行政审批公章使用制度

PAGE行政审批公章使用制度一、总则（一）目的为加强公司行政审批公章的管理，规范公章使用行为，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在涉及行政审批事项时使用公章的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：公章使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.审批授权原则：未经审批授权，任何部门和个人不得擅自使用公章。3.用途明确原则：公章使用应明确用途，不得用于与公司行政审批无关的事项。4.安全保密原则：加强公章保管和使用过程中的安全保密工作，防止公章被盗用、冒用或滥用。二、公章的种类及用途（一）公司行政公章1.用于以公司名义对外发布的各类公文、函件、证明、协议、合同等。2.用于公司与政府部门、企事业单位等的往来文件、报表、申请、报告等。3.用于公司内部的重要文件、通知、决定、通报等的发布。（二）公司财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。2.用于公司与银行、税务等金融机构的往来文件、报表、申请、报告等。（三）公司合同专用章1.用于公司对外签订的各类合同、协议等经济业务文件。2.用于公司与供应商、客户等签订的采购合同、销售合同、租赁合同等。（四）其他专用章根据公司实际需要，经公司领导批准刻制的其他专用章，其用途由公司另行规定。三、公章的保管（一）保管部门1.公司行政公章由公司办公室指定专人负责保管。2.公司财务专用章由公司财务部指定专人负责保管。3.公司合同专用章由公司合同管理部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章使用制度，不得擅自将公章交予他人保管或使用。2.公章应存放在安全可靠的保险柜或保险箱内，并设置专人专管的存放区域，确保公章存放安全。3.公章保管人员应定期对公章进行检查，确保公章完好无损。如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。四、公章的使用审批（一）审批流程1.申请：使用公章的部门或个人应填写《行政审批公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章范围、用章时间等信息，并加盖部门公章。2.审核：申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司相关审批部门进行审核。审批部门应根据用章事项的性质、重要程度等进行严格审核，确保用章事项符合公司规定和相关法律法规要求。3.批准：经审核通过的申请表，由公司领导根据审批权限进行批准。审批权限根据公司组织架构和用章事项的重要程度进行设定，一般分为部门负责人批准、分管领导批准、总经理批准等。4.登记：公章保管人员在收到经批准的申请表后，应进行详细登记，记录用章时间、用章事由、用章内容、用章人等信息，并留存申请表原件。（二）审批权限1.一般事项：涉及公司日常行政事务、一般性文件发布、普通业务往来等事项，由部门负责人批准。2.重要事项：涉及公司重大决策、重要合同签订、对外投资、融资等事项，由分管领导批准。3.重大事项：涉及公司战略规划、重大项目合作、公司改制、上市等事项，由总经理批准。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，需立即使用公章，但无法按照正常审批流程进行审批的，用章部门或个人应向公司领导说明情况，经公司领导同意后，可先使用公章，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及公司机密或敏感信息的用章事项，应严格按照公司保密制度进行审批和管理，确保信息安全。五、公章的使用（一）使用要求1.公章使用必须在公司内部进行，不得携带公章外出使用。如因特殊情况确需携带公章外出的，必须经公司领导批准，并安排专人陪同，确保公章安全。2.公章使用应严格按照批准的用途、范围和时间进行，不得擅自更改或扩大用章范围。3.公章使用时，应在《行政审批公章使用登记表》上加盖公章，并由用章人签字确认。登记表应妥善保管，以备查阅。4.公章使用后，应及时将公章归还保管人员，并办理交接手续。保管人员应对归还的公章进行检查，确保公章完好无损。（二）用章方式1.原则上应采用红色印泥加盖公章，确保印章清晰、端正、完整。2.对于需要多页盖章的文件，应逐页加盖公章，并在骑缝处加盖骑缝章，确保文件的完整性和真实性。3.对于电子文档需要加盖公章的，应使用符合国家规定的电子印章系统进行盖章，并确保电子印章的合法性和有效性。六、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、名称变更、业务范围变化等原因，导致公章不再使用的，应及时办理公章停用手续。2.公章停用后，保管人员应将公章妥善保管，并在《行政审批公章使用登记表》上注明停用日期。（二）销毁1.对于已停用的公章，应按照公司规定进行销毁。销毁前，应填写《行政审批公章销毁申请表》，经公司领导批准后，由保管人员会同公司相关部门人员共同进行销毁。2.公章销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保公章无法复原。销毁过程应进行记录，并由参与销毁的人员签字确认。3.销毁后的《行政审批公章销毁申请表》和销毁记录应妥善保管，以备查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对公章使用情况进行审计检查，确保公章使用符合公司规定和相关法律法规要求。2.公司办公室应加强对公章保管和使用情况的日常监督检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受政府部门、监管机构等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供公章使用情况的相关资料。2.对于涉及公司重大事项的公章使用，应主动接受公司监事会、独立董事等的监督，确保公司决策的合法性和公正性。八、责任追究（一）违规责任1.对于违反本制度规定，擅自使用公章、超范围使用公章、未经审批使用公章等行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。（二）保管责任1.公章保管人员因保管不善，导致公章被盗用、冒用或遗失的，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因公章被盗用、冒用或遗失给公司造成经济损