排序，默认会按拼音排序，顺序为：二班、三班、一班，这不符合习惯。对于这样的非常规序列的表，可以用自定义序列排序。

将自定义序列设为：一班、二班、三班。点击任一有数据的单元格，然后点击“数据”、“排序”、“自定义排序”，设主要关键字为“班级”，“次序”选“自定义序列”，将弹出“自定义序列”对话框。

输入序列：一班、二班、三班，每个占一行，输完后点击“+添加”、“确定”，返回后再点确定。

3.2.5排序、分类汇总与合并计算2.分类汇总

是将工作表中的数据按照指定字段自动地进行汇总计算并插入小计和合计。结果会分级显示。

步骤是：①排序：以哪列数据为依据分类汇总，就对哪列数据进行排序。如根据“班级”分类汇总高考成绩数据，需要先按“班级”排序②添加分类字段：全选，点击“数据”、“分类汇总”。在弹出的对话框中，选择分类字段“班级”，选择汇总方式（如求和、计数、平均等）及添加汇总项，本例中选“高考总分”，勾选汇总项放置的位置，确定。结果如图所示，点击左上角的1、2、3可以显示不同级别的汇总数据。

“分类汇总”对话框3.2.5排序、分类汇总与合并计算3.合并计算

合并计算是指将指定的单元格区域中的数据，按照项目的匹配，对同类数据进行汇总。数据汇总的方式包括求和、计数、平均值、最大值、最小值等。

例如：将“第五次普查数据”（部分数据如图3-79所示）和“第六次普查数据”（部分数据如图3-80所示）两个工作表内容合并，合并后的工作表放置在新工作表“比较数据”中（自A1单元格开始），且最左列仍为地区名称，A1单元格中的列标题为“地区”。

“第五次普查数据”工作表“第六次普查数据”工作表3.2.5排序、分类汇总与合并计算合并计算的步骤为：选中A1单元格，点击“数据”、“合并计算”，会弹出“合并计算”对话框。函数选“求和”，点击“引用位置”右下角的查找数据按钮选择“第五次普查数据”工作表中的数据区域，点击“添加”按钮。用同样的方法添加“第六次普查数据”工作表中的全部数据。“标签位置”中勾选“首行”、“最左列”代表保留数据区域的首行和最左列的标签。点击“确定”。在A1单元格要补上“地区”二字。

“合并计算”对话框“合并计算”后的部分结果3.2.6数据透视表和数据透视图1.数据透视表可从源数据列表中汇总大量数据，提供交互式报表，可以帮用户汇总、分析、浏览和呈现汇总数据。例如：有一个产品销售情况表（部分内容如图所示），希望建立数据透视表，显示各产品各季度销售总和。步骤：点击数据区域任一单元格，点“插入”、“数据透视表”，将弹出对话框窗口。选择将数据透视表放置位置，点击“确定”。接着将字段列表中的字段拖动到数据透视表区域的行、列、值中，即可得到想要的数据透视表。

3.2.6数据透视表和数据透视图2.数据透视图数据透视图是依据数据透视表来创建的图表，以便用户轻松查看比较和趋势。在上面的数据透视表的基础上，点击数据透视表内的一个有数据的单元格，点击“分析”、“数据透视图”，弹出“插入图表”对话框，选择所需的样式，点击“插入”。即可图形化地显示三个季度不同产品销量之和的对比。

PARTTHREEWPS演示文稿3.3.1幻灯片操作与母版

在WPSOFFICE中点击新建->演示->空白演示文稿就完成了WPS演示文稿的新建。1.插入幻灯片

要增加幻灯片可以点击“开始”选项卡下的“新建幻灯片”按钮、点击左侧缩略图中的加号，或者在左侧缩略图里右击选择新建幻灯片->空白幻灯片。2.删除幻灯片

在左侧缩略图里选择幻灯片，右击“删除幻灯片”即可删除该幻灯片。3.设置版式

版式是指幻灯片内容在幻灯片上的排列方式。选中左侧缩略图里的幻灯片（若多个，则按住Ctrl可选不连续的多张），点击“开始”选项卡->“版式”按钮可修改幻灯片的版式3.3.1幻灯片操作与母版4.移动幻灯片

