某药厂档案保管工作制度

PAGE某药厂档案保管工作制度一、总则（一）目的为加强某药厂档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在药厂生产、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于某药厂各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案管理工作实行集中统一领导，由药厂综合档案室负责统一管理全厂各类档案，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映药厂各项活动的真实情况，严禁篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集和整理药厂在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及药厂商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为药厂各项工作提供有效支持。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本厂档案管理制度。2.负责集中统一管理本厂各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。3.对各部门档案工作进行监督、指导和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员业务水平。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和开发利用工作，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的销毁工作，并对档案管理过程中形成的各类文件材料进行归档保存。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受综合档案室的业务指导和监督。2.负责及时将本部门在工作活动中形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交综合档案室归档。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密，不得擅自销毁、涂改或转让档案。4.积极配合综合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作，根据工作需要及时提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案上级机关下发的与本厂有关的文件、指示、通知等。本厂制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。本厂召开的各类会议文件、记录、纪要等。本厂与外单位签订的合同、协议、意向书等文件。本厂干部职工的任免、奖惩、考核等人事文件。其他具有保存价值的文书材料。2.科技档案药厂的科研项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告等。药品生产工艺文件，包括工艺流程图、操作规程、质量标准等。设备档案，包括设备购置合同、说明书、安装调试记录、维修保养记录等。产品档案，包括产品配方、生产记录、检验报告、包装设计等。其他与药厂科技活动相关的文件材料。3.会计档案会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。会计账簿，包括总账、明细账、日记账等。财务报告，包括年度财务报表、中期财务报表等。其他会计核算资料，如银行对账单、税务报表等。4.人事档案干部职工的履历表、登记表、任免审批表等。学历、学位证书，专业技术职务资格证书，培训结业证书等。工资、福利、奖惩等材料。考核、考察、鉴定材料。劳动合同、聘用合同等。其他人事管理相关文件材料。5.业务档案市场营销档案，包括市场调研报告、客户资料、销售合同等。物资采购档案，包括采购计划、采购合同、验收记录等。质量控制档案，包括原材料检验报告、成品检验报告、质量事故处理记录等。生产调度档案，包括生产计划、生产报表、生产调度记录等。其他业务活动中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理。同一事由的文件材料应集中排列在一起，按照文件形成时间顺序排列。编制卷内文件目录，填写备考表，装订成册，并在卷皮上填写相关信息。2.科技档案按照项目专业时间的分类方法进行整理。每个项目应单独组卷，卷内文件按照重要程度和时间顺序排列。编制科技档案目录，包括项目名称、编号、归档日期、保管期限等信息。3.会计档案按照会计年度保管期限类别进行整理。凭证、账簿、报表等应分别装订成册，并在封面上注明相关信息。编制会计档案目录索引，便于查询和利用。4.人事档案按照干部职工个人进行整理，将各类人事文件材料分类装订成册。建立人事档案目录，记录档案内容及存放位置。5.业务档案根据业务活动的特点和档案形成规律，采用适当的分类方法进行整理，如按业务流程、客户类别等分类。确保卷内文件排列有序，便于查找和利用。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对全厂档案进行定期鉴定，提出档案的保管期限调整意见。（三）保管期限划分1.永久保管本厂制定的具有长远历史意义和重要现实价值的规章制度、方针政策等文件。本厂重大科研项目成果报告、重要技术文件等。本厂与外单位签订的涉及重大经济利益、长期合作关系的合同、协议等。本厂干部职工的重要人事档案材料，如任免决定、奖惩文件等。2.长期保管本厂一般性的规章制度、工作计划、总结等文件。本厂科研项目的一般性研究资料、实验记录等。本厂设备档案中的重要技术资料、维修保养记录等。本厂产品档案中的主要生产记录、检验报告等。保管期限为30年。3.短期保管本厂临时性的文件材料，如会议通知、一般性工作报表等。本厂业务活动中形成的时效性较强的文件材料，如短期市场调研报告、临时采购计划等。保管期限为10年。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对库存档案进行清查，逐卷逐件审查档案内容。2.根据档案的鉴定原则和保管期限划分标准，对档案的价值进行评估，提出保管期限调整意见。3.对拟销毁的档案，填写档案销毁审批表，报经主管领导批准后进行销毁。4.对保管期限调整后的档案，及时进行重新整理和编号，确保档案管理的准确性和规范性。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案安全保管。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存取和搬运，并定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久保管和长期保管的档案应优先存放于条件较好的库房区域。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.定期对档案库房进行清洁和消毒，做好防虫、防霉等工作。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.在保证档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的利用价值，为药厂各项工作提供服务。（二）利用范围1.本厂内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作联系、合作等需要，经本厂主管领导批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政机关因办案需要，依法查阅、借阅本厂档案。（三）利用手续1.本厂内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅、借阅目的和档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向本厂提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围和期限等，经本厂主管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅、借阅，并做好登记记录。3.司法机关、行政机关查阅、借阅档案，应出具相关证明文件，经本厂主管领导批准后，按照规定办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出档案，应严格按照借阅期限归还，逾期未还的应及时催还。2.借阅档案应妥善保管，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如需复印档案，应经综合档案室同意，并在复印件上加盖档案利用专用章。3.利用档案过程中形成的相关记录和文件材料，应及时交综合档案室归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等，确保统计数据准确、及时、完整。3.每年年底，综合档案室应编制档案