公证员证据保全操作规范

公证员证据保全操作规范一、总则1.1编制目的为规范公证机构及公证员办理证据保全公证业务，保障公证质量，维护当事人合法权益，充分发挥公证在固定证据、预防纠纷、保障诉讼活动顺利进行等方面的职能作用，依据相关法律法规及行业规范，结合公证实践，制定本操作规范。1.2编制依据《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国电子签名法》《公证程序规则》（司法部令第145号）《办理保全证据公证的指导意见》（中国公证协会）其他相关法律、法规、规章及行业规范。1.3适用范围本规范适用于公证机构及公证员受理、审查、办理各类证据保全公证的全过程。证据保全公证是指公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依法对与申请人权益有关的、有法律意义的证据、行为过程加以提取、收存、固定、描述、监督，以保持其真实性和证明力的活动。1.4基本原则办理证据保全公证，应遵循以下基本原则：合法性原则：保全的对象、方式、程序必须符合法律规定，不得侵犯国家利益、社会公共利益和他人合法权益。客观真实性原则：公证员应亲临现场，客观、真实、全面地记录和固定证据，确保公证文书记载内容与客观事实相符。及时性原则：对于易灭失、易变更的证据，应当及时受理、及时办理，防止证据毁损或状态改变。程序规范原则：严格遵守公证程序规则，确保申请、受理、审查、出证、归档等各环节规范有序。技术中立与适当原则：根据证据类型和保全需求，合理选择和运用技术手段，确保技术手段的可靠性、中立性和适当性。二、证据保全公证的类型与受理审查2.1主要类型证据保全公证主要包含但不限于以下类型：物证、书证保全：对物品、文件、图纸、票据等实物证据的现状进行固定。视听资料、电子数据保全：对录音、录像、电子邮件、网页、即时通讯记录、电子文档、数据库等电子形式证据的提取和固定。行为过程保全：对送达文书、购买物品、拆迁现场、会议过程、谈判过程、网络购物、游戏过程等行为进行现场监督和记录。现状保全：对房屋、土地、机械设备、经营场所等特定标的物的现状进行拍照、录像、测量等固定。证人证言保全：在公证员面前，记录证人陈述证言的过程。2.2受理条件受理证据保全公证申请，应同时满足以下条件：申请人与申请保全的证据有利害关系。申请保全的证据是客观存在的，与申请人的权益有法律上的关联性。证据可能灭失或以后难以取得。申请人提交的证明材料齐全、真实、合法。申请事项属于公证机构的业务范围和管辖权限。申请保全的方式、手段合法，不违反法律禁止性规定和社会公序良俗。2.3申请与审查2.3.1申请人主体资格审查自然人：审查其身份证明文件（居民身份证、护照等）。法人：审查其《营业执照》或《事业单位法人证书》等主体资格证明、法定代表人身份证明、法定代表人身份证件。非法定代表人本人申请的，需提交授权委托书及代理人身份证件。其他组织：审查其依法成立的证明文件、负责人身份证明及身份证件。2.3.2申请材料审查保全证据公证申请表：内容填写完整、准确，申请人签字或盖章确认。权利证明或利害关系证明：如合同、产权证书、侵权网页的权属证明、商标注册证等，用以证明申请人与保全事项存在法律上的利害关系。保全方案或说明：申请人应书面说明申请保全的原因、目的、对象、时间、地点、方式等。其他与申请事项相关的证明材料。2.3.3询问与告知公证员应就以下事项进行详细询问和告知，并制作询问笔录：申请保全证据的原因、用途及预期目的。证据的来源、现状及可能存在的风险。拟采取的保全方式、技术手段及其可能产生的法律与技术效果。告知当事人其应承担如实陈述、提供真实材料、配合公证的义务。告知当事人证据保全公证的法律意义、证明力范围及可能存在的局限性。告知保全过程中可能涉及第三人权益时的处理原则。告知相关费用标准。对于涉及专业性强或技术复杂的保全（如电子数据保全），应建议当事人聘请相关技术专家辅助，并告知其自行承担技术选择的风险。三、现场操作通用规范3.1准备工作核实人员：核对申请人、代理人及其他现场参与人员身份。检查设备：确保公证机构提供的拍照、摄像、录音、测量、存储等设备状态良好，电量充足，存储空间足够，时间显示准确。对关键设备进行清洁性检查并记录。清点材料：携带公证机构介绍信、公证员执业证、空白工作记录、封存用具（如信封、封条、纸箱、胶带）、印章等。环境评估：提前了解现场环境，评估安全风险、电力供应、网络条件等因素，做好预案。