学校采购申报审批制度

PAGE学校采购申报审批制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本申报审批制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及下属单位使用财政性资金、自有资金等进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等机会参与竞争，公平对待每一个供应商，公正地进行评审和决策。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.归口管理原则：明确各部门在采购活动中的职责，实行归口管理，确保采购工作有序进行。二、采购申报（一）采购需求提出1.各部门根据教学、科研、行政等工作需要，结合实际情况，提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、交货时间、售后服务等内容。2.对于涉及重大教学、科研项目或金额较大的采购需求，应进行可行性论证，确保采购项目的必要性和合理性。可行性论证报告应包括项目背景、目的、技术方案、经济分析、社会效益等内容。（二）采购预算编制1.采购需求提出部门应根据采购项目的具体情况，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的各项费用，如货物价格、运输费、安装调试费、售后服务费等，并应按照财政部门的要求进行细化和规范。2.采购预算编制应遵循实事求是的原则，充分考虑市场价格波动等因素，确保预算的准确性和合理性。采购预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整，应按照规定的程序进行申报和审批。（三）采购申报材料准备1.采购需求提出部门在完成采购需求提出和采购预算编制后，应准备采购申报材料。采购申报材料应包括采购申请表、采购需求说明、采购预算明细、可行性论证报告（如有）等。2.采购申请表应填写完整、准确，包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、申请部门等信息，并由申请部门负责人签字盖章。3.采购需求说明应详细描述采购项目的技术参数、质量要求、交货时间、售后服务等内容，确保采购项目的具体要求明确无误。4.采购预算明细应清晰列出采购项目的各项费用，便于审核和控制采购成本。5.可行性论证报告（如有）应按照要求编写，内容详实、论证充分，为采购决策提供科学依据。（四）采购申报流程1.采购需求提出部门将准备好的采购申报材料提交至学校采购管理部门。2.采购管理部门对采购申报材料进行初审，重点审查采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购申报材料的完整性等。如发现申报材料不符合要求，应及时通知采购需求提出部门进行补充或修改。3.采购管理部门初审通过后，将采购申报材料提交至学校审批部门进行审批。审批部门应根据学校的相关规定和采购项目的实际情况，对采购申报进行审核，并做出审批决定。4.采购申报获得批准后，采购管理部门应及时将审批结果通知采购需求提出部门，并按照审批意见组织实施采购活动。三、采购审批（一）审批权限划分1.学校采购管理部门：负责对采购申报材料进行初审，审核采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购申报材料的完整性等，并提出初审意见。2.学校审批部门：负责对采购申报进行最终审批，根据学校的相关规定和采购项目的实际情况，做出审批决定。审批部门应包括学校领导、财务部门、审计部门等相关人员，具体审批权限划分如下：采购金额在[X]万元以下的采购项目，由学校采购管理部门负责人审批。采购金额在[X]万元至[X]万元之间的采购项目，由学校分管领导审批。采购金额在[X]万元以上的采购项目，由学校领导班子集体研究决定。3.特殊采购项目审批：对于涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊采购项目，应按照国家相关规定进行审批，不受上述审批权限限制。（二）审批内容1.采购需求审查：审批部门应审查采购需求的合理性和必要性，确保采购项目符合学校的教学、科研、行政等工作需要。2.采购预算审查：审批部门应审查采购预算的准确性和合理性，确保采购预算能够满足采购项目的实际需求，并符合财政部门的相关规定。3.采购方式审查：审批部门应审查采购方式的选择是否符合国家法律法规和学校的相关规定，是否能够保证采购项目的质量和效益。4.供应商资格审查：审批部门应审查拟参与采购项目的供应商资格是否符合要求，是否具备良好的商业信誉和履行合同的能力。（三）审批流程1.采购管理部门将初审通过的采购申报材料提交至学校审批部门。2.审批部门收到采购申报材料后，应按照审批权限进行审批。对于需要学校领导班子集体研究决定的采购项目，应组织召开专题会议进行讨论和决策。3.审批部门在审批过程中，如发现采购申报材料存在问题或需要补充相关信息，应及时通知采购管理部门和采购需求提出部门进行说明或补充。4.审批部门做出审批决定后，应及时将审批结果反馈给采购管理部门。采购管理部门应按照审批意见组织实施采购活动。四、采购实施（一）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。公开招标应按照国家相关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，选择最优供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购文件编制1.根据采购方式的不同，采购管理部门应编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求说明、采购预算明细、采购合同条款、评标标准（谈判文件、询价通知书等）等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保采购活动的顺利进行。采购文件编制过程中，应充分征求采购需求提出部门、相关专家等的意见，保证采购文件的科学性和合理性。（三）供应商选择与管理1.采购管理部门应按照采购文件的要求，组织对供应商进行资格审查和评选。供应商应具备良好的商业信誉、履行合同的能力、产品质量保证等条件。2.对于通过资格审查的供应商，采购管理部门应建立供应商库，并定期对供应商进行评估和考核。评估和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。对于表现优秀的供应商，应给予一定的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时进行调整或淘汰。3.在采购活动中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和采购项目的进展情况，确保采购项目的顺利实施。（四）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、售后服务等内容，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交至学校法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，采购合同应按照学校的相关规定进行签字盖章，并报学校采购管理部门备案。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。如因特殊情况需要变更合同内容，应按照合同约定的程序进行协商和签订补充协议，并报学校采购管理部门备案。五、采购验收（一）验收准备1.采购项目到货前，采购管理部门应通知采购需求提出部门、相关技术人员等组成验收小组，并明确验收小组的职责和分工。2.验收小组应根据采购合同和采购需求说明，制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收流程等内容。验收方案应报学校采购管理部门备案。（二）验收实施1.采购项目到货后，供应商应及时通知采购管理部门和验收小组进行验收。验收小组应按照验收方案的要求，对采购项目的数量、规格型号、质量等进行逐一核对和检查。2.验收过程中，验收小组可邀请相关专家或专业检测机构进行技术鉴定，确保采购项目的质量符合要求。对于大型设备、复杂系统等采购项目，验收小组应进行试运行或性能测试，确保设备或系统能够正常运行。3.验收小组应如实填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并报学校采购管理部门备案。（三）验收结果处理1.如采购项目验收合格，验收小组应出具验收合格证明，采购管理部门应按照采购合同的约定支付货款。2.如采购项目验收不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商应在规定的时间内完成整改或退换货，并重新提交验收申请。验收小组应再次进行验收，直至采购项目验收合格为止。3.对于验收不合格且供应商拒不整改或退换货的情况，采购管理部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任，并采取相应的法律措施维护学校的合法权益。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购项目的申报、审批、实施、验收等环节进行检查，确保采购活动符合相关规定和程序。2.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购项目的预算执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用效益等内容。审计部门应及时发现和纠正采购活动中存在的问题，防范采购风险。3.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。对于违反法律法规和学校规定的采购行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）外部监督1.学校采购活动