采购询比价流程规范自查报告

采购询比价流程规范自查报告为落实公司本年度合规管理强化年工作要求，梳理采购寻源定价环节流程漏洞，防范廉政风险与不必要的成本浪费，采购管理部于2024年7月针对2024年1月-6月完成询比价定价的所有非年度框架类采购项目开展全流程覆盖式自查。本次自查明确覆盖范围为单次采购预算5万元以上、未纳入年度框架招标的零散采购、专项项目配套采购、应急类采购，共涉及72个项目，涵盖办公环境改造、生产辅材采购、设备维保服务、信息化配套开发、后勤服务采购五大品类，自查环节从需求提报、寻源准备、供方邀约、报价收集、评审定标到合同归档全节点倒查，采用原始资料复核、供方资质交叉验证、需求部门满意度回访、工商信息公开查询四种方式开展，确保自查不走过场、不留死角，现将本次自查发现的问题、原因分析及后续整改规范要求报告如下。本次自查开展前，采购部现行询比价流程的基本落地情况为：制度层面明确要求单次预算5万-50万元的常规非应急采购必须执行3家及以上合格供方询比价，50万元以上项目必须公开招标，应急类采购允许先启动采购后1周内补全询比价流程，定标执行三级审批制，即采购经办人初审、采购经理复核、分管副总经理终审。本次覆盖的72个项目中，形式上满足3家及以上供方报价要求的项目共61个，占比84.7%，所有项目均完成三级审批签字，全部成交项目均留存了至少基础的定价资料，72个项目询比价后累计成交总价比初始申报预算节约128.6万元，平均价格降幅达到8.2%，整体来看询比价流程基本发挥了控本降本、合规约束的作用，但全流程倒查后仍然发现不少实质性问题，具体问题分类统计如下：问题类别涉及项目数量占总问题项目比例风险等级供方邀约环节不符合有效竞争要求1238.7%中高询比价报价资料留存不完整不规范825.8%中需求提报不清晰导致比价基准不一致516.1%中定标评审不透明，规则执行不到位412.9%高应急采购补流程不及时不规范26.5%低从统计结果可以看出，本次自查共发现31个项目存在不同程度的流程不规范问题，占全部自查项目的43.06%，其中中高风险问题占比超过一半，核心问题具体表现如下：第一，供方邀约环节的无效竞争问题突出。本次统计的12个问题项目中，有7个项目存在关联供方凑数的问题，例如今年3月完成的办公楼一层大堂装修项目，询比价邀约的三家供应商分别为当地某装饰工程有限公司、某家居装饰设计有限公司、某宏远装修工程队，通过国家企业信用信息公示系统查询发现，三家单位的实际控制人分别为张某、张某配偶、张某小舅子，三家预留的投标联系电话为同一个号码，注册地址均为我区产业园12栋301室，实际上就是同一经营主体拆分出来的三家单位，报价差异仅为2000元左右，根本没有形成实质竞争，最终成交价格比市场合理价格高出约9%，就是典型的凑数走流程。另有3个项目长期固定邀约同一批老供方，从未引入新供方参与比价，例如今年5月的100套员工办公桌椅采购项目，询比价的三家供应商都是已经合作超过5年的老供应商，报价都比我们通过公开平台寻源找到的同参数同质量产品报价高出10%-12%，因为经办人图省事，长期只找熟悉的供应商，不愿意开发新供方，导致没有形成有效竞争，白白增加了采购成本。还有2个项目存在资质审核不严的问题，邀约的供方根本不满足项目的资质要求，只是拿来凑够三家的数量，例如今年2月的车间消防管道整改项目，其中一家参与比价的供应商根本没有消防工程专业承包资质，完全不符合项目要求，只是拿来凑数，本质上还是只有两家有效供方参与竞争。第二，询比价过程资料留存不规范，不符合审计合规要求。本次发现的8个问题项目中，有4个项目没有留存完整的原始报价资料，只有经办人记录的最终谈判价格，没有供应商盖章确认的书面报价单或者电子报价文件，例如今年1月的打印机维保服务项目，经办人只是通过微信跟三家供应商聊了价格，记录了三个价格就定标了，没有要求供应商提供盖章的报价文件，后续如果出现价格纠纷或者审计核查，根本拿不出有效依据。