档案外借使用登记管理办法

档案外借使用登记管理办法一、总则（一）目的依据。为规范档案外借使用行为，维护档案安全完整，依据《中华人民共和国档案法》相关规定制定本办法。各单位应遵照执行，确保档案外借使用管理科学化、制度化。（二）适用范围。本办法适用于本单位所有门类档案的外借、复制、查阅等使用行为，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案等。特殊载体档案如照片、录音带等应单独制定实施细则。（三）基本原则。档案外借使用遵循“严格审批、规范登记、分级管理、定期清查”原则，确保档案安全前提下提供服务。二、组织机构与职责（一）职责划分。档案管理部门是档案外借使用归口单位，负责制定政策、审核审批、监督检查；各业务部门负责档案形成与提供利用；使用部门负责档案使用管理与反馈。（二）岗位设置。设立档案管理员岗位，负责日常登记；指定档案审核员，负责重大档案外借审批；各部门指定联络员，负责本部门档案使用协调。（三）权限界定。档案管理员对档案外借申请有初步审核权；档案审核员对超出常规范围的申请有否决权；单位负责人对重大档案外借有最终决定权。三、外借申请与审批（一）申请条件。档案外借应具备以下条件：确因工作需要、学术研究、公务活动等正当理由；无保密限制或已履行解密程序；提供明确使用目的与期限。（二）申请流程。使用部门填写《档案外借申请表》，注明档案名称、数量、使用目的、期限等，经部门负责人签字后报送档案管理部门。紧急情况需加急说明。（三）审批权限。常规档案外借由档案管理员审核，3日内批复；重大档案外借需档案审核员初审，单位负责人终审，5日内批复。特殊档案外借应逐件审批。四、登记与交接（一）登记要求。档案外借必须使用统一《档案外借登记簿》，记录档案编号、名称、数量、借用人、部门、借出时间、归还时间、使用目的等要素。登记应字迹工整、项目齐全。（二）交接程序。档案管理员与借用人当面核对档案，双方在登记簿上签字确认。借用人应亲笔签名，档案管理部门应加盖公章。交接过程应有监控录像条件下的录像。（三）变更处理。档案使用范围、期限变更需填写《档案外借变更申请》，按原审批流程重新审批并登记。档案遗失、损坏应立即报告并记录。五、使用管理与监督（一）使用规范。档案外借期间应设置专用保管场所，采取防火防潮防盗措施。禁止涂改、损毁、转借档案。使用完毕后应立即归还，不得超期占用。（二）定期检查。档案管理部门每月对在借档案进行抽查，重点检查保管条件、使用记录。发现问题应立即纠正并记录。借用人应配合检查，提供必要说明。（三）违规处理。对超期不还、擅自复制、损毁档案等行为，视情节轻重给予通报批评、行政处分，涉嫌违法的移交司法机关处理。具体处罚标准见附则。六、归还与处置（一）归还程序。档案使用期满或任务完成后，借用人应立即归还档案。档案管理员当面核对无误后，在登记簿上注明归还时间并签字。双方签字确认后档案方可出库。（二）清点要求。归还档案应逐件清点，检查有无缺损。如有异常应立即拍照取证，并记录在案。档案管理员应将清点结果录入管理系统。（三）处置流程。临时性档案外借使用完毕后应立即销毁登记记录。长期性档案外借使用完毕后应按档案管理要求进行整理归档。特殊情况需报单位负责人批准。七、特殊情况处理（一）紧急情况。因突发事件需紧急外借档案，应先口头报告档案管理部门，事后立即补办手续。紧急外借不得超过3日，特殊情况需再次审批。（二）跨部门使用。同一单位内跨部门使用档案，需经档案管理部门协调。使用部门应填写《档案内部流转申请》，经双方部门负责人签字后执行。（三）外部单位使用。外部单位需使用档案应按档案外借流程办理。涉及保密档案需经上级主管部门批准，并采取必要的安全措施。八、附则（一）责任追究。档案外借使用管理实行责任追究制。因管理不善造成档案遗失、损毁的，追究相关责任人责任。具体责任认定标准见附件。（二）档案保管。档案外借期间，档案管理部门应定期检查保管条件。借用人应提供符合档案保管要求的场所，并配备必要设施。（三）培训要求。档案管理部门每年对档案管理员、审核员、联络员进行业务培训，考核合格后方可上岗。培训内容应包括档案法规、操作流程、安全知识等。（四）记录保存。档案外借登记簿应保存30年，电子记录应备份存档。特殊档案外借记录应永久保存。具体保存期限见档案管理制度。（五）解释权属。本办法由档案管理部门负