在左侧缩略图中选中幻灯片，按住鼠标左键不松，拖动到要移动的位置，松开鼠标即可。5.复制幻灯片

在左侧缩略图中选择需要复制的幻灯片，单击右键选择“复制”按钮，到目标位置单击右键，选择“粘贴”按钮。剪切与复制操作类似。6.幻灯片母版

母版可以对文本格式、主题颜色、日期、背景、版式等进行统一的设置，还可以为幻灯片页面统一添加图片、形状等对象元素，可以让演示文稿的整体风格保持一致。例如，通过母版功能，对演示文稿进行设计：①将考生档夹下的“背景.png"图片统一设置为所有幻灯片的背景。②将考生档夹下的图片“光盘行动logo.png"批量添加到所有幻灯片页面的右上角，然后单独调整"标题幻灯片”版式的背景格式使其“隐藏背景图形”。③将所有幻灯片中的标题字体统一修改为“黑体”。将所有应用了“仅标题"版式的幻灯片（第2、4、6、8、10页）的标题字体颜色修改为自定义颜色，RGB值为"红色248、绿色192、蓝色165”。3.3.1幻灯片操作与母版

步骤是：点击“视图”->幻灯片母版，左侧缩略图窗格顶部的幻灯片母版是所有幻灯片的共享模板。设置母版的背景步骤：在左边选中第一张母版，点击“背景”，右侧出现“对象属性”窗格->选择“图片或纹理填充”->图片填充栏中选中背景图片->打开。在所有幻灯片中添加图片步骤：在左侧点击第一张母版，点击“插入”选项卡->选中图片->插入->拖动图片至合适位置。在左侧选择第二张幻灯片母版“标题幻灯片”版式->在“对象属性”窗格选择“隐藏背景图形”。第③步要改所有幻灯片字体只要修改母版标题字体。接着设置自定义颜色可以点击左边“仅标题"版式的幻灯片母版，选中其标题，选择“字体颜色”按钮右下角的下拉按钮，选择其他字体颜色->“自定义”选项卡->输入红、绿、蓝分量数值->确定。最后点击“幻灯片母版”选项卡，点击“关闭”按钮就退出了母版视图。3.3.3文本框、智能图形、超链接1.字体、段落的设置WPS演示文稿中文字的格式设置：选中文字，点击“文本工具”选项卡下的字体、字号、对齐方式等按钮，和WPS文本操作一样。例如，要设置“主标题应用艺术字的预设样式‘渐变填充-金色，轮廓-金色4’”，可以点击“文本工具”下艺术字按钮右侧下拉按钮，选择相应样式即可。段落的设置：选中段落，在“文本工具”选项卡下点击段落对话框启动器按钮↘，可以设置段前段后间距、行距等。若几行文字要应用“小圆点”样式的预设项目符号，可选中这几行，然后在“段落”组中选择项目项目符号按钮，选择预设项目符号中最后一种，即“小圆点”样式。3.3.3文本框、智能图形、超链接2.文本框幻灯片中常需要插入一些文字，这可以用插入文本框完成。步骤是：选择合适位置，点击“插入”->文本框按钮右下角下拉按钮->选一种样式。文本框的外观设置通过右击文本框，选择“设置对象格式选项”，会弹出“对象属性”窗格。例如：将文本框的“文字边距”设置为“宽边距”（上、下、左、右边距各0.38厘米），并将文本框的背景填充颜色设置为透明度40%。步骤：右击文本框，选择“设置对象格式选项”，选择“文本选项”、文本框选项卡，文字边距选择宽边距，输入上下左右边距值。接着在“填充与轮廓”选项卡中设颜色透明度40%。设置文本框边距