还有3个项目没有留存完整的过程沟通记录，议价调整的过程没有任何书面记录，微信聊天记录因为经办人更换手机没有备份，完全找不到了，只有最终的定标结果，整个比价过程无法追溯。还有1个项目的原始报价对比表丢失，只有最终的定标审批表，三家报价的具体参数、价格差异完全没有记录，根本没办法复核定标的合理性。此外还有多个项目的电子资料没有按照要求上传OA系统存档，只是存在经办人个人电脑里，一旦人员离职或者电脑故障，资料就会丢失。第三，前端需求提报不清晰，导致比价基准不一致，询比价失去意义。本次发现的5个问题项目都是因为需求描述模糊，不同供应商按照不同标准报价，根本不具备可比性。例如今年4月的生产车间通风管道改造项目，需求部门提报的需求只有“改造现有通风管道，满足车间通风要求”一句话，没有明确管道的材质要求、板材厚度、风压标准、验收参数，结果三家供应商分别按照不锈钢材质、镀锌板材质、复合板材三个不同标准报价，价格从1.5万元到2.8万元不等，完全没办法对比，最后只能打回需求部门重新提报需求，重新开展询比价，整整耽误了7天的项目工期，影响了车间的正常改造进度。还有今年3月的15台办公电脑采购项目，需求只写了“15台办公用笔记本电脑”，没有明确CPU型号、内存容量、硬盘规格、保修要求，结果三家供应商分别报了不同配置的产品，价格差最高达到了800元/台，总差价超过1万元，根本没办法直接比价，只能重新梳理参数，延误了采购周期。第四，定标评审不透明，存在廉政风险隐患。本次发现的4个高风险问题都集中在这个环节，其中2个项目放着符合要求的低价供应商不选，选择了价格更高的供应商，也没有出具任何书面的偏离说明。例如今年2月的厂区监控系统升级项目，三家供应商报价分别为12.8万元、13.5万元、14.2万元，报价最低的A供应商资质符合要求，同类项目业绩也满足要求，但是最终定标选择了报价13.5万元的B供应商，审批表上只写了“综合考虑服务能力”，没有具体说明A供应商哪里不符合要求，也没有说明B供应商的服务优势具体是什么，能不能覆盖7000元的差价，整个定标过程没有任何书面记录，完全没办法追溯，存在明显的廉政风险隐患。另外2个项目定标没有采用量化评审，所有评审因素都是定性描述，没有具体打分，完全依靠个人判断定标，很容易出现权力寻租的空间。第五，应急采购补流程不规范，流于形式。本次发现的2个问题项目都是生产设备突发故障需要紧急更换配件，允许先采购后补流程，但是经办人在采购完成三个月都没有补流程，直到本次自查才补，补流程的时候直接找已经采购的供应商找了两家关联公司凑报价，完全没有重新开展有效比价，补流程只是走形式，根本起不到监督控本的作用。问题产生的深层次原因，主要有四个方面：一是采购人员合规意识薄弱，对询比价的核心意义认识不到位。很多老员工长期形成了“重结果轻流程”的观念，认为只要最终价格比预算低、能交付就没问题，流程只是走形式，凑够三家数量就符合要求，根本没有认识到询比价的核心是形成有效竞争，控制成本和防范风险，对流程要求敷衍了事；新员工入职后没有接受系统的合规培训，对流程的具体要求不熟悉，不知道要排查关联关系、要留存完整资料，很多错误都是因为不熟悉规则导致的。二是流程审核把关流于形式，二级三级审核只做形式检查不做实质审核。采购经理和分管副总审批的时候，大多只看有没有三家报价、有没有签字，不会去核查供方是不是关联方、需求是不是清晰、定标理由是不是充分，导致很多问题到最后都没有被发现，不了了之。三是供方库管理不完善，寻源可选空间不足。我们现行的合格供方库已经两年没有大规模更新，很多品类的合格供方数量不足，每个品类只有三四家老供方，所以每次询比价只能找这几家，另外新供方入库的流程原来比较繁琐，需要五个部门签字，耗时超过半个月，经办人不愿意花时间引入新供方，只能凑合用老供方；同时原来的制度没有明确要求排查关联关系，也没有建立对应的排查流程，所以关联供方凑数的问题一直没有被发现。四是应急采购的配套规则不明确，原来的制度只规定了应急采购可以先采购后补流程，但是没有明确补流程的时限要求，也没有明确补流程的具体操作规范，导致很多经办人一拖再拖，最后补流程只能走形式。