会务服务保障方案

会务服务保障方案

1、需求确认

进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准

问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。

对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。会务需求确认相关表格

详见下列表格。

附表一：会务服务需求确认表

会务服务需求确认表

类另IJ项目内容备注

会议名称

□座谈会□报告会口开/闭幕式口演出口受

会议类型聘仪式

□其他（）

会议日期年月日

上午：（：）~（:）

会议时间下午：（：）~（:）

晚上：（：）〜（：）

会议地点

参会领导

参会人数

1、预留贵宾车位；贵宾专车□是贵宾车位。位

安全管理路线（重大接待）□否

类路线：

2、参观路线

出发点：（）

途经：（）

终点：（）

1、是否增加安保力

口是需要人数：量？（物业组织内

（）调配）；

3、是否需要特别安保

工作事项：（）2、会前、会中、会

□否后是否需要特别安

保要求？

口是

4、参会人员是否凭证件入场

口否

口是保密的内容：

5、是否有保密要求0

□否

电压负荷（）伏

1、是否需要大功率电源

电源连接线（）条

口是通往楼层（）

2、是否需要使用专梯

□否

口是口国歌口颁奖

进行曲

3、会议期间是否需要音乐开/闭幕式

设施设备口其他（）

类□否

口是使用时间：

4、是否需要使用投影（）与灯光相匹配

□否

口是使用时间：

5、是否需要录音笔（）

□否

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附表二：会务服务需求确认表（续）

会务服务需求确认表（续）

类别项目内容备注

□是

6、是否需要视频会议系统

设施设备□否

类7、是否需要电源转换插座、口是需要的设备：（）

万能充电器、插电板等口否

口是合影时间：（）

1、是否需要合影合影座椅数量：（）

口否

口是外宾使用语言：（）

2、是否有外宾参加

□否

口是数量：（）

3、是否需要预留宣传牌摆放时间：。

口否

4、是否需要协助制作与悬挂口是横幅内容：（）

横幅□否

会务服务

□是背景主题：（）

类

5、是否需要协助制作与悬挂背景尺寸：（）

大背景悬挂位置：（）

□否

□是摆放位置.：（）

摆放数量：（）

6、是否需要签到台

摆放物品：（）

□否

7、是否对桌椅的摆放有特别□是摆放方式：（）

要求口否

8、是否需要口板□是摆放位置：（）

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摆放数量：（）

白板笔：（）

□否

口是发放方式：（）

9、是否需要配发会议资料

□否

口是座席牌：（）

10、是否需要打印与摆放座胸牌：（）

席牌、胸牌、准备胸花胸花：（）

□否

□有线话筒数量：（）

摆放位置：（）

□无线话筒

11、麦克风种类

数量：（）

口头戴麦克风

数量：（）

口是数量：（）

12、是否需要提供纸笔

□否

口是水果种类：（）

茶歇：（）

需配备

13、是否需要提供果盘/茶歇饮品：（）

纸巾

食品：（）

口否

14、会中由服务人员续水，口人员续水

还是在座位上摆放瓶装水口瓶装水

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附表三：会务服务需求确认表（续）

会务服务需求确认表（续）

类另项目内容备注

会议桌花数量：（）

1、是否摆放会议台花特别需求：口是（）

口否

环境类会议盆花数量：（）

2、是否摆放会议盆花或绿色绿色植物：种类：（）

植物数量：（）

位置：（）

其他

确认签字：日期：核对人：

2、服务策划

根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案,

其中宜包含但不限于以下方面：

——职责分工；

----时间安排；

——场地安排；

一一会务用品及硬件设施配备；

一一突发事件应对措施；

一一会议秩序及安全等。

3、会前准备

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将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，

以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能

涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：

——布置导引；

布置签到；

——布置横幅与大背景；

——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；

——布置台布；

一一制作并摆放座席牌；

一一摆放不同类型麦克风；

——摆放花卉；

——制作与佩戴胸花；

——提供纸笔；

——提供毛巾、纸巾；

一一调试灯光；

——调试音响；

——调试投影；

——调试空调：

准备茶具（水）；

一一准备果盘；

检查安全、消防设施及疏散通道;

了解会议程序及个性化服务需求;

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备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。

