山西省乡镇档案工作制度

PAGE山西省乡镇档案工作制度一、总则（一）目的为加强山西省乡镇档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为乡镇各项工作提供有力支持，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规及行业标准，结合本省乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省行政区域内的所有乡镇人民政府及其所属各部门、各单位的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则乡镇档案工作实行乡镇党委、政府统一领导，由乡镇综合档案室集中管理，各部门、各单位分级负责的管理体制。2.完整准确、系统安全原则确保档案的收集齐全、整理规范、编目准确，维护档案的真实性、完整性和系统性，保障档案的安全保管和有效利用。3.服务为主、方便利用原则档案工作要紧密围绕乡镇各项工作开展，以服务为宗旨，简化利用手续，提高利用效率，方便档案的查阅和使用。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.乡镇应设立综合档案室，作为集中管理本乡镇档案的专门机构，负责对乡镇各类档案进行统一收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.综合档案室应配备必要的办公用房和档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求，确保档案的安全保管。（二）人员配备1.乡镇应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案日常管理工作。档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案工作业务流程。2.档案管理人员应保持相对稳定，如有变动应及时做好交接工作，确保档案工作的连续性。（三）职责分工1.乡镇党委、政府领导职责乡镇党委、政府应加强对档案工作的领导，将档案工作纳入乡镇发展规划和年度工作计划，定期研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作提供必要的经费、设备等保障。2.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本乡镇档案管理制度，并组织实施。负责收集、整理、保管本乡镇各部门、各单位形成的各种门类和载体的档案，确保档案的齐全完整。对档案进行科学分类、编号、编目等整理工作，编制检索工具，方便档案的查找利用。定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作，确保档案的质量。做好档案的统计工作，及时准确地掌握档案的数量、种类、利用情况等信息。开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高乡镇干部职工的档案意识。积极开发档案信息资源，为乡镇各项工作提供档案信息服务，发挥档案的资政作用。3.各部门、各单位职责负责本部门、本单位文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向综合档案室移交应归档的文件材料。明确一名分管领导负责本部门、本单位的档案工作，指定专人负责文件材料的收集、整理和保管，确保文件材料的完整和规范。配合综合档案室做好档案的整理、鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索，协助查阅档案。三、文件材料的收集与归档（一）收集范围1.乡镇党委、政府在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括决议、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议记录、纪要、计划、总结、统计报表等。2.乡镇各部门、各单位在工作中形成的文件材料，如业务文件、工作计划、总结、报表、合同、协议、技术资料、声像材料等。3.反映乡镇重要活动、重大事件、重点项目建设等形成的文件材料，包括照片、录像、录音、实物等。4.上级机关下发的与乡镇工作有关的文件材料，以及乡镇与其他单位之间往来的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门、本单位形成的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对重要会议、重大活动、重点项目建设等形成的文件材料，应实行同步收集，指定专人负责跟踪收集，确保文件材料的及时归档。3.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造、损毁文件材料。4.对于电子文件，应按照相关规定进行收集，确保电子文件的格式规范、内容完整，并做好备份存储。（三）归档时间1.乡镇各部门、各单位应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档后移交综合档案室。2.对于重大活动、重点项目建设等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。（四）归档要求1.归档的文件材料应进行系统整理，按照文件材料的形成规律和内在联系，区分不同年度、保管期限、机构（问题）等进行分类、编号、编目。2.归档文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体和书写材料应符合耐久性要求。3.归档文件材料应使用规范的纸张和装订材料，采用线装或三孔一线的方法进行装订，确保文件材料的整齐牢固。4.归档文件材料应编制详细的目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目，目录应打印或用钢笔、碳素笔填写，字迹工整清晰。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照年度分类将档案按其形成年度进行划分，每年形成的档案为一个类别。2.按照保管期限分类根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案：凡是反映乡镇主要职能活动和基本历史面貌的，对乡镇工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。长期保管的档案：凡是反映乡镇一般工作活动，在较长时间内对乡镇工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对乡镇工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。3.按照机构（问题）分类根据档案的来源、内容和形式等方面的联系，将档案按乡镇各部门、各单位或问题进行分类。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案应进行编号，编号应按照分类方案依次进行，确保编号的唯一性和系统性。编号可采用全宗号、年度号、保管期限号、机构（问题）号、件号等组成。2.编目档案编目应包括编制卷内文件目录、备考表、案卷目录等。卷内文件目录应逐件填写，备考表应填写本卷情况说明、整理人、检查人、日期等信息，案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、件数、页数、备注等内容。五、档案保管（一）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.