3.2身份核实与告知到达现场后，应首先向现场所有相关人员出示公证员执业证，再次说明公证机构及公证员身份、来意，并告知现场监督与记录的法律意义，要求无关人员回避。3.3现场记录规范公证员应亲临现场，对保全全过程进行监督，并制作详尽、客观的《现场工作记录》。内容要求：记录应包括时间、地点、公证员、在场人员、使用的设备型号与编号、保全对象描述、操作步骤、现场状况、异常情况等。记录方式：可采用手写记录、便携设备录入等方式，但最终应形成书面记录，由公证员及在场相关人员签字确认。同步记录：对于行为过程保全，工作记录应与拍照、录像等视听记录同步进行，相互印证。3.4证据固定与提取根据保全类型，采取适当方式固定证据：拍照与录像：应多角度、全方位进行，体现证据的整体与关键细节。照片应能清晰反映证据特征，录像应保持连贯、完整，未经剪辑。宜对取证设备进行清洁性检查后，拍摄带有当天日期信息的参照物（如报纸头版）。实物提取：对提取的物品，应详细记录其名称、数量、特征、提取位置，并当场进行封存。封存物上应由公证员、申请人和在场人（如有）签字或加盖骑缝章。复制与打印：对书证、电子数据进行复制或打印时，应确保内容完整、清晰，并注明来源、复制时间、操作人。测量与绘图：对现状进行测量或绘制示意图的，应记录测量工具、方法、数据及绘图比例。3.5封存与保管当场封存：对于提取的实物证据、存储原始数据的介质（如硬盘、U盘）、打印件等，应尽可能在现场使用公证机构专用封条或不易被无损拆封的材料进行封存。封存标识：封存件表面应注明保全事项、日期、公证机构名称，并由公证员、申请人及在场人签字。保管责任：应明确告知申请人封存件的保管责任与注意事项。原则上，封存件由申请人保管。公证机构认为有必要自行保管的，应出具保管凭证，并确保保管环境安全。四、特定类型证据保全操作细则4.1物证、书证保全现场检查：首先对物证、书证的存在位置、周围环境进行记录。特征描述：详细记录物品的品名、规格、型号、数量、颜色、新旧程度、瑕疵、唯一性标识（如序列号）等；记录文件的名称、页数、印章、签名、日期、涂改痕迹等。固定方式：以拍照、录像为主，必要时辅以测量、绘图。照片应包含全景、中景、特写。提取封存：如需提取原件，按3.5条规定执行。对不便移动的物证，可采取加贴标识、拍照固定周边参照物等方式。4.2视听资料、电子数据保全4.2.1通用要求清洁性检查：取证前，应对用于取证的计算机、存储介质进行清洁性检查，记录其硬件信息、初始状态，必要时使用经校验的清洁工具进行处理。过程完整性：记录从取证设备启动、检查、操作到数据提取、封存的全过程，特别是数据来源的访问路径、操作步骤。哈希值校验：对提取的电子数据文件，应使用可靠的哈希算法（如MD5、SHA-256）计算其哈希值，并记录在案。此哈希值可用于验证数据在后续环节是否被篡改。技术说明：在公证书和工作记录中，应对使用的技术手段、软件工具及其功能做客观描述。4.2.2网页保全网址核实：记录访问网页所使用的计算机、浏览器、网络连接方式，并通过多个公开可信的渠道核实目标网址。过程记录：通过屏幕录像软件全程记录打开浏览器、输入网址（或点击链接）、浏览网页、滚动页面、查看源代码、打印页面的全过程。内容固定：将目标网页内容另存为（“网页，全部”格式）或打印成纸质文件。对于动态网页或需要登录才能查看的内容，应特别记录登录账号、步骤及权限。时间印证：宜同时访问国家授时中心等权威时间发布网站，或拍摄其他可显示实时时间的可信来源，以印证取证时间。4.2.3电子邮件保全登录过程：记录电子邮箱的登录方式（网页版/客户端）、登录地址、输入用户名和密码（或使用授权）的过程。邮件列表：展示收件箱（或特定文件夹）中的邮件列表，显示发件人、主题、日期等信息。目标邮件：打开待保全的电子邮件，完整展示邮件头信息（包括发送与接收路径）和邮件正文、附件。附件处理：如有附件，应下载并计算其哈希值。将邮件内容及附件打印或另存。4.2.4即时通讯记录保全参照电子邮件保全原则，全程记录登录、查找联系人、展示聊天界面、浏览历史记录的过程。对于图片、语音、视频、文件等多媒体消息，应逐一打开或下载并固定。4.3行为过程保全行为界定：明确界定需要保全的行为起止时间、具体内容、参与主体。过程监督：公证员应全程在场，密切观察行为过程，确保其按照预定或惯常方式进行，对任何偏离、中断、异议等情况立即记录。同步记录：以不间断录像为主要记录方式，辅以拍照和详细的工作记录。录像应清晰记录行为人的动作、语言、相关物品交接等细节。