公司印章使用管理制度

公司印章使用管理制度一、总则印章，作为公司对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理的规范与严谨，直接关系到公司的运营安全与合法权益。为确保公司印章使用的规范化、制度化，防范潜在风险，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。公司印章管理遵循“专人保管、规范审批、严格用印、全程留痕”的原则，确保每一次用印行为都有据可查、权责清晰。二、印章的种类与保管（一）印章的种类公司印章主要包括：1.公司公章：用于公司对外正式文件、函告、协议、证明等具有法律效力的文书。2.合同专用章：专门用于公司对外签订各类合同、协议。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、票据等财务活动。4.法定代表人印章：通常与财务专用章配合使用，或用于法定代表人授权的特定业务。5.其他各类专用印章：如发票专用章、报关专用章、项目专用章、部门印章等，此类印章根据其特定用途进行管理和使用。（二）印章的保管1.专人保管：公司各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为部门负责人或其授权的责任心强、工作严谨的正式员工。印章保管人名单应报公司综合管理部门备案。2.分责保管：公司公章、合同专用章一般由公司综合管理部门指定专人保管；财务专用章、法定代表人印章由公司财务部门指定专人分别保管；其他各类专用印章或部门印章由相应部门负责人指定专人保管。3.保管要求：印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗、遗失或滥用。印章应存放在保险柜或带锁的抽屉等安全装置内。非工作时间，印章必须入柜上锁，不得随意放置或交由他人代管。保管人临时离岗或因事外出，应将印章锁好，并向部门负责人或其指定的临时保管人做好交接。4.保管人职责：保管人需熟悉本制度规定，严格按照审批权限和用印流程操作，对不符合规定的用印申请有权拒绝。三、印章的使用流程（一）用印申请用印部门或经办人需填写《用印申请单》，详细注明用印事由、用印文件名称及编号（如有）、用印份数、对方单位名称（如适用）、申请部门、申请人及日期等信息，并附上需用印的文件原件或清晰复印件。（二）审批权限1.常规文件用印：由部门负责人审核批准；涉及重要业务、合同、对外承诺或可能产生重大经济责任、法律责任的文件用印，须报请公司分管领导或总经理审批。具体审批权限划分，可根据公司实际情况另行制定细则。2.合同专用章用印：除遵循上述审批权限外，还需确保合同已履行相应的合同评审程序。3.财务专用章用印：须符合公司财务管理制度规定，由财务负责人或其授权人员审批。（三）用印审核与登记印章保管人在接收《用印申请单》及用印文件后，应对照审批意见，仔细核对用印文件内容与申请事由是否一致，文件是否完整、规范，审批手续是否齐全。确认无误后，方可在《用印登记簿》上进行登记，登记内容应与《用印申请单》信息一致。（四）用印操作1.印章保管人应亲自操作用印，确保印文清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处）。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。3.如遇特殊情况，需带出公司使用印章的，必须提出书面申请，经公司总经理批准后，由两人以上共同携带，并确保印章安全和规范使用，用后立即归还。（五）用印文件留存用印完成后，印章保管人应将《用印申请单》、审批依据及用印文件的复印件（或电子版）按序整理存档，以备查验。重要合同、协议等文件的用印记录应与合同管理台账相对应。四、印章的刻制、变更与废止（一）印章刻制公司印章的刻制须由综合管理部门统一负责。任何部门或个人不得擅自刻制公司印章或冠以公司名称的各类专用章。刻制前需履行内部审批程序，刻制时应选择经公安机关备案的正规刻章单位。新印章刻制完成后，应办理启用登记手续，并及时向相关部门和单位通报。（二）印章变更与废止因公司名称变更、印章磨损、遗失或根据业务需要停止使用某类印章时，应及时办理印章的变更或废止手续。废止的印章由综合管理部门负责统一回收、登记、封存或销毁，并做好记录。销毁时应有两人以上在场监销。五、特殊情况处理（一）紧急用印遇紧急情况需立即用印而审批领导无法及时签署时，可先通过电话、即时通讯工具等方式向有权审批领导请示，经同意后先用印，并由印章保管人记录通话内容及时间。事后，申请人应尽快补办书面审批手续。（二）印章遗失或被盗印章保管人如发现印章遗失或被盗，应立即向公司综合管理部门及分管领导报告，并迅速采取补救措施，包括但不限于向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度降低公司损失和风险。六、责任追究任何单位或个人违反本制度规定使用印章，导致公司名誉受损、经济损失或产生法律纠纷的，公司将根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究其法律责任。印章保管人因失职、渎职造成印章遗失、