学院办公室保密工作制度

PAGE学院办公室保密工作制度一、总则（一）目的为加强学院办公室保密工作，确保学院各类信息安全，维护学院正常教学、科研和管理秩序，依据国家相关法律法规及保密工作规定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院办公室全体工作人员，以及因工作需要接触学院保密信息的其他人员。（三）基本原则1.预防为主原则建立健全保密工作防范机制，加强保密宣传教育，提高全体人员保密意识，将保密工作贯穿于各项业务活动全过程，防患于未然。2.依法管理原则严格遵守国家保密法律法规，依法开展保密工作，确保保密工作的合法性、规范性和严肃性。3.突出重点原则明确保密工作重点部位、关键环节和重要信息，实施重点保护，确保学院核心机密安全。4.严格责任原则明确各岗位保密职责，落实保密工作责任制，对违反保密制度的行为依法依规追究责任。二、保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组学院成立保密工作领导小组，由学院办公室主任担任组长，副主任担任副组长，各科室负责人为成员。保密工作领导小组职责如下：1.贯彻执行国家保密法律法规和上级有关保密工作的方针政策，研究决定学院保密工作重大事项。2.组织制定和修订学院保密工作制度，部署保密工作任务，指导、监督和检查学院各部门保密工作。3.协调解决保密工作中的重大问题，对违反保密规定的行为进行查处，提出处理意见和建议。（二）保密工作办公室保密工作办公室设在学院办公室，负责保密工作领导小组日常工作。其职责如下：1.具体组织实施学院保密工作制度，制定保密工作计划和措施，组织开展保密宣传教育、培训和考核工作。2.负责学院保密文件、资料的收发、登记、保管、传递、归档和销毁等工作，确保保密文件资料的安全。3.对学院涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的信息系统、办公设备、存储介质等进行保密管理，定期进行检查和维护。4.负责学院保密要害部位的确定、管理和监督，落实保密防范措施。5.受理和调查处理学院保密工作中的违规行为和泄密事件，及时向上级主管部门报告，并协助有关部门进行查处。（三）各科室保密责任人各科室负责人为本科室保密工作第一责任人，负责本科室保密工作的组织、管理和监督。其职责如下：1.根据学院保密工作制度，结合本科室实际情况，制定具体的保密工作措施，明确本科室人员保密职责。2.组织本科室人员学习保密法律法规和保密知识，开展保密教育和培训活动，提高本科室人员保密意识和技能。3.对本科室产生、传递、使用和保管的文件资料、信息数据等进行保密管理，确保本科室保密工作安全。4.定期对本科室保密工作进行自查，发现问题及时整改，并向保密工作办公室报告。（四）保密工作人员职责1.认真学习保密法律法规和保密业务知识，不断提高保密意识和业务水平。2.严格遵守保密工作制度，履行保密工作职责，保守国家秘密、商业秘密和工作秘密。3.负责本岗位保密文件资料的管理，做好文件资料的收发、登记、保管、传递、归档和销毁等工作，确保文件资料安全。4.对涉及保密的信息系统、办公设备、存储介质等进行安全管理，防止信息泄露。5.积极参加保密宣传教育和培训活动，协助做好保密工作检查和保密违规行为查处工作。三、保密范围与密级划分（一）保密范围1.上级主管部门下发的各类涉密文件、资料、图表、数据等，以及学院以正式文件形式印发的涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的文件、资料、报表、教案、科研成果等。2.学院在教学、科研、管理等工作中形成的具有保密价值的信息数据，如学生个人信息、教师教学科研成果、学院财务数据、招生就业信息等。3.学院尚未公开的发展规划、工作计划、工作方案、决策部署等内部文件资料。4.学院与校外单位签订的具有保密条款的合作协议、合同等文件资料。5.学院举办的各类会议、活动中涉及的不宜公开的信息，如会议纪要、领导讲话、嘉宾名单等。6.学院办公自动化系统、电子邮件系统、信息管理系统等内部网络中存储的涉及保密信息的数据。7.学院使用的办公设备、存储介质中存储的涉及保密信息的数据，如计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等。8.其他需要保密的信息。（二）密级划分学院保密信息分为绝密、机密、秘密三个等级。1.绝密级涉及国家安全和利益，泄露后会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的信息。如国家重大科研项目核心技术资料、国家重要考试试卷及答案等。2.机密级涉及国家安全和利益，泄露后会使国家的安全和利益遭受严重损害的信息。如学院重要科研成果、学院财务预决算报告、学院招生录取关键数据等。3.秘密级涉及国家安全和利益，泄露后会使国家的安全和利益遭受损害的信息。如学院一般性教学资料、学院日常管理工作文件等。四、保密措施（一）文件资料保密1.严格执行文件收发、登记、传阅、保管、归档和销毁制度。对涉密文件资料要专人专柜保管，严格履行借阅、传递手续，确保文件资料不丢失、不泄露。2.凡以学院名义印发的文件资料，要按照规定的范围发放，不得擅自扩大发放范围。对已发放的文件资料要定期进行清理回收，统一归档保管。3.对涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的文件资料，要标明密级和保密期限，按照保密要求进行印制、传递和使用。严禁将涉密文件资料在非保密场所阅读、存放或处理。4.对过期、作废的涉密文件资料，要按照规定进行登记造册，经保密工作领导小组批准后，统一销毁。销毁涉密文件资料要指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁彻底。（二）信息系统保密1.加强学院办公自动化系统、电子邮件系统、信息管理系统等内部网络的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止外部非法入侵。