针对本次自查发现的问题，我们已经启动了针对性整改，对所有中高风险问题项目完成了回头复核：对存在关联供方凑数、定标理由不充分的5个项目，已经要求原经办人补做了说明，由需求部门和分管副总签字确认存档，对价格高出市场合理范围的1个项目，已经联合需求部门跟供应商协商，下调了3%的合同价款；对资料不全的项目，已经补全了所有缺失的资料，完成了归档；对补流程不及时的项目，已经按照规范重新补完了所有流程。除了针对现有问题的整改，我们还制定了长效的询比价流程规范要求，具体如下：第一，严格规范需求提报与审核环节。所有进入询比价环节的项目，需求部门必须提交标准化的采购需求说明书，要求所有可量化的参数必须明确标注，禁止模糊化描述，例如工程类采购必须附带清晰的工程量清单和施工图纸，设备类采购必须附明确的参数表，服务类采购必须明确服务范围、考核标准和验收要求，采购部设置专门的需求审核岗，对需求的清晰度进行前置审核，需求不清晰的一律打回重提，不进入寻源环节，从源头避免比价基准不一致的问题。第二，严格规范供方邀约与资质审核环节。明确要求所有询比价项目必须邀约至少三家独立的合格供方，同一实际控制人的关联供方只能算作一家，特殊情况确实不足三家的，必须提交分管副总签字审批说明原因，否则不允许启动比价；简化新供方入库流程，原来的五级审核简化为两级审核，只要供应商提供营业执照、对应资质证书、信用报告三个资料，三个工作日内必须完成审核入库，降低新供方引入门槛，要求每个品类每半年至少引入3家新的合格供方，保证寻源有充足的选择空间；新增关联关系排查强制要求，每次询比价之前，经办人必须通过国家企业信用信息公示系统查询所有参与报价供方的工商信息，排查实际控制人关联关系，排查截图留存归档，没有完成排查的不进入报价环节；严格资质审核，不符合项目资质要求的供方一律不允许参与比价，杜绝凑数情况。第三，严格规范过程资料留存管理。明确要求所有报价必须提供加盖供应商公章（或电子公章）的书面报价文件，口头报价和无盖章报价一律无效，必须补开后方可进入评审；所有过程资料，包括需求说明书、供方资质文件、关联关系排查记录、报价单、报价对比表、沟通记录、评审记录全部要留存，纸质资料存入采购部专门档案柜，电子资料统一上传OA系统对应项目目录，要求留存年限不低于10年，满足审计和追溯要求；统一使用标准化的询比价报价对比表，将各家供方的报价、资质、参数、服务条款全部逐项列明，方便审核和追溯。第四，严格规范定标评审环节。明确“质价相符、低价优先”的定标原则，在供方资质符合、质量满足需求要求的前提下，必须选择报价最低的供方，不选择低价供方的必须出具正式的《定标偏离说明》，详细说明不选择低价供方的具体原因，提供对应的证明材料，由需求部门负责人、采购分管副总、总经理依次签字确认后方可定标，偏离说明存入项目档案；单次预算20万元以上的询比价项目，必须采用量化评分法，价格分占比不低于60%，技术分和商务分逐项量化打分，所有评委签字确认评分结果，得分最高者中标，杜绝模糊定性评审，减少自由裁量空间。第五，严格规范应急采购管理。明确应急采购的适用范围，只有不可抗力导致的、影响生产安全的急需采购才能走应急采购流程，其他采购一律走正常流程；明确应急采购必须在采购完成后7个工作日内补完全部询比价流程，补流程必须按照正常询比价要求邀约三家独立供方开展有效比价，不允许直接用已采购供方凑数，补比价发现实际采购价格高于合理价格10%以上的，追究经办人的责任，并且要求供应商下调价格；应急采购启动前必须口头报总经理同意，事后补开审批单，不允许先采购后不告知。第六，建立常态化的监督培训机制。采购部每月抽取不低于10%的已完成询比价项目开展合规复查，发现流程不规范问题的，每个问题扣减经办人当月5%的绩效，一年内出现三次以上问题的，取消年度评优资格，情节严重的调整岗位；每季度组织一次采购人员合规培训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