宠物寄养服务公司寄养服务合同签订管理制度

宠物寄养服务公司寄养服务合同签订管理制度1总则1.1制定目的：为规范宠物寄养服务合同签订全流程管理，明确合同签订标准、审核流程、条款规范、履约管理、纠纷处置要求，保障寄养服务双方合法权益，规避法律风险、服务纠纷、责任界定不清等问题，提升合同管理规范化、法治化、标准化水平，维护公司与寄养客户的正当权益，特制定本制度。1.2制定依据：本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国动物防疫法》《消费者权益保护法》《宠物寄养服务规范》等国家法律法规及行业标准制定，确保合同签订与履行全程合法合规、权责清晰、公平公正。1.3适用范围：本制度适用于公司所有宠物寄养服务合同的洽谈、拟定、审核、签订、变更、解除、归档、履约监督全流程工作，覆盖个人客户、企业客户、长期合作客户等所有寄养服务对象，适用于公司客服人员、合同管理员、法务人员、管理人员及全体员工，全体人员必须严格遵照执行。1.4核心原则：合同签订遵循合法合规、平等自愿、权责对等、公平公正、诚实守信、全程留痕六大核心原则，坚持无无效条款、无法律漏洞、无权责模糊、无纠纷隐患，全面保障寄养服务合同的法律效力与可执行性。2组织机构与岗位职责2.1归口管理部门：公司客服部为合同签订管理的归口管理部门，法务部提供法律支持，负责合同模板制定、条款审核、流程监督、档案管理、纠纷处理，统筹全公司寄养服务合同管理工作。2.2合同签订专员：专职客服人员为合同签订第一责任人，持证上岗，负责客户洽谈、合同讲解、信息核对、协助签订、流程跟进，确保合同签订规范高效。2.3合同审核员：负责合同条款审核、信息核对、风险排查，确认合同内容符合法律法规及公司制度，杜绝违规条款与漏洞。2.4法务专员：负责合同模板修订、法律风险把控、重大合同审核、纠纷法律援助，保障合同合法有效。2.5档案管理员：负责合同整理、归档、保管、借阅管理，建立合同台账，确保合同资料完整可追溯。3合同模板管理规范3.1模板制定：公司统一制定标准化宠物寄养服务合同模板，涵盖服务内容、寄养期限、费用标准、双方权责、健康保障、责任界定、违约责任、免责条款、争议解决等核心内容，模板经法务审核通过后方可使用。3.2模板更新：根据国家法律法规修订、行业标准更新、公司服务升级，定期修订合同模板，更新后的模板重新审核备案，废止旧版模板，严禁使用过期无效模板。3.3条款规范：合同条款必须清晰明确、通俗易懂，无模糊表述、霸王条款，充分保障客户知情权与公平交易权，同时明确公司服务边界与责任范围。3.4特殊条款：针对老年宠物、幼年宠物、患病宠物、烈性宠物、长期寄养等特殊情况，制定专项补充条款，单独约定服务要求与责任划分，做到一事一议、专项规范。3.5模板保管：标准化合同模板由客服部统一保管，电子模板加密存储，纸质模板定点存放，严禁私自修改、外传、篡改合同模板。4合同签订前期准备规范4.1客户资质审核：签订合同前，审核客户身份信息、宠物基础信息、寄养需求，确认客户具备完全民事行为能力，宠物符合公司寄养准入条件。4.2服务信息确认：与客户逐一确认寄养宠物品种、年龄、健康状况、免疫情况、寄养时长、服务项目、费用金额、付款方式、离店时间等核心信息，确保信息真实准确。4.3风险告知：向客户如实告知寄养服务潜在风险，包括宠物应激反应、疾病传播、意外受伤、环境适应问题等，明确免责情形与责任划分，确保客户充分知晓。4.4资料准备：准备完整的合同文本、附件、验收单、风险告知书等资料，核对资料份数与完整性，保证签订流程顺畅。4.5人员准备：合同签订人员必须熟悉合同条款、服务内容、法律法规，具备专业沟通能力，能准确解答客户疑问，引导客户规范签订合同。