广告合同审批与管理制度

PAGE广告合同审批与管理制度一、总则（一）目的为加强公司广告合同管理，规范广告合同审批流程，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与广告供应商、广告发布平台等签订的各类广告合同，包括但不限于平面广告、影视广告、网络广告、户外广告等。（三）基本原则1.合法性原则：广告合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.合规性原则：严格遵守公司内部的各项规章制度，确保广告合同审批流程的规范化、标准化。3.风险防控原则：对广告合同的签订、履行过程中可能出现的风险进行全面评估和防控，保障公司利益不受损失。4.效益原则：在确保广告效果的前提下，合理控制广告成本，提高广告投放效益。二、合同签订前的准备（一）市场调研1.营销部门应在签订广告合同前，对市场动态、竞争对手广告策略等进行充分调研，为广告合同的制定提供依据。2.调研内容包括但不限于市场需求、消费者偏好、广告投放趋势、竞争对手广告投放渠道及效果等。（二）广告策划1.根据市场调研结果，营销部门负责制定详细的广告策划方案，明确广告目标、受众定位、广告形式、投放时间、投放渠道等。2.广告策划方案应经公司内部相关部门审核通过，确保其科学性、合理性和可行性。（三）供应商选择1.采购部门负责按照公司规定的供应商选择标准，通过招标、询价、比选等方式，选择合适的广告供应商。2.对供应商的资质、信誉、业绩、服务能力等进行全面评估，建立供应商档案，并定期进行更新和维护。（四）合同条款拟定1.法务部门会同营销部门、采购部门等相关部门，根据广告策划方案和供应商情况，拟定广告合同条款。2.合同条款应明确双方的权利义务、广告内容、投放时间、投放渠道、费用支付方式、违约责任等重要事项，确保合同条款的完整性、准确性和合法性。三、合同审批流程（一）提交审批1.广告合同拟定完成后，由营销部门负责将合同文本及相关附件提交至公司合同管理部门进行初审。2.提交的材料应包括合同文本、广告策划方案、供应商资质证明、报价清单等。（二）初审1.合同管理部门收到合同文本后，对合同的格式、内容完整性、条款合法性等进行初步审查。2.初审过程中，如发现合同存在问题或瑕疵，应及时与营销部门沟通，要求其进行修改和完善。（三）部门审核1.初审通过后，合同管理部门将合同文本分发给相关部门进行审核，审核部门应在规定时间内完成审核工作，并签署审核意见。2.相关审核部门包括营销部门、财务部门、法务部门、审计部门等。各部门应从各自专业角度对合同进行审核，重点关注以下内容：营销部门：审核广告内容是否符合广告策划方案，是否能够达到预期的广告效果。财务部门：审核合同费用支付方式、金额合理性、预算控制等财务条款。法务部门：审核合同条款的合法性、合规性，防范法律风险。审计部门：对重大广告合同进行审计监督，确保合同签订和执行过程的合规性。（四）审批决策1.各审核部门完成审核后，合同管理部门将审核意见汇总整理，提交至公司分管领导进行审批决策。2.分管领导根据各部门审核意见，综合考虑公司利益、广告效果、风险防控等因素，做出是否批准合同的决定。（五）合同签订1.经公司分管领导批准的广告合同，由营销部门负责与广告供应商签订。2.签订合同前，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本内容与审批通过的版本一致。四、合同履行管理（一）广告投放监控1.营销部门负责对广告投放过程进行全程监控，确保广告按照合同约定的时间、渠道、内容等进行投放。2.定期收集广告投放数据，包括投放时间、投放位置、曝光量、点击量、转化率等，并进行分析评估，及时发现问题并采取措施加以解决。（二）费用支付管理1.财务部门按照合同约定的费用支付方式和时间，及时办理广告费用支付手续。2.支付前，应审核相关发票、投放报告等凭证的真实性、合法性和完整性，确保费用支付的准确性和合规性。（三）合同变更管理1.在广告合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，应由营销部门提出书面申请，并说明变更原因和内容。2.合同变更申请应按照合同审批流程进行审核，经公司分管领导批准后方可实施。（四）合同终止管理1.广告合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，由营销部门负责办理合同终止手续。2.合同终止前，应进行全面的结算和清理工作，确保双方权利义务的结清。五、合同档案管理（一）档案收集1.广告合同签订后，营销部门应及时将合同文本及相关附件整理归档，提交至公司档案管理部门。2.归档材料应包括合同原件、审批文件、投放报告、发票等相关资料。（二）档案整理1.档案管理部门对收集的广告合同档案进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号和装订。2.建立电子档案和纸质档案，确保档案信息的完整性和可查询性。（三）档案保管1.档案管理部门应按照国家档案管理规定，妥善保管广告合同档案，确保档案的安全和完整。2.定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失等情况发生。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅广告合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应严格遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。六、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门定期对广告合同的签订、履行、审批等情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.对违反广告合同审批与管理制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）考核评价1.建立广告合同管理工作考核评价机制，对营销部门、合同管理部门、财务部门等相关部门的广告合同管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括合同签订合规性、履行情况、风险