4、会中服务

(1)引领入座

一一操作规则：引领领导入上座，双手轻提起椅子请领导入座，然后用

膝盖轻顶椅背至领导腿部，请其坐下。

——质量标准或要求：椅子轻拿轻放，使用礼貌用语。

(2)上香巾

——操作规则：①左手端托，右手拿香巾夹，站在领导右后侧为领导递

香巾。②不能挡住领导的视线。

——质量标准或要求：香巾干净无异味，冬天在35度左右，夏天上冰毛

巾。

⑶斟茶

一一操作规则：左脚在前，右脚在后，右手提暖瓶，左手小指与无名指

夹住盖杯，拇指与食指拿杯柄，在客人右后侧为客人斟倒茶水，然后轻轻放

回杯碟中，并示意客人用茶。

——质量标准或要求：服务员进入会议室服务时，应抬头挺胸、大方得

体；动作敏捷，轻拿轻放，茶水倒至8分满；

(4)烟灰缸

——操作规则：烟灰缸内烟头超过5个或每20分钟进行更换，放置时小

指垫于缸底，以防发出声响。

一一质量标准或要求：服务员进入会议室服务时，应抬头挺胸、大方得

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体；动作敏捷，轻拿轻放，先取走已满烟灰缸，在递送新的。

(5)会中特殊情况处理

——操作规则：①客人使用话筒时，视情况调节音量大小。②主席台领

导半小时不喝茶，应重新更换一杯。③每20-30分钟为台下客人巡回补充茶

水一次。如主要客人开始讲话则停止一些茶水活动

一一质量标准或要求：保持会场安静，做到“三轻”“四勤”，不打扰

客人。

(6)会中休息服务

——操作规则：快速进行会场小整理，补充、更换物品。

——质量标准或要求：动作敏捷，轻拿轻放，保持安静。

(7)送客

——操作规则：会议结束前10分钟，服务员应站在门口，微笑着向客人

道别。

——质量标准或要求：站姿正确，面带微笑。

5、会后整理

将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限

干以下方面：

——回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归

位。用品的清洗、存放和消毒；

——清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做

好相应记录;

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-检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给

客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；

——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方

或业主，协助追补损失，做好记录；

——对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；

——关闭会议厅(室)：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。

6、会务服务人员仪表、仪态要求

6.1仪表要求

6.1.1服装要求

1)一般要求

(1)根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工

畦；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。

(2)工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持

工装干净、平整，无明显污迹、破损。

2)着装要求

(1)女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于

膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋

面。

(2)男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；

承寸衫领口应扣好，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。

6.1.2工作牌佩戴要求

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工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜

戴。

6.1.3工鞋

宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；鞋上饰品不宜过多，皮鞋表面保持光亮。

6.1.4丝袜

1）女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干净、完好，不宜穿短

袜或不穿。

2）男士宜穿深色长袜，禁止着浅色短筒袜。

6.1.5饰品

1）女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品，

佩饰不宜过多。

2）男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他饰品。

6.1.6妆容

发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，香水味不宜过浓，可涂抹透明指

甲油。

6.2仪态要求

6.2.1站姿

1）女士站姿

上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放

于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍

向后脚的脚背处靠拢。

2）男士站姿

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双眼平视前方，颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下

垂，处于身体两侧，右手轻握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，脚跟并

拢，脚呈“V”字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，

与肩同宽。会务服务人员站姿可参见图A.1。

a）女士站姿示意图b）男士站姿示意图

图A.1会务服务人员站姿示意图

6.2.2行姿

身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动,

两肩相平不摇，两臂摆动自然，步幅适中、匀速.会务服务人员行姿可参见

图A.2。

a）女士行姿示意图b）男士行姿示意图

图A.2会务服务人员行姿示意图

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6.2.3坐姿

1）女士坐姿

背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或两边。

2）男士坐姿

上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两

手分别放在双膝上。会务服务人员坐姿可参见图A.3。

a）女士坐姿示意图b）男士坐姿示意图

图A.3会务服务人员坐姿示意图

6.2.4导引

1）为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2〜3步。

2）遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。

3）引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。

4）为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。会务服务人员指引见

可参见图A.4。

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a)女士导引示意图b)男士导引示意图

图A.4会务服务人员导引不意图

6.2.5笑容

⑶部保持自然亲切的微笑。

6.2.6规范用语

使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。

7、会场布置相关要求

7.1座席牌

7.1.1宜选择三角形座席牌，一般长15〜20厘米，宽7.5〜10厘米，双

面展示。

7.1.2座席牌字体格式统一、大小合理。

7.1.3根据座次要求安排摆放座席牌。

座席牌摆放耍求

场合摆放要求

贵宾厅距沙发扶手前缘5〜6厘米处摆放

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距麦克风右侧3〜4厘米、距客人座位桌边50~

圆桌会议室

60厘米处摆放

摆放靠近麦克风右侧3〜4厘米、距离客人座位

报告厅/礼堂

桌边50〜60厘米处摆放，参见图C.1

a)b)

c)

报告厅/礼堂座席牌摆放示意图

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7.2麦克风

7.2.1摆放要求

1）对于有线麦克风，麦头高度距桌面20厘米；鼠标有线麦距离

桌边20厘米摆放。

2）对于无线麦克风（使用麦克风架）：高度距离桌面20厘米，

麦架距离演讲人20厘米。具体摆放要求可参见图C.2

20厘米

■

麦克风摆放示意图

3）多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定

摆放一个麦克风。

7.2.2电池管理

1）对于无线麦克风，每次充电时间为10〜12小时之间（具体可

根据电池充电计算公式：电池容量除以充电电流计算），电池一般使

用期限为一年。

2）电池应存放在干燥凉爽的地方。

7.2.3其他

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1）音响关闭后，力可卸除有线麦克风。

2）无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。

7.3记录纸、笔

7.3.1记录纸宜选用80g的A4纸3张；如桌子铺有桌布，则需

要加厚到5张或加写字板。

7.3.2记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。

7.3.3会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两支记录笔，记录

笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，笔尖朝

前。具体摆放要求可参见图。

记录笔摆放示意图

7.4饮用水

7.4.1宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水（以下简称“饮用

水〃）。

7.4.2饮用水摆放时，标识应统一面向客人、成直线、靠近茶杯

的左侧摆放（无茶杯的，距离客人右侧1215厘米处摆放）。

7.4.3贵宾厅摆放次用水时宜配放玻璃杯。

8、设备调试

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8.1灯光调试

逐个开关灯光，检查其照明效果。对主席台灯光，应单独检查开

放投影时的灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照射。确保

灯盏无损，亮度与颜色协调一致。