合同签订变更审批制度

PAGE合同签订变更审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同签订及变更管理，规范合同签订及变更流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同签订及变更应遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规章制度，确保合同合法有效。2.审慎严谨原则签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎签订合同；合同变更时，应严格审查变更事项的必要性、合理性和可行性，确保变更后的合同符合公司利益。3.流程规范原则合同签订及变更应按照规定的流程进行审批，确保审批环节严谨、规范、透明，防止违规操作。4.职责明确原则明确各部门在合同签订及变更过程中的职责，做到分工明确、责任到人，确保合同签订及变更工作顺利进行。二、合同签订审批流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求，拟定合同初稿，并填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款、预计金额、履行期限等内容。2.《合同签订申请表》经业务部门负责人签字确认后，提交至法务部门。（二）法务审核1.法务部门收到《合同签订申请表》及合同初稿后，对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规、行业标准及公司内部规章制度的要求，是否存在潜在的法律风险。2.法务部门根据审查情况，出具《法务审核意见》，明确合同存在的问题及修改建议。如合同条款存在重大法律风险或不符合公司规定，法务部门应要求业务部门进行修改或调整；如合同条款基本符合要求，法务部门应在《法务审核意见》中注明“审核通过”。（三）财务审核1.财务部门收到经法务审核通过的《合同签订申请表》及合同初稿后，对合同的财务条款进行审查，重点审查合同的付款方式、结算周期、发票开具、费用预算等内容，确保合同财务条款符合公司财务管理规定，不存在财务风险。2.财务部门根据审查情况，出具《财务审核意见》，明确合同财务条款存在的问题及修改建议。如合同财务条款存在重大财务风险或不符合公司规定，财务部门应要求业务部门进行修改或调整；如合同财务条款基本符合要求，财务部门应在《财务审核意见》中注明“审核通过”。（四）分管领导审批1.业务部门将经法务、财务审核通过的《合同签订申请表》及合同初稿提交至分管领导审批。2.分管领导对合同的整体情况进行审查，重点审查合同是否符合公司业务发展战略、是否有利于公司利益最大化、是否存在其他潜在风险等内容。3.分管领导根据审查情况，在《合同签订申请表》上签署审批意见。如合同符合要求，分管领导应签署“同意签订”；如合同存在问题或不符合公司规定，分管领导应要求业务部门进行修改或调整，并签署“不同意签订，需修改[具体问题]后重新提交审批”。（五）总经理审批1.分管领导审批通过的合同，由业务部门将《合同签订申请表》及合同初稿提交至总经理审批。2.总经理对合同的最终情况进行审查，重点审查合同是否符合公司整体利益、是否存在重大风险等内容。3.总经理根据审查情况，在《合同签订申请表》上签署审批意见。如合同符合要求，总经理应签署“同意签订”；如合同存在问题或不符合公司规定，总经理应要求业务部门进行修改或调整，并签署“不同意签订，需修改[具体问题]后重新提交审批”。（六）签订合同1.经总经理审批同意签订的合同，由业务部门负责与合同对方进行沟通协商，根据双方达成的一致意见，对合同条款进行最终确认，并签订正式合同。2.合同签订后，业务部门应将合同原件一份交至法务部门存档，一份交至财务部门作为付款依据，一份由业务部门自行留存。三、合同变更审批流程（一）变更申请1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明合同变更的原因、变更事项、变更后的条款内容、预计金额变化等情况。2.《合同变更申请表》经业务部门负责人签字确认后，提交至法务部门。（二）法务审核1.法务部门收到《合同变更申请表》后，对合同变更的合法性、合规性进行审查，重点审查变更事项是否符合法律法规、行业标准及公司内部规章制度的要求，是否存在潜在的法律风险。2.法务部门根据审查情况，出具《法务审核意见》，明确合同变更存在的问题及修改建议。如合同变更存在重大法律风险或不符合公司规定，法务部门应要求业务部门进行修改或调整；如合同变更基本符合要求，法务部门应在《法务审核意见》中注明“审核通过”。（三）财务审核1.财务部门收到经法务审核通过的《合同变更申请表》后，对合同变更的财务条款进行审查，重点审查合同变更后的付款方式、结算周期、发票开具、费用预算等内容，确保合同变更财务条款符合公司财务管理规定，不存在财务风险。2.财务部门根据审查情况，出具《财务审核意见》，明确合同变更财务条款存在的问题及修改建议。