使用钉钉审批报销制度

PAGE使用钉钉审批报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，提高工作效率，确保公司资金安全，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本使用钉钉审批报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司规定的标准和实际工作需要，具有合理性。3.及时性原则：员工应在费用发生后及时提交报销申请，避免逾期报销。4.分级审批原则：根据报销金额大小，实行分级审批制度，确保审批流程规范、严谨。二、报销流程（一）报销申请1.员工登录钉钉系统，进入审批应用，选择“报销申请”模板。2.按照系统提示填写报销信息，包括报销日期、报销事由、金额、附件等。确保信息准确、完整，并上传相关的发票、收据等原始凭证。3.对于差旅费报销，需详细填写出差日期、地点、事由等信息，并按照公司规定的标准填写交通、住宿、餐饮等费用明细。（二）部门主管审批1.员工提交报销申请后，部门主管应及时进行审批。2.部门主管主要审核报销事项是否与工作相关、费用是否合理、附件是否齐全等。3.如审核通过，部门主管在钉钉系统中点击“同意”按钮；如审核不通过，应注明原因并驳回申请。（三）财务审核1.部门主管审批通过的报销申请，流转至财务部门进行审核。2.财务人员主要审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用是否符合公司财务制度和相关标准。3.对于不符合规定的报销申请，财务人员应在钉钉系统中注明原因并驳回申请；对于需要补充或更正信息的，应及时通知员工进行处理。（四）分管领导审批1.对于金额较大或特殊事项的报销申请，需经分管领导审批。2.分管领导应综合考虑公司财务状况、业务需求等因素，对报销申请进行最终审批。3.审批通过后，分管领导在钉钉系统中点击“同意”按钮；如审批不通过，应注明原因并驳回申请。（五）报销支付1.经过各级审批通过的报销申请，财务部门根据公司资金情况进行支付。2.支付方式可选择银行转账、现金支付等，具体方式根据公司规定和实际情况确定。3.财务人员在支付完成后，应在钉钉系统中记录支付情况，并将报销凭证进行归档保存。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据职级和实际需要选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：高层管理人员：可乘坐头等舱、商务座等。中层管理人员：可乘坐经济舱、一等座等。普通员工：可乘坐经济舱、二等座等。乘坐飞机经济舱的，可报销机票价格及燃油附加费、机场建设费等；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，可按实际票价报销；乘坐火车硬卧、高铁二等座、动车二等座、轮船二等舱及以下的，可按实际票价报销。因特殊情况需要乘坐飞机头等舱、火车软卧等高于标准舱位的，需提前经分管领导批准。市内交通费用员工因公务在市内出差，可乘坐公共交通工具，如公交车、地铁等，凭有效票据报销。如因紧急情况需要乘坐出租车的，应在报销申请中注明原因，并经部门主管批准。出租车费用应与出差地点、事由相符，不得虚报。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用标准根据出差地区的不同分为以下几类：一线城市（如北京、上海、广州、深圳等）：[具体金额]元/天。二线城市（如杭州、南京、武汉、成都等）：[具体金额]元/天。三线城市及以下：[具体金额]元/天。同性员工两人及以上一同出差的，应根据实际情况安排合住，如需单独住宿的，需经部门主管批准，并按标准报销。住宿费用应凭正规发票报销，发票上应注明住宿日期、房间数量、单价、总价等信息。3.餐饮费用员工出差期间的餐饮补贴标准为每人每天[具体金额]元。餐饮补贴已包含早餐、午餐、晚餐等费用，员工无需再提供餐饮发票报销。如因业务需要宴请客户的，应提前填写《宴请申请表》，经部门主管和分管领导批准后，按照公司规定的标准报销宴请费用。宴请费用应与业务相关，不得用于个人消费。（二）办公用品及设备购置1.办公用品员工因工作需要购置办公用品，应填写《办公用品购置申请表》，经部门主管批准后，统一由行政部门负责采购。办公用品的购置应遵循节约、实用的原则，优先选择性价比高的产品。办公用品购置后，行政部门应及时办理入库手续，并将发票及入库单交财务部门报销。2.