审批局档案管理制度

PAGE审批局档案管理制度一、总则（一）目的为加强审批局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审批工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审批局各部门在履行审批职能过程中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则审批局档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映审批工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为审批工作、社会公众和其他相关方提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全局档案管理工作的组织、协调和实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本局档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化存储和管理，实现档案信息的快速检索和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案实体的安全。5.按照规定的范围和程序，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行清理和处置。7.负责档案管理工作的业务培训和指导，提高全局档案管理人员的业务水平。（二）各部门档案管理员各部门指定专人作为档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。其主要职责包括：1.负责收集本部门在审批工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门的文件材料进行分类整理，编制文件目录。3.对本部门的档案进行初步审核，确保档案内容的真实性和准确性。4.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。5.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审批业务文件包括审批申请书、受理通知书、审查意见、审批决定书等各类审批过程中形成的文件材料。2.内部管理文件涉及审批局行政管理、人事管理、财务管理、业务培训等方面的文件材料。3.会议文件各类工作会议、专题会议形成的会议通知、议程、纪要、决议等文件。4.统计报表审批业务相关的统计报表、数据汇总材料等。5.声像档案审批工作中的照片、录音、录像等资料，如重大审批项目的现场照片、审批仪式的录像等。6.其他文件与审批工作有关的各类合同、协议、调研报告、函件等文件材料。（二）收集要求1.各部门档案管理员应及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保文件材料的形成与审批工作同步进行。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字、盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、元数据完整，并按照规定进行备份存储。4.声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行整理归档。（三）整理方法1.分类按照档案的形成部门、时间、内容等因素进行分类。例如，可分为行政审批类、行政许可类、公共服务类等类别，再在每个类别下按照时间顺序进行细分。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房内配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，确保档案存放有序。3.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，定期进行清点和检查，发现问题及时处理。对于重要档案，可采取备份保管或异地存放等方式，确保档案的安全。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，要建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。3.声像档案保管声像档案应按照载体类型分别存放，如照片可存放在相册或档案盒中，录音、录像资料可存储在光盘或硬盘上，并注明相关信息。定期对声像档案进行检查和维护,防止载体损坏导致信息丢失。（三）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管反映审批局主要职能活动和历史面貌的，对审批工作、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。例如，重大审批政策的制定文件、涉及全局性的重要会议文件等。2.长期保管在较长时间内对审批工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为30年。如一般性的审批业务文件、年度统计报表等。3.短期保管在较短时间内对审批工作有参考价值的档案，保管期限一般为10年。如临时性的工作文件、一般性的函件等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.在清查过程中发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。3.清查结果应形成书面报告，详细记录档案的清查情况、存在问题及处理结果等信息，并存档备查。五、档案的利用（一）利用范围1.审批局内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案，以了解审批历史、参考相关政策文件等。2.上级主管部门、其他政府部门因工作需要查阅相关审批档案，以进行工作指导、监督检查或信息共享。3.社会公众因合理需求，按照规定程序查阅涉及自身利益的审批档案，如行政审批结果公示、公共服务事项办理记录等。（二）利用程序1.查阅申请内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。上级主管部门、其他政府部门查阅档案，应出具正式的查阅函，说明查阅理由和范围，经审批局分管领导批准后，由档案管理部门接待查阅。社会公众查阅档案，应按照相关规定提交查阅申请，说明查阅事项与自身利益的关联性等信息，经审批局信息公开部门审核通过后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅登记档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以登记，记录查阅人姓名、单位、查阅日期、档案名称及编号等信息。3.查阅服务档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案查阅服务。查阅过程中，查阅人应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房或进行拍照、复印、摘录等操作。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。4.借阅申请因工作需要借阅档案的，除按照查阅申请程序办理外，还应明确借阅期限，并提交借阅承诺书，保证按时归还档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案内容。5.借阅审批内部工作人员借阅档案，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。上级主管部门、其他政府部门借阅档案，经审批局分管领导批准后，办理借阅手续。社会公众原则上不允许借阅档案，特殊情况确需借阅的，应经审批局主要领导批准，并严格按照规定程序办理借阅手续。6.借阅归还借阅人应在规定期限内归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究借阅人的责任。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。2.未经档案管理部门同意，查阅人不得擅自对档案进行拍照、复印、摘录等操作，不得将档案内容泄露给无关人员。3.档案利用过程中，如发现档案内容可能对审批工作、社会稳定或其他方面产生不利影响的，应及时停止利用，并向上级主管部门报告。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和方法，对档案进行鉴定。对于已超过保管期限、确无保存价值的档案，可列入销毁范围。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出拟销毁档案清单，提交档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定是否销毁，并签署鉴定意见。3.经鉴定确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、日期、保管期限等信息。（四）销毁实施1.档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门会同相关部门共同实施。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁工作的记录和凭证。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立先进、实用、安全的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、快速检索、在线利用和远程传输，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等操作，建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现档案信息的数字化整合。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，方便档案信息的检索和查询。（三）信息系统管理1.选用符合档案管理业务需求和安全标准的档案信息化管理软件，确保系统功能完善、操作简便、安全可靠。2.对档案信息化管理系统进行定期维护和升级，及时修复系统漏洞，优化系统性能，保证系统的正常运行。3.建立档案信息系统用户权限管理制度，根据用户的工作职责和业务需求，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。4.加强对档案信息化管理系统的数据备份和恢复工作，定期对系统数据进行备份，并将备份数据存储在异地，以防止数据丢失或损坏。（四）信息安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对