先审批后采购制度

PAGE先审批后采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、有序进行，提高采购资金使用效益，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购程序规范、透明。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝任何形式的不正当利益输送和腐败行为。5.保密性原则：对于采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，应予以严格保密。二、采购审批流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要和业务计划，填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、预计到货时间等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请的必要性、合理性、预算金额等进行审核，签署意见后提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到申请后：对采购申请进行初步审查，核实申请内容是否完整、准确，采购需求是否符合公司实际业务需要，预算金额是否合理等。2.初审结果反馈：采购部门根据初审情况，如申请内容存在问题，及时与需求部门沟通并要求补充或修正；如初审通过，将采购申请提交至相关审批领导进行审批。（三）审批领导审批1.审批权限划分：根据采购金额大小，设定不同层级的审批领导及审批权限。具体如下：采购金额在[X]元以下的：由采购部门负责人审批。采购金额在[X]元至[X]元之间的：由分管采购工作的副总经理审批。采购金额在[X]元以上的：由总经理审批。2.审批内容：审批领导对采购申请的必要性、合规性、预算合理性、采购方式选择等进行全面审查，签署审批意见。如审批通过，采购申请进入下一流程；如审批不通过，采购部门应根据审批意见与需求部门沟通，重新调整采购申请或终止采购项目。（四）采购执行1.采购部门根据审批通过的采购申请：制定采购计划，明确采购方式（如招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等）、采购时间节点、采购责任人等。2.按照既定采购方式组织采购活动：招标采购：严格按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：向不少于三家的供应商发出询价通知书，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：符合《中华人民共和国政府采购法》第三十一条规定的情形，履行相应审批程序后，与单一供应商进行采购谈判。3.采购过程中的合同签订：采购部门在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。合同内容应明确采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同合法有效、条款清晰、权利义务明确。（五）采购验收1.采购到货前：采购部门应及时通知需求部门准备验收工作。需求部门根据采购合同及相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收内容、验收标准等。2.采购到货时：采购部门与供应商共同完成货物交付，并提供相关凭证。需求部门验收人员按照验收方案进行验收，对货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。3.验收结果处理：如验收合格，验收人员签署验收意见，并办理入库手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，如协商不成，可根据合同约定追究供应商违约责任，同时将验收情况反馈至相关部门，采取相应措施处理。三、采购方式及适用条件（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、规格标准统一、市场竞争充分的货物、工程和服务采购项目。2.招标程序：编制招标文件：明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法等内容。发布招标公告：通过国家指定的招标公告发布媒介或公司内部采购平台发布招标公告，邀请潜在投标人参与投标。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，并提供相关答疑服务。开标：按照招标文件规定的时间、地点组织开标，公开唱标，公布投标人名称、投标价格等主要内容。评标：组建评标委员会，按照评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的货物、工程和服务采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：由采购部门、需求部门及相关技术、经济等方面的专家组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判项目的技术、商务要求，谈判程序、评定成交的标准等内容。邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组：由采购部门、需求部门及相关人员组成询价小组。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书。询价：询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的货物、工程和服务采购项目。2.采购程序：提出申请：采购部门或需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、金额、理由等，并提交相关证明材料。审核批准：按照公司规定的审批权限进行审核批准，明确单一来源采购的供应商及采购价格等事项。签订合同：采购部门与单一供应商签订采购合同，明确双方的权利义务。四、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据年度工作计划和业务需求：在每年[具体时间]前编制本部门下一年度的采购预算草案，详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等信息，并提交至财务部门。2.财务部门会同采购部门对各部门提交的采购预算草案进行审核：结合公司年度财务预算和资金状况，对采购预算的合理性、准确性进行审核，提出调整意见。3.采购预算草案经公司管理层审议通过后：作为公司年度采购预算正式下达至各部门执行。（二）预算执行1.各部门严格按照采购预算组织采购活动：不得超预算采购。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按照规定的审批程序办理预算调整手续。2.采购部门在采购过程中：应密切关注采购项目的执行情况，及时掌握采购进度和资金使用情况，确保采购预算的有效执行。3.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析：对超预算或预算执行进度缓慢的项目及时进行预警，并督促相关部门采取措施加以解决。（三）预算调整1.因市场价格波动、政策调整、不可抗力等因素：导致采购预算无法满足实际采购需求的，采购部门或需求部门应及时提出预算调整申请，并详细说明调整原因、调整金额、调整后的采购项目等内容。2.预算调整申请经采购部门初审、财务部门审核后：按照公司规定的审批权限提交公司管理层审批。审批通过后，财务部门对采购预算进行相应调整，并通知各部门按照调整后的预算执行采购活动。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定成交供应商后：应及时与供应商签订采购合同。合同文本应使用公司统一制定的合同模板，确保合同条款完整、准确、合法有效。2.合同签订前：采购部门应将合同草案提交至法务部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求，不存在法律风险。3.合同签订过程中：采购部门应与供应商就合同条款进行充分沟通和协商，确保双方权利义务明确，避免合同纠纷。合同签订后，应及时将合同副本分送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪合同履行情况：及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息，确保供应商按照合同约定履行义务。2.需求部门应积极配合采购部门做好合同履行的相关工作：如提供必要的技术支持、验收货物等，确保采购项目顺利实施。3.在合同履行过程中：如出现合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并按照公司规定的审批程序办理相关手续，确保合同变更、解除的合法性、合规性。（三）合同验收1.采购到货后：需求部门应按照采购合同及相关标准对货物进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收意见，并办理入库手续。2.验收过程中：如发现货物存在质量问题、数量短缺等不符合合同约定的情况，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。如协商不成，可根据合同约定追究供应商违约责任。3.合同验收合格后：采购部门应将验收情况及时反馈至财务部门，财务部门根据合同约定和验收情况办理付款手续。（四）合同归档1.采购合同履行完毕后：采购部门应将合同文本、采购申请、审批文件、验收报告、付款凭证等相关资料进行整理归档，建立合同档案。2.合同档案应妥善保管：按照公司档案管理规定进行分类存放，便于查阅和追溯。合同档案的保管期限应符合法律法规及公司相关规定要求。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司设立采购监督管理部门：负责对公司采购活动进行全过程监督检查，确保采购行为合法合规、程序规范、公正透明。2.采购监督管理部门定期对采购项目进行抽查：检查采购申请、审批流程、采购方式选择、合同签订、验收付款等环节是否符合公司制度规定，发现问题及时督促整改。3.各部门应积极配合采购监督管理部门的工作：如实提供采购活动相关资料和信息，接受监督检查。（二）审计监督1.公司内部审计部门定期对采购项目进行审计：重点审查采购项目的真实性、合法性、效益性，检查