设置文本框背景色3.3.3文本框、智能图形、超链接3.插入与更改形状幻灯片中常用到一些图形或或智能图形。点击“插入”，选择一种就可以插入该形状，形状里面可以输入文字。如果要修改形状或文本框的外形，可以选中该形状或文本框->在“绘图工具”下点击“编辑形状”按钮右下角的下拉按钮->更改形状->选另一种形状即可。修改形状3.3.3文本框、智能图形、超链接4.插入图片

插入图片步骤：

点击“插入”选项卡->图片按钮->本地图片->选择图片->打开。

若为图片应用“柔化边缘25磅”效果，将图层置于一个文本框下方，使其不遮挡文本。

步骤为：

选中图片->自动切换到“图片工具”选项卡->选择“效果”按钮右下角下拉按钮->选柔化边缘->25磅。再点击“下移”按钮，“下移一层”选项。3.3.3文本框、智能图形、超链接5.插入SmartArt图形

是已经组合好的文本框和形状、线条。例如：将第8张幻灯片中的三段文本，转换为智能图形中的“梯形列表”来展示，梯形列表的方向修改为“从右往左”，颜色更改为预设的“彩色-第4个色值”，并将整体高度设置为8厘米、宽度设置为25厘米。步骤：在第8张幻灯片中点击“插入”选项卡->SmartArt->弹出的窗口中选择“列表”->选择“梯形列表”。将三段文字分别剪切、粘贴到三个梯形中并删除多余空行。选中该图形，点击“设计”选项卡，依次点击从右向左、更改颜色按钮，并输入高度、宽度即可。插入梯形列表3.3.3文本框、智能图形、超链接6.超链接超链接可以实现幻灯片之间的跳转。例如：为图片设置超链接，使其在幻灯片放映状态下，通过鼠标单击操作，即可跳转到第3页。步骤：选中该图片，点击“插入”->超链接->弹出窗口中选择“本文档中的位置”->选择第3张幻灯片。若超链接设置在母版中某张图片上，则在幻灯片放映状态下，通过鼠标单击各页幻灯片上该图片，即可跳转到设定幻灯片（如目录）。3.3.6动画、切换与放映方式1.动画可为对象添加进入、退出、强调、动作路径这几种类型的动画，以突出重点，吸引观众注意力。例如：为幻灯片标题设置动画效果，主标题以“劈裂”方式进入、方向为“中央向左右展开”，副标题以“切入”方式进入、方向为“自底部”，并设置动画开始方式为鼠标单击时主、副标题同时进入。步骤：选中标题，点击“动画”->点击“动画”框右侧下拉按钮->选择进入、劈裂->点击动画属性按钮，选择“中央向左右展开”。副标题设置类似。再点击“动画窗格”按钮，在右侧的动画窗格里依次选择两个设定的动画，主标题动画设置为单击时“开始”，副标题动画设置为“与上一动画同时”。3.3.6动画、切换与放映方式2.幻灯片切换幻灯片切换效果是幻灯片之间在放映切换时的视觉效果。它使幻灯片的切换更加自然，也可以控制切换的速度、声音、换片时间等。例如：为第4、6、8、10页幻灯片设置“平滑”切换方式，切换速度设置为3秒。步骤：在左侧缩略图中按Ctrl键选中第4、6、8、10页幻灯片，点击“切换”选项卡->平滑效果->速度框输入3代表3秒。设置幻灯片切换效果3.3.6动画、切换与放映方式3.放映方式

设计完成后，我们可以放映，也可以将演示文稿打包输出、打印等。如果放映，可以点击“放映”选项卡，点击“从头开始”或者“当页开始”放映。

如果只想播放一部分，可以选择“自定义放映”->点击“+新建”->给新方案取个名字->添加想放映的若干张幻灯片->确定即可。PARTFOUR办公AIGC应用3.4办公AIGC应用