办公设备办公设备的购置应根据公司实际需求进行申请，填写《办公设备购置申请表》，详细说明设备名称、型号、数量、用途等信息。办公设备购置申请需经部门主管、分管领导审批通过后，由行政部门负责采购。办公设备购置后，行政部门应组织相关人员进行验收，并将验收报告、发票及入库单交财务部门报销。办公设备的折旧年限按照国家相关规定执行。（三）业务招待费1.业务招待费应严格按照国家法律法规和公司规定的标准执行，不得超支。2.因业务需要招待客户的，应提前填写《宴请申请表》，注明招待时间、地点、对象、事由、预计金额等信息。3.《宴请申请表》需经部门主管、分管领导审批通过后，方可进行招待。4.业务招待费报销时，应提供正规发票、消费清单等凭证，发票上应注明招待时间、地点、消费金额及招待对象等信息。5.业务招待费应与公司业务相关，不得用于个人娱乐、旅游等消费。（四）通讯费1.公司根据员工职级和工作需要，制定通讯费补贴标准。具体标准如下：高层管理人员：[具体金额]元/月。中层管理人员：[具体金额]元/月。普通员工：[具体金额]元/月。2.通讯费补贴采取实报实销的方式，员工应凭通讯运营商开具的正规发票报销。发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。3.员工如有更换手机号码或通讯套餐等情况，应及时通知财务部门，并提供相关证明材料。（五）其他费用1.培训费用员工因参加与工作相关的培训，需提前填写《培训申请表》，经部门主管和分管领导批准后，方可参加培训。培训费用报销时，应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关凭证。培训费用应与培训内容、工作需求相符，不得虚报。2.会议费用公司组织召开会议，应提前制定会议预算，填写《会议申请表》，经部门主管和分管领导审批通过后，按照预算执行。会议费用报销时，应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、发票等凭证。会议费用应与会议规模、内容相符，不得超支。3.车辆费用公司车辆的购置、维修、保养、加油等费用，由行政部门统一管理和报销。行政部门应建立车辆费用台账，并定期进行核对。员工因公务使用私家车的，可按照公司规定的标准报销燃油费、停车费、过路费等费用。报销时应提供相关发票，并注明行驶里程、事由等信息。四、报销凭证要求（一）发票1.所有报销凭证必须是正规发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票内容应与报销事项相符，不得开具虚假发票或与实际业务不符的发票。（二）收据1.对于确实无法取得发票的情况，可使用财政部门监制的收据作为报销凭证。2.收据应具备以下要素：收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等。3.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，印章应清晰、完整。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他报销凭证应符合国家法律法规和公司规定。如出差审批单、办公用品购置申请表、宴请申请表等。2.报销凭证应真实、完整、清晰，不得涂改、挖补。如有错误，应重新开具或由开具单位更正并加盖印章。3.报销凭证应按照规定的格式和内容填写，不得遗漏重要信息。五审批权限（一）报销金额在[具体金额]元以下的，由部门主管审批。（二）报销金额在[具体金额]元至[具体金额]元之间的，由部门主管审核后，报分管领导审批。（三）报销金额在[具体金额]元以上的，由部门主管、分管领导审核后，报总经理审批。六、报销时间规定（一）员工应在费用发生后[具体天数]个工作日内提交报销申请。（二）对于跨月的费用报销，应在次月[具体天数]个工作日内提交申请。（三）逾期提交的报销申请，财务部门原则上不予受理，但因特殊原因经批准的除外。七、违规处理（一）员工如有以下违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.虚报、冒领、骗取报销费用的，除追回违规报销的费用外，并处以违规金额[具体倍数]倍的罚款；情节严重的，予以辞退，并依法追究法律责任。2.未按规定填写报销信息、提供报销凭证或审批手续不全的，财务部门有权拒绝报销，并要求员工重新办理。3.故意拖延报销时间，影响公司资金正常流转的，给予警告处分；造成严重后果的，处以[具体金额]元以上[具体金额]元以下的罚款。（二