档案库房应配备温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限、不同门类的档案应分开存放。（二）档案装具1.档案装具应符合档案保管要求，选用质量好、耐久性强的材料制作。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格应符合国家标准要求，盒面应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。3.档案卷皮应采用优质牛皮纸制作，卷脊应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷号等信息。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案乡镇党委、政府形成的重要文件材料，如决议、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复等。乡镇工作中形成的具有长远历史价值的文件材料，如大事记、组织沿革、基础数字汇编等。反映乡镇重大活动、重大事件、重点项目建设等形成的具有重要历史意义的文件材料，如照片、录像、录音、实物等。上级机关颁发的属于乡镇长期执行的文件材料，以及乡镇与其他单位签订的具有长期法律效力的合同、协议等。2.长期保管的档案乡镇各部门、各单位形成的重要业务文件材料，如工作计划、总结、报表、合同、协议等。反映乡镇一般工作活动的文件材料，如会议记录、纪要、简报等。乡镇形成的一般统计报表、财务报表等。上级机关颁发的属于乡镇在一定时期内执行的文件材料。3.短期保管的档案乡镇各部门、各单位形成的一般性文件材料，如临时性通知、便函等。乡镇形成的短期统计报表、财务报表等。本乡镇内部使用的文件材料，如工作安排、内部规章制度等。（四）档案保管期限的变更与销毁1.档案保管期限的变更档案保管期限确需变更的，应由档案管理人员提出申请，经乡镇档案工作分管领导审核，报乡镇主要领导批准后进行变更，并做好相关记录。2.档案销毁对已到保管期限且确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁前，应由档案管理人员会同有关部门进行鉴定，编制档案销毁清册，报乡镇档案工作分管领导审核，经乡镇主要领导批准后实施。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施、档案载体等的安全管理，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。档案库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。3.加强对档案信息化系统的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，定期进行数据备份，防止数据丢失和泄露。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对档案安全突发事件的能力。如发生档案安全事故，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。六、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、方便、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为乡镇各项工作提供优质的档案信息服务。（二）利用范围1.乡镇内部各部门、各单位因工作需要查阅档案的。2.上级机关因工作需要查阅乡镇档案的。3.其他单位因工作需要查阅与本乡镇相关档案的，但需经乡镇档案工作分管领导批准，并办理相关手续。（三）利用手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出档案，应经乡镇档案工作分管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。查阅完毕后，应及时归还档案，并办理归还手续。（四）利用服务1.综合档案室应积极开展档案利用服务工作，根据查阅人员的需求，及时提供准确、完整的档案信息。2.档案管理人员应熟悉档案内容和存放位置，提高档案查找效率，为查阅人员提供优质的服务。3.对于重要档案的利用，应建立利用记录，跟踪利用效果，及时总结经验，不断改进档案利用服务工作。七、档案信息化建设（一）建设目标推进乡镇档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为乡镇各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化对乡镇现存的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。数字化扫描应按照相关标准和规范进行，确保扫描图像清晰、完整、准确。2.档案管理系统建设建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备档案录入、检索查询、借阅管理、权限控制、数据备份等功能，方便档案管理人员操作和使用。3.档案信息资源共享平台建设搭建档案信息资源共享平台，实现乡镇内部各部门、各单位之间档案信息的共享和交换，同时为上级机关和其他单位提供档案信息查询服务。档案信息资源共享平台应具备安全可靠、操作简便、数据共享等特点。（三）实施步骤1.规划阶段制定乡镇档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施等，确保档案信息化建设工作有序推进。2.准备阶段开展档案信息化建设需求调研，确定档案数字化范围、档案管理系统功能需求等，做好设备采购、人员培训等准备工作。3.实施阶段按照档案信息化建设规划和实施方案，组织开展档案数字化扫描、档案管理系统开发建设、档案信息资源共享平台搭建等工作，并进行系统测试和试运行。4.验收阶段档案信息化建设项目完成后，组织相关部门和专家进行验收，确保项目建设符合要求，达到预期目标。验收合格后，正式投入使用，并做好后续的维护和管理工作。（四）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统、设备设施、数据等方面的安全管理，确保档案信息的安全保密。2.档案信息化系统应设置用户权限管理，严格控制用户对档案信息的访问权限，防止未经授权的人员访问档案信息。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。加强对档案数据的备份和存储管理，定期进行数据备份，确保数据的安全性和完整性。4.加强对档案信息化工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人员失误导致档案信息安全事故的发生。八、监督与检查（一）监督检查主体乡镇档案工作由乡镇党委、政府负责监督检查，同时接受上级档案行政管理部门的业务指导和监督检查。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况，包括文件材料的收集、归档、整理、保管、利用等环节的工作是否符合制度要求。2.档案管理机构和人员的配备情况，档案管理人员是否具备相应的专业知识和技能，是否履行了岗位职责。3.档案库房建设和设施设备配备情况，档案库房是否符合安全保管要求，设施设备是否正常运行。4.档案信息化建设情况，档案数字化工作是否符合标准规范，档案管理系统是否正常使用，档案信息资源共享平台是否运行良好。5.档案利用服务情况，是否为乡镇各项工作提供了及时、有效的档案信息服务，利用手续是否完备，利用记录是否完整。（三）监督检查方式1.定期检查乡镇党委、政府每年组织对本乡镇档案工作进