生成式人工智能AIGC（ArtificialIntelligenceGeneratedContent‌，即人工智能生成内容），指人工智能通过学习数据自动生成文本、图像、音频、视频等内容的创作方式。AIGC技术的出现使办公的自动化程度迅速提高。生成式人工智能（AIGC）技术主要涵盖以下几种类型：文本生成：基于输入的文本内容，生成新的文本内容，如文章、故事、对话等。图像生成：根据文本描述或其他图像生成新的图像内容。视频生成：通过文本描述或图像生成视频内容，包括视频中的动作、镜头运动等。音频生成：生成音乐、语音或其他音频内容。代码生成：根据需求生成编程代码。掌握几种常见的AIGC工具，能够提升办公效率，为现代化办公注入智能化的新动力。3.4.1文本生成-KimiKimi主要功能有：长文总结和生成、联网搜索、数据处理、编写代码、用户交互、翻译。主要应用场景为专业学术论文的翻译和理解、辅助分析法律问题、快速理解API开发文档等，是全球首个支持输入20万汉字的智能助手产品。在百度搜索“kimi”，点击kimi官网的链接，或者直接输入网址即可进入kimi网站首页3.4.1文本生成-Kimi

首次要求注册账号，在左侧选择所需功能，右侧中间输入框输入提示词。提示词可以拆解成6个可插拔模块，按顺序拼接即可：【角色】+【任务】+【背景/约束】+【输入】+【输出格式】+【评估标准】角色即作为资深产品经理/科普作家/小红书爆款文案师/面试官/数据分析师等。任务的可选动词有总结/翻译/改写/生成/审核/解释/优化/规划/扮演等。背景与约束如：字数小于n字/受众为零基础读者/输出可执行代码/禁止出现x词汇等。输入可直接贴文本、CSV、代码块、链接或上传文档。输出格式可要求：•结构化：Markdown表格/编号列表/JSON/YAML•长度：≤120字/3段/5条•风格：小红书Emoji风/学术客观/故事化叙述/给CEO的汇报等。评估标准如：信息完整度、逻辑严谨度、可读性、创新性、与原文一致性等。3.4.1文本生成-Kimi

下面是一些典型的提示词。1.长文一键摘要

请用200字以内总结这篇文章的核心观点，并给出3个关键结论和2条可落地的建议。2.多风格改写

将下面这段文字改写成小红书文案、严肃新闻通稿和140字微博三种版本，保持信息准确但风格各异。3.中英双向精准翻译

把下面这段英文译成中文，要求：保留专业术语、人名不译、语气正式；同时给出2个可替换的译法并说明差异。4.爆款标题生成器

请基于以下主题生成10个公众号爆款标题，需含数字、悬念词和情绪词，并给出每条标题的打开率预估理由。3.4.2数据自动处理-豆包

以豆包为例，我们可以准备一个文档，里面包含多条日常消费记录，每条形如“2025年7月2日，购买1部手机，花费2300元；”，点击附件按钮上传该附件。在豆包中输入提示词“计算附件中每月的消费总额，以表格的形式显示，列号为月份、月消费总额”即可立即生成汇总后的表格，避免了人工输入和汇总的繁琐。

再如建立一个包含学生姓名、平时、实验实践、期考成绩的文档并上传该附件，若要计算每位学生的总评成绩，只要输入提示词:“将文档中每个学生的总评成绩按照公式“总评成绩=平时*20%+实验实践*30%+期考*50%”计算得到所有学生的总评成绩，并以表格的形式显示结果，列名为序号、姓名、学号、总评成绩”，这样即使不会使用函数，也能直接得到结果。3.4.2数据自动处理-豆包

还可以输入提示词“计算“总评成绩”列的方差”，得到方差。

若要生成图表，可输入提示词“生成图表，名称为“前10名成绩对比”的折线图，选出前10位学生的总评成绩作为数据值，x轴显示学生学号。”即能得到形如