一枚印章审批管理制度

PAGE一枚印章审批管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用审批流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在涉及公司印章使用的各类业务活动中。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授权事项或法律规定需要法定代表人签字盖章的文件。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律约束力的文件。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制并报公司备案的印章，用于本部门内部业务往来及文件处理。（四）管理原则1.印章管理遵循“谁保管、谁负责”的原则，确保印章安全、妥善保管。2.严格执行印章使用审批制度，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。3.印章使用应符合法律法规及公司相关规定，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、使用范围等信息，并经申请部门负责人签字确认。3.行政部门审核申请信息后，报公司领导审批。经批准后，由行政部门按照国家有关规定选择具有资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部门应及时组织验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。验收合格后，填写《印章验收单》，并将印章移交至指定保管人。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应发布启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管人等信息。2.在启用印章时，应在印章启用登记表上登记启用日期、印章名称、保管人等信息，并由相关人员签字确认。3.原印章停用或作废时，保管人应及时将印章交回行政部门。行政部门应组织相关人员对停用或作废的印章进行封存，并在印章停用登记表上登记停用日期、印章名称、保管人等信息，同时注明停用原因及处理方式。三、印章的保管（一）保管职责1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；部门印章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人应严格遵守印章保管规定，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。3.印章保管人不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需要委托他人代管时，需经印章保管部门负责人批准，并办理书面委托手续。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。3.印章保管人在离开工作岗位时，应将印章妥善保管，不得随意放置。如因出差、休假等原因需要暂时离开岗位时，应将印章交予部门负责人指定的临时保管人，并办理交接手续。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表、证明等具有法律效力的文件上。2.法定代表人章用于特定的法定代表人授权事项或法律规定需要法定代表人签字盖章的文件上。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务上。4.合同专用章用于签订各类经济合同、协议等具有法律约束力的文件上。5.部门印章用于本部门内部业务往来及文件处理，如部门通知、报告、报表等。（二）使用流程1.申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印日期、用印份数等信息，并经申请部门负责人签字确认。2.审核：申请部门负责人审核申请信息后，根据用印事项的性质和审批权限，提交相关领导审批。审批流程如下：一般性文件用印，由申请部门负责人审批。涉及重要事项、重大决策、经济合同等文件用印，需经公司分管领导审批。涉及公司对外投资、融资、担保等重大事项的文件用印，需经公司法定代表人审批。3.用印：经审批同意后，申请人持《印章使用申请表》到印章保管人处办理用印手续。印章保管人应认真核对申请表上的审批意见、用印事项等信息，确认无误后，在用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人等信息，同时注明审批人姓名。4.登记：用印完成后，印章保管人应将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》存档保管，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即用印，但相关领导无法及时审批时，申请人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.因工作需要在空白纸张、合同文本、介绍信等文件上预先加盖印章时，申请人应填写《空白文件用印申请表》，详细注明用印文件名称、用途、份数等信息，并经申请部门负责人和公司分管领导审批。印章保管人在用印时，应严格控制用印数量，并在《印章使用登记表》上详细登记用印情况。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、名称变更、业务范围变化等原因，导致印章不再使用时，由行政部门及时发布印章停用通知，并收回印章。2.印章停用后，保管人应将印章交回行政部门。行政部门应组织相关人员对停用的印章进行封存，并在印章停用登记表上登记停用日期、印章名称、保管人等信息，同时注明停用原因及处理方式。（二）销毁1.对于停用或作废的印章，行政部门应定期组织销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、停用日期、销毁原因等信息，并经公司领导审批。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁记录》，详细记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.印章销毁完成后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等相关资料存档保管，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章审批管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的保管情况，包括保管环境、保管设施、保管人员职责履行等。2.印章的使用情况，包括用印审批流程、用印登记记录、用印文件的合法性和真实性等。3.印章的停用与销毁情况，包括停用通知发布、印章封存、销毁申请审批、销毁过程监督等。（三）检查方式1.定期检查：审计部门定期对印章管理情况进行全面检查，检查周期为每半年一次。2.不定期抽查：审计部门根据工作需要，不定期对印章管理的重点环节进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，并将整改情况及时反馈给审计部门。3.对于违反印章审批管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关