2.对内部网络中的服务器、数据库、应用系统等关键设备要进行安全加固，定期进行漏洞扫描和安全评估，及时修复安全隐患。3.严格用户权限管理，根据工作需要为用户分配相应的系统操作权限，严禁越权操作。对涉及保密信息的系统操作要进行审计记录，以便及时发现和处理异常操作。4.加强对内部网络中存储的保密信息的数据备份管理，定期进行数据备份，并将备份数据存储在安全可靠的介质上，异地存放。5.严禁在连接互联网的计算机上存储、处理和传输涉及学院保密信息的数据。严禁将涉密计算机、存储介质接入互联网或其他公共网络。（三）办公设备与存储介质保密1.对学院使用的办公设备，如计算机、打印机、复印机、传真机等，要进行定期检查和维护，确保设备安全运行。对涉及保密信息的办公设备要专人专用，设置开机密码和访问权限。2.加强对存储介质的管理，对用于存储保密信息的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质要进行统一编号、登记造册，并标明密级和使用人。严禁将涉密存储介质借给无关人员使用。3.在存储介质上存储保密信息时，要进行加密处理，并设置访问密码。对不再使用或已报废的存储介质，要按照规定进行格式化或销毁处理，确保存储介质上的保密信息彻底清除。（四）会议活动保密1.举办涉及保密信息的会议、活动时，要提前制定保密工作方案，明确保密工作措施和要求。对会议、活动场所要进行安全检查，采取必要的保密防范措施，如设置保密警示标志、限制无关人员进入等。2.会议、活动期间，要严格控制参会人员范围，对参会人员进行保密教育，要求其严格遵守保密规定。会议、活动的文件资料、会议记录、录音录像等要妥善保管，不得擅自外传。3.对会议、活动中涉及的不宜公开的信息，要按照保密要求进行处理，严禁通过互联网、微信、微博等社交媒体传播。（五）对外交往保密1.学院工作人员在对外交往中，要严格遵守国家保密法律法规和学院保密工作制度，不得擅自向境外机构、人员提供涉及学院保密信息的数据和资料。2.因工作需要与境外机构、人员进行合作交流时，要按照规定履行审批手续，签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。在合作交流过程中，要严格控制涉密信息的知悉范围，确保保密信息安全。3.学院工作人员在参加国际学术会议、培训、展览等活动时，要遵守活动主办方的保密规定，不得擅自发表、传播涉及学院保密信息的内容。五、保密监督与检查（一）定期检查保密工作办公室每年至少组织一次全院性的保密工作检查，对各部门保密工作制度执行情况、保密措施落实情况、保密文件资料管理情况等进行全面检查。检查内容包括：1.保密工作组织建设情况，是否成立保密工作领导小组，是否明确各岗位保密职责。2.保密制度建设情况，是否制定完善的保密工作制度，制度是否符合国家法律法规和学院实际情况。3.保密宣传教育情况，是否开展保密宣传教育活动，人员保密意识和技能是否提高。4.保密文件资料管理情况，是否严格执行文件收发、登记、传阅、保管、归档和销毁制度，涉密文件资料是否安全。5.信息系统保密管理情况，内部网络安全防护措施是否到位，用户权限管理是否严格，数据备份是否及时。6.办公设备与存储介质保密管理情况，办公设备和存储介质是否专人专用，是否设置安全防护措施，报废设备和介质是否按规定处理。（二）不定期抽查保密工作办公室根据工作需要，不定期对各部门保密工作进行抽查。抽查内容主要包括保密制度执行情况、保密措施落实情况、保密文件资料管理情况等。对抽查中发现的问题，要及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（三）专项检查对涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的重要项目、重要活动、重要文件等，保密工作办公室要组织专项保密检查，确保保密工作万无一失。专项检查要制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和步骤，确保检查工作深入、细致、全面。（四）检查结果处理对保密工作检查中发现的问题，要及时进行梳理和分析，提出整改意见和建议。对违反保密制度的行为，要依法依规追究相关人员责任。对整改不力的部门，要进行通报批评，并责令其继续整改，直至达到保密工作要求。六、保密教育与培训（一）教育内容1.保密法律法规教育，组织学习国家保密法律法规，了解保密工作的法律责任和义务。2.保密知识教育，传授保密工作基本知识和技能，如保密文件资料管理、信息系统安全、办公设备与存储介质保密等。3.保密意识教育，培养全体人员保密意识，增强保密责任感和使命感，自觉遵守保密工作制度。（二）培训方式1.集中培训，定期组织全院性的保密工作培训，邀请保密专家或相关部门领导进行授课，系统讲解保密法律法规和保密业务知识。2.专题培训，根据工作需要，针对不同岗位、不同业务特点，举办专题保密培训，如涉密文件资料管理培训、信息系统安全培训等。3.在线学习，利用学院内部网络平台，提供保密知识在线学习资源，方便全体人员随时学习。4.案例分析，通过分析典型保密违规案例，吸取教训，提高全体人员保密意识和防范能力。（三）培训计划保密工作办公室要制定年度保密教育与培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间和培训对象等。培训计划要根据学院工作实际和保密工作形势，适时进行调整和完善。七、保密奖惩（一）奖励对在保密工作中表现突出的部门和个人，学院给予表彰和奖励。奖励方式包括：1.通报表扬，在全院范围内对保密工作成绩显著的部门和个人进行通报表扬。2.颁发荣誉证书，对保密工作表现优秀的个人颁发荣誉证书。3.物质奖励，对保密工作做出突出贡献的部门和个人给予一定的物质奖励。（二）惩罚对违反保密制度的部门和个人，学院视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。对因违反保密制度导致泄密事件发生的，要依法依规追究相关人员法律责任。惩罚方式包括：1.批评教育，对违反保密制度情