5合同签订操作流程规范5.1合同讲解：签订前，合同签订专员逐一向客户讲解合同全部条款，重点讲解服务内容、费用、权责、违约、免责、争议解决等核心条款，确保客户完全理解并认可。5.2信息填写：指导客户规范填写合同信息，包括客户姓名、身份证号、联系方式、宠物信息、寄养期限、服务项目等，字迹清晰、信息准确，无涂改、无遗漏。5.3双方确认：合同信息填写完毕后，交由客户与公司工作人员共同核对，确认所有信息无误、条款无异议后，双方准备签字盖章。5.4签字盖章：客户本人签字按手印，公司加盖公章或合同专用章，签字盖章必须清晰完整，合同一式两份，公司与客户各执一份，具备同等法律效力。5.5流程闭环：合同签订完成后，向客户交付合同文本、服务凭证、缴费票据，同步建立服务档案，完成合同签订全流程闭环管理。6合同变更与解除规范6.1变更条件：客户因特殊原因需要变更寄养期限、服务项目、费用标准等合同内容，需提前书面申请，经公司审核同意后，签订合同变更补充协议，补充协议与原合同具有同等效力。6.2变更流程：客户提交变更申请→公司审核→拟定补充协议→双方签字确认→归档备案，严禁口头变更合同内容，所有变更必须书面留痕。6.3解除条件：符合法律法规规定、合同约定解除条件，或双方协商一致的，可依法解除寄养服务合同，任何一方不得无故单方解除合同。6.4解除流程：双方协商解除合同→签订解除协议→结算服务费用→办理宠物交接→归档备案，明确解除后的责任划分与费用结算标准。6.5违约解除：因一方违约导致合同解除的，违约方需按照合同约定承担违约责任，赔偿守约方合理损失，法务部介入处理相关法律事宜。7合同履约与监督规范7.1履约执行：合同签订后，公司严格按照合同约定提供寄养服务，保障服务质量、服务标准与合同内容一致，不擅自降低服务标准、变更服务内容。7.2客户履约：督促客户按照合同约定支付服务费用、提供宠物真实信息、配合公司完成寄养服务，履行合同约定的义务。7.3履约监督：客服部定期监督合同履约情况，检查服务执行、费用结算、宠物护理等工作，及时发现并解决履约过程中的问题。7.4记录管理：全程记录合同履约情况，包括服务执行、费用缴纳、宠物状态、沟通记录等，所有记录真实完整，作为履约凭证。7.5争议处理：履约过程中出现争议，双方优先协商解决；协商不成的，按照合同约定的争议解决方式，通过调解、仲裁或诉讼途径处理。8合同档案管理规范8.1归档要求：合同签订后3个工作日内完成归档，包括合同原件、补充协议、变更解除协议、验收单、沟通记录等全部资料，电子档案与纸质档案同步归档。8.2保管规范：合同档案存放于专用档案柜，电子档案加密存储，保管期限不少于5年，超过保管期限的合同按规定销毁并记录。8.3借阅管理：公司内部人员因工作需要借阅合同档案，需履行借阅手续，登记借阅信息，严禁私自复印、外传、篡改合同内容。8.4保密管理：合同包含客户个人信息、宠物隐私，属于保密资料，全体员工必须严格保密，严禁泄露、传播用于商业用途。8.5台账管理：建立合同管理台账，记录合同编号、客户信息、寄养期限、费用、履约状态、归档情况等，实时更新、动态管理。9培训考核与监督管理9.1专项培训：合同签订人员必须接受合同条款、法律法规、风险把控、沟通技巧专项培训，考核合格后方可上岗。9.2技能考核：每月开展合同签订技能考核，检验条款讲解、风险把控、流程规范、信息核对能力。9.3监督检查：客服部、法务部每日监督合同签订流程，每周开展合同审核检查，每月复盘合同管理问题并优化。9.4绩效考核：将合同签订规范率、零纠纷率、客户满意率、档案完整率纳入核心考核，与薪酬、评优直接挂钩。10责任追究10.1未按规范签订合同、条款讲解不清引发客户纠纷的，给予责任人警告、罚款处理。10.2私自修改合同条款、使用过期模板导致合同无效的，依法承担责任，给予停岗培训处理。10.3合同档案丢失、泄露客户隐私信息的，给予严肃处罚，情节严重的开除并