政府办公室办会工作制度

PAGE政府办公室办会工作制度一、总则（一）目的为进一步规范政府办公室办会工作流程，提高会议组织效率和质量，确保会议各项任务顺利完成，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府办公室组织召开的各类会议，包括但不限于政府常务会议、专题会议、工作协调会、座谈会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义，确保会议达到预期效果。2.规范有序原则：明确会议组织各环节的职责和工作流程，做到程序规范、衔接紧密、运转高效。3.服务保障原则：以服务政府工作为宗旨，为参会人员提供优质、周到的服务，确保会议顺利进行。4.安全保密原则：加强会议安全管理，严格遵守保密规定，确保会议信息安全。二、会议组织流程（一）会议筹备1.会议申请各部门根据工作需要，提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员范围、会议议程、会议筹备负责人等信息，报政府办公室审核。2.审核审批政府办公室对会议申请进行审核，重点审查会议必要性、参会人员范围合理性、会议议程可行性等。对于涉及重大事项或需多个部门协调的会议，报相关领导审批。3.制定方案根据审核通过的会议申请，由会议筹备负责人制定详细的会议方案。会议方案应包括会议主题、目的、时间、地点、参会人员名单、会议议程、会议材料准备、会议通知、会议服务安排、会议安全保障等内容。4.材料准备根据会议议程，准备相关会议材料，如领导讲话稿、汇报材料、政策文件、会议纪要等。材料应内容准确、逻辑清晰、格式规范，并提前发送给参会人员，以便其提前熟悉会议内容。5.会议通知根据会议方案，提前向参会人员发送会议通知。会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会要求等信息。对于重要会议，可采用多种通知方式，如书面通知、电话通知、短信通知、邮件通知等，确保参会人员及时收到通知。（二）会议组织实施1.会场布置根据会议规模和类型，合理布置会场。会场应整洁、舒适、光线充足，音响、投影仪、麦克风等设备正常运行。摆放好会议桌椅、名牌、茶水、纸笔等物品，营造良好的会议环境。2.人员签到在会议入口处设置签到台，安排专人负责参会人员签到。签到人员应认真核对参会人员身份，确保签到信息准确无误。对于未按时签到的人员，及时进行联系和提醒。3.会议主持根据会议性质和议程安排，确定会议主持人。主持人应熟悉会议主题和议程，具备较强的组织协调能力和语言表达能力。在会议过程中，主持人应引导会议顺利进行，把控会议节奏，确保各项议程按时完成。4.会议记录安排专人负责会议记录。会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议发言、讨论情况、决策事项等。会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要初稿，经主持人审核后，发送给参会人员和相关部门。5.会议服务会议期间，安排专人负责会议服务工作，如茶水供应、设备维护、文件传递等。服务人员应热情周到、及时高效，确保会议正常进行。（三）会议后续工作1.会议纪要整理会议结束后，会议记录人员应及时对会议记录进行整理，形成正式的会议纪要。会议纪要应明确会议主题、议程、主要内容、决策事项、责任分工和完成时限等。会议纪要经审核后，印发给参会人员和相关部门，并按照档案管理规定进行存档。2.决策事项跟踪落实建立会议决策事项跟踪落实机制，明确责任部门和责任人，对会议决策事项进行跟踪督办。责任部门应按照会议要求，按时完成决策事项，并及时反馈落实情况。政府办公室定期对决策事项落实情况进行检查和通报，确保决策事项得到有效执行。3.会议文件归档会议结束后，对会议过程中形成的各类文件、材料进行整理归档。归档文件应包括会议申请表、会议方案、会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要、参会人员签到表等。按照档案管理规定，妥善保管会议文件，以备查阅。三、会议管理职责分工（一）政府办公室职责1.统筹协调：负责政府办公室各类会议的统筹协调工作，制定会议组织工作规范和流程，指导和监督各部门会议组织工作。2.会议申请审核：对各部门提交的会议申请进行审核，提出审核意见，报相关领导审批。3.方案制定与组织实施：根据会议申请和领导批示，制定会议方案，并组织实施会议筹备、组织、服务等各项工作。4.会议记录与纪要整理：安排专人负责会议记录，及时整理会议纪要，经审核后印发给参会人员和相关部门。5.会议文件归档：负责会议文件的整理归档工作，确保会议文件资料完整、规范、安全。（二）会议主办部门职责1.提出申请：根据工作需要，提前向政府办公室提交会议申请，详细说明会议相关信息。2.协助筹备：协助政府办公室做好会议筹备工作，提供会议所需的材料、信息等。3.组织参会人员：负责通知本部门及相关人员按时参加会议，并确保参会人员了解会议议程和要求。4.落实决策事项：负责跟踪落实会议决策事项，按时向政府办公室反馈落实情况。（三）参会人员职责1.按时参会：按照会议通知要求，准时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。2.准备发言：根据会议议程和要求，提前准备好发言材料，确保发言内容准确、清晰、有针对性。3.遵守纪律：会议期间，遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳、接听电话等，保持良好的会议秩序。4.落实决策：认真领会会议精神，按照会议决策事项，积极履行职责，按时完成工作任务。四、会议经费管理（一）经费预算会议主办部门应根据会议规模、时间、地点等因素，提前编制会议经费预算。会议经费预算应包括会议场地租赁、设备租赁、餐饮、住宿、交通、文件印刷、会议服务等费用，并报政府办公室审核。（二）经费审批政府办公室对会议经费预算进行审核，报相关领导审批。会议经费预算经批准后，严格按照预算执行，不得擅自扩大开支范围或提高开支标准。（三）经费报销会议结束后，会议主办部门应及时整理会议经费报销凭证，按照财务管理制度进行报销。报销凭证应真实、合法、有效，符合财务报销要求。政府办公室对会议经费报销情况进行审核，确保经费使用合规、合理。五、会议安全与保密管理（一）安全管理1.会场安全检查：会议筹备期间，对会议场地进行安全检查，确保消防设施、电气设备、疏散通道等安全设施完好有效。2.人员安全保障：安排专人负责会议期间的安全保障工作，维护会场秩序，防止发生安全事故。对参会人员进行安全教育，提醒注意人身安全。3.食品安全管理：如需提供餐饮服务，应选择具备资质的餐饮供应商，确保食品安全卫生。对餐饮食品进行检验检测，防止发生食品安全事故。（二）保密管理1.保密制度执行：严格遵守国家保密法律法规和政府办公室保密制度，加强会议保密管理。对会议涉及的机密文件、资料、信息等，实行专人专管，严格控制知悉范围。2.文件资料管理：会议文件资料应妥善保管，不得随意丢弃或外传。会议结束后，及时收回会议文件资料，进行整