招标与采购管理工作制度

PAGE招标与采购管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司招标与采购管理工作，规范招标与采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各项目的招标与采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标与采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：招标与采购信息公开透明，竞争公平，评标公正；维护供应商合法权益，营造良好市场环境。3.效益优先原则：综合考虑采购成本、质量、服务等因素，实现经济效益与社会效益的统一，确保采购活动效益最大化。4.诚实守信原则：参与招标与采购活动各方应诚实守信，履行各自义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、职责分工（一）招标与采购管理部门1.负责制定和完善公司招标与采购管理制度、流程和标准。2.组织实施招标与采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立和管理供应商库，对供应商进行评估、考核和监督。4.协调处理招标与采购活动中的争议和纠纷。（二）需求部门1.根据实际需求提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细信息。2.参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作。3.负责采购项目的验收工作，确保采购产品或服务符合要求。（三）财务部门1.参与招标与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。3.对采购项目的成本效益进行分析和评价。（四）审计部门1.对招标与采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。2.对采购项目的经济效益和社会效益进行审计评价，提出审计意见和建议。三、招标管理（一）招标范围1.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须进行招标：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。2.同一项目中可以合并进行的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，合同估算价合计达到前款规定标准的，必须进行招标。（二）招标方式1.公开招标：招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购项目技术规格明确、市场竞争充分的情况。2.邀请招标：招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的情况。（三）招标程序1.招标申请：需求部门根据项目需求填写《招标申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计交货期或服务期等内容，经部门负责人审核后提交招标与采购管理部门。2.招标文件编制：招标与采购管理部门根据招标申请编制招标文件，包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保招标活动的公平公正。3.招标公告发布：采用公开招标方式的，招标与采购管理部门应在国家指定的媒介上发布招标公告，同时在公司内部网站或相关平台上发布，公告内容应包括招标人名称、地址、联系方式，招标项目名称、内容、规模、资金来源，招标项目的实施地点和工期，获取招标文件的时间、地点、方式以及招标文件售价，提交投标文件的截止时间、地点，开标时间、地点等。4.资格预审（如有）：对于采用资格预审的招标项目，招标与采购管理部门应发布资格预审公告，明确资格预审的条件、标准和方法。潜在投标人应按照资格预审文件的要求提交资格预审申请文件，招标与采购管理部门对资格预审申请文件进行审查，确定合格的潜在投标人名单。5.发售招标文件：招标与采购管理部门向通过资格预审（如有）的潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。潜在投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，在规定的时间内提交投标文件。6.开标：招标与采购管理部门按照招标文件规定的时间、地点组织开标会议。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。7.评标：招标与采购管理部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或者直接确定中标人。8.中标通知：招标人根据评标委员会的评标结果，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标人应按照中标通知书的要求与招标人签订合同。9.合同签订：中标人与招标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件签订书面合同。合同签订后，招标与采购管理部门应将合同副本送财务部门、审计部门备案。四、采购管理（一）采购方式1.询价采购：采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.竞争性谈判采购：采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目。3.单一来源采购：采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计交货期或服务期等内容，经部门负责人审核后提交招标与采购管理部门。2.采购审批：招标与采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额大小和采购方式，报公司领导或相关部门审批。采购金额较大或采用特殊采购方式的，应组织相关部门进行论证和审批。3.供应商选择：招标与采购管理部门根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商，或者通过市场调研、招标等方式寻找新的供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估，确定候选供应商名单。4.采购谈判（如有）：对于采用竞争性谈判、单一来源采购等方式的采购项目，招标与采购管理部门应组织与候选供应商进行谈判。谈判内容包括采购价格、技术规格、交货期、售后服务等条款，确保采购合同的条款符合公司利益和要求。5.合同签订：经谈判确定成交供应商后，招标与采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，双方应按照合同约定履行各自的义务。6.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购产品或服务进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、性能等方面，确保采购产品或服务符合合同要求。验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，作为支付采购款项的依据。五、供应商管理（一）供应商准入1.招标与采购管理部门负责建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.潜在供应商应向招标与采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.招标与采购管理部门对潜在供应商提交的申请材料进行审核，必要时进行实地考察，评估供应商是否符合准入条件。审核通过的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评估与考核1.招标与采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。2.评估和考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式，确保评估结果客观公正。3.根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商给予一定的奖励和优先采购待遇；对于不合格供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消供应商资格等。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，招标与采购管理部门应及时将其列入不合格供应商名单，并视情节轻重给予相应的处罚，直至淘汰出供应商库。2.定期对供应商库进行清理和更新，淘汰不符合要求的供应商，引入新的优质供应商，确保供应商库的质量和竞争力。六、合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、争议解决方式等条款。2.招标与采购管理部门应组织相关人员对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益要求。审核通过的合同报公司领导审批后签订。3.合同签订后，招标与采购管理部门应将合同副本送财务部门、审计部门备案，作为支付采购款项和审计监督的依据。（二）合同执行1.合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。需求部门应跟踪采购项目的执行情况，并及时向招标与采购管理部门反馈。2.如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行办理。变更或解除合同的通知应采用书面形式，并经双方签字确认。3.招标与采购管理部门应定期对合同执行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题，确保合同目标的实现。（三）合同结算1.财务部门应根据合同约定和采购验收情况，及时办理采购款项的支付手续。支付款项时，应审核合同执行情况、发票等相关凭证，确保支付款项的准确性和合规性。2.采购项目完成后，财务部门应按照合同约定进行结算，对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制和决策提供依据。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对招标与采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等方面。2.审计部门应定期对招标与采购项目进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反招