物品交付：如行为涉及购买物品、接收文书等，应对交付的物品、文书进行查验、拍照，并记录交付人与接收人。场所记录：对行为发生场所的入口、招牌、内部环境等进行拍摄，以明确地点。4.4现状保全范围确定：与申请人明确需要保全的标的物现状的具体范围（如某房屋内部装修、某厂房内设备布置）。参照物：在拍摄前，于现场放置带有当日日期的标识牌，作为影像记录的参照。系统拍摄：按照从整体到局部、从外部到内部、从入口到各功能区域的顺序，进行系统性的拍照和录像，确保能全面反映现状。细节重点：对申请人特别指明的破损、瑕疵、特定物品等细节进行重点拍摄和记录。测量数据：必要时进行关键尺寸的测量，并记录在案。五、公证书制作与出具5.1公证书内容要素证据保全公证书除应符合一般公证书格式要求外，其证词部分应重点包括：申请人基本情况。申请保全的日期、事由及标的。公证员现场监督的时间、地点。保全所依据的材料、方式、使用的主要设备。保全过程的概要描述（如操作步骤、现场状况）。保全取得的结果（如获取照片多少张、录像时长、打印文件页数、封存物品清单）。附件清单。公证结论：“兹证明与本公证书相粘连的[附件名称]为公证员现场监督下取得，与实际情况相符，照片底片保存于本公证处，封存物品交申请人保管。”5.2附件处理照片：应冲印或打印成纸质照片，按顺序粘贴在专用照片粘贴页上，每张照片下方应有简要说明（如时间、地点、内容）。照片粘贴页作为公证书附件。录像：将录像文件刻录至不可擦写的光盘（如CD-R、DVD-R），光盘上应标注保全事项、日期、哈希值。光盘装入信封封存，信封封面注明信息，作为公证书附件。打印件：按顺序装订，加盖骑缝章，作为公证书附件。工作记录：《现场工作记录》原件应入卷归档，其复印件经核对无误后，可作为公证书附件提供给当事人。封存物品清单：详细描述封存物品，清单作为公证书附件。5.3核对与审批公证书拟稿完成后，应由参与保全的公证员仔细核对，确保公证书内容与《现场工作记录》、附件材料完全一致。然后按规定程序报送审批。5.4送达与告知公证书出具后，应依法送达当事人，并再次口头或书面告知：公证书的使用范围和注意事项。封存证据的保管要求。在诉讼中应向法庭出示公证书原件及封存件。六、档案管理与保密6.1立卷归档每件证据保全公证事项应独立立卷，卷宗材料应包括：公证申请表、受理通知单。申请人身份证明、权利证明复印件。询问笔录、告知书。《现场工作记录》原件。公证书签发稿、正文复印件。照片底片或原始数码文件存储介质（单独保管）。收费凭证。其他相关材料。6.2电子数据存储对于电子数据保全中产生的原始录像文件、屏幕录像文件、哈希值记录等电子数据，应使用专用存储设备（如光盘、移动硬盘）妥善保存，并建立电子档案目录。存储介质应置于防磁、防潮、安全的环境中。6.3保密义务公证机构及公证员对在办理证据保全公证过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私以及申请人要求保密的信息，应当予以保密，不得泄露或用于其他目的。相关卷宗材料应严格限制查阅权限。七、特别注意事项与风险防范7.1对第三方权益的保护保全证据可能涉及他人隐私、商业秘密或知识产权。公证员应尽到审慎注意义务：如保全行为需进入第三人场所，应事先取得明确同意（如书面许可）。在公共场所取证，应注意避免侵犯他人肖像权、隐私权，必要时进行模糊处理。对明显涉及他人商业秘密或个人隐私的内容，应提示申请人可能存在的法律风险，并谨慎决定保全范围和方式。7.2对违法、侵权证据的处理对于申请人请求保全的内容明显涉嫌违法犯罪或系通过非法手段（如窃听、窃取）获得的，公证机构应不予办理。对于内容是否合法的判断存在模糊地带的，应进行充分的法律风险评估，必要时请示上级主管部门或行业协会。7.3技术风险防范设备可靠性：定期维护和更新取证设备、软件，确保其技术可靠性。数据完整性：严格遵循电子数据取证的操作规程，利用哈希值校验等手段保证数据从提取到封存、存储的完整性。技术局限性告知：向当事人说明所采用技术手段的局限性，例如，网页保全可能无法固定服务器后台数据，电子邮件保全无法验证发送者真实身份等。7.4现场安全与应急处理人身安全：对于可能发生冲突的现场（如拆迁、送达），应预先评估风险，必要时建议当事人协调公安等部门维持秩序，公证员应保持中立，避免卷入纠纷。证据安全：防止证据在现场被抢夺、毁损。出现紧急情况时，应以保护人身安全为首要，同时尽可能记录下现场情况。设备故障：携带备用设备。如主要设