如合同变更财务条款存在重大财务风险或不符合公司规定，财务部门应要求业务部门进行修改或调整；如合同变更财务条款基本符合要求，财务部门应在《财务审核意见》中注明“审核通过”。（四）分管领导审批1.业务部门将经法务、财务审核通过的《合同变更申请表》提交至分管领导审批。2.分管领导对合同变更的整体情况进行审查，重点审查合同变更是否必要、是否有利于公司利益最大化、是否存在其他潜在风险等内容。3.分管领导根据审查情况，在《合同变更申请表》上签署审批意见。如合同变更符合要求，分管领导应签署“同意变更”；如合同变更存在问题或不符合公司规定，分管领导应要求业务部门进行修改或调整，并签署“不同意变更，需修改[具体问题]后重新提交审批”。（五）总经理审批1.分管领导审批通过的合同变更，由业务部门将《合同变更申请表》提交至总经理审批。2.总经理对合同变更的最终情况进行审查，重点审查合同变更是否符合公司整体利益、是否存在重大风险等内容。3.总经理根据审查情况，在《合同变更申请表》上签署审批意见。如合同变更符合要求，总经理应签署“同意变更”；如合同变更存在问题或不符合公司规定，总经理应要求业务部门进行修改或调整，并签署“不同意变更，需修改[具体问题]后重新提交审批”。（六）变更合同1.经总经理审批同意变更的合同，由业务部门负责与合同对方进行沟通协商，根据双方达成的一致意见，对合同条款进行变更，并签订合同变更协议。2.合同变更协议签订后，业务部门应将合同变更协议原件一份交至法务部门存档，一份交至财务部门作为付款依据，一份由业务部门自行留存。同时，业务部门应将合同变更情况及时通知相关部门和人员，确保公司内部信息畅通。四、审批责任与监督（一）审批责任1.各审批环节的审批人员应认真履行审批职责，对合同签订及变更的合法性、合规性、合理性、可行性进行严格审查，确保合同签订及变更符合公司利益和相关规定。如因审批人员未尽职责导致合同签订及变更出现问题，给公司造成损失的，审批人员应承担相应的赔偿责任。2.业务部门作为合同签订及变更的发起部门，应对合同签订及变更的真实性、准确性、完整性负责。如因业务部门提供虚假信息、隐瞒重要情况等原因导致合同签订及变更出现问题，给公司造成损失的，业务部门应承担相应的赔偿责任。（二）监督机制1.公司设立合同管理监督小组，负责对合同签订及变更审批制度的执行情况进行监督检查。监督小组由法务部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，定期对合同签订及变更审批流程进行抽查，检查合同审批文件是否齐全、审批意见是否明确、合同签订及变更是否符合规定等情况。2.对于违反合同签订及变更审批制度的行为，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。如发现严重违规行为或给公司造成重大损失的，监督小组应及时向公司领导汇报，并按照公司规定追究相关人员的责任。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订及变更过程中形成的各类文件，包括《合同签订申请表》、《法务审核意见》、《财务审核意见》、《分管领导审批意见》、《总经理审批意见》、合同初稿、正式合同、合同变更协议等，均应作为合同档案进行收集整理。2.业务部门应在合同签订及变更完成后，及时将相关文件提交至法务部门，由法务部门负责对合同档案进行统一收集和整理。（二）档案整理1.法务部门收到合同档案文件后，应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，确保档案文件整齐有序、便于查阅。2.对于合同档案中的每份文件，应进行编号登记，并建立电子档案目录，以便快速检索和查询。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案安全、完整。2.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失等情况发生。如发现档案存在问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至法务部门。2.法务部门收到《合同档案查阅申请表》后，对查阅申请进行审核。如查阅申请符合规定，法务部门应安排专人陪同查阅，并做好查阅记录；如查阅申请不符合规定，法务部门应拒绝查阅申请，并向申请人说明理由。3.查阅合同档案时，查阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、抽取、损坏档案文件。查阅结束后，查阅人员应及时将档案文件归还档案管理人员，并办理归还手续。（五）档案借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限、归还时间等信息，并经公司分管领导签字同意后，提交至法务部门。2.法务部门收到《合同档案借阅申请表》后，对借阅申请进行审核。如借阅申请符合规定，法务部门应与借阅单位或个人签订《合同档案借阅协议》，明确借阅双方的权利义务，并收取一定的押金。同时，法务部门应安排专人陪同借阅，并做好借阅记录。3.借阅合同档案时，借阅人员应严