酒店财务规章制度

酒店财务规章制度1财务组织架构与岗位职责酒店财务部门实行财务总监负责制，对接集团财务部与酒店总经理，下设会计主管、应收会计、应付会计、出纳、库管5类岗位，严格执行不相容岗位分离原则，出纳不得兼任记账、档案保管、债权债务核算工作，审批U盾与操作U盾分岗保管，所有岗位人员需无不良从业记录，财务总监需持有中级会计师以上职称、5年以上酒店财务管理经验，会计主管需持有初级会计师以上职称、3年以上酒店会计从业经验。1.1财务总监岗位职责统筹酒店全量财务战略落地，牵头编制年度预算、月度经营分析报告，审核所有非常规支出，审批单笔5万元以上的经营类支出、单笔10万元以上的资本类支出，牵头年度审计、税务筹划工作，每月组织1次财务内控自查，对酒店整体财务安全负首要责任；对接税务、银行、审计等外部机构，及时跟进最新财税政策，每年至少完成1次全酒店的财务合规培训，若出现重大财务风险未及时预警，承担对应损失30%的连带赔偿责任。1.2会计主管岗位职责负责总账核算，每月10号前出具上月资产负债表、利润表、现金流量表、预算执行分析报表，核对营收系统与银行到账数据的一致性，审核所有记账凭证的真实性、合规性，每月15号前完成上月纳税申报，协助财务总监完成年度预算的拆解落地，每周统计各业务板块营收完成率报送总经理室；负责财务档案的统筹管理，每年12月完成上一年度财务档案的装订归档，若出现记账错误、纳税申报逾期，扣除当月绩效的20%。1.3应收会计岗位职责对接前厅、餐饮、康乐、会务等营收部门，每日核对前日营收日报与业务系统数据的一致性，跟进全量应收账款的催收，OTA平台对账每月15号前完成，团队、会议账款到账后3个工作日内核销；建立应收账款台账，逐笔登记账款产生时间、金额、约定回款时间、对接人，每月1号向所有逾期客户发送正式催款函，逾期90天以上的账款启动坏账计提流程，坏账计提需附详细佐证材料报财务总监、集团财务部审批。1.4应付会计岗位职责审核所有采购申请、报销单据的合规性，核对供应商发票、入库单、合同的一致性，每月20号前完成上月供应商对账，按合同账期编排下月付款计划，优先保障食材、客用易耗品、员工工资等刚性支出；负责员工工资核算，每月5号前提交工资表给财务总监、总经理审批，工资发放后3个工作日内将工资条发放到员工个人，若出现工资核算错误、供应商对账失误，承担对应损失的全额赔偿责任。1.5出纳岗位职责负责现金、银行账户、POS机的日常管理，每日盘点现金，做到账实相符，现金库存不得超过5000元，超出部分当日存入银行，严禁坐支现金；所有支出必须凭审批完成的单据支付，不得无审批、先付款后补审批，每日17点前更新资金日报表报送财务总监，核对当日预授权核销、押金收取的明细；保管空白支票、操作U盾，不得私自出借银行账户、泄露银行账户信息，若出现现金短缺、违规付款，承担全额损失赔偿责任。1.6库管岗位职责负责所有物资的入库验收、出库登记、库存盘点工作，建立库存台账，每日更新出入库数据，常用物资库存不足安全库存时提前预警采购部门，临期物资（食品类距离保质期不足3个月、日化类不足1个月）提前1个月上报应付会计，协调使用部门优先消耗或联系供应商调换；每月25号组织全库存盘点，盘点差异率不得超过0.5%，超出部分由库管承担全额赔偿责任。2预算管理制度2.1预算编制规则每年10月启动下一年度预算编制工作，12月20号前完成最终审批下发，预算编制采用“自上而下+自下而上”结合的方式，收入端按客房、餐饮、康乐、会务、其他收入5个模块拆分：客房收入参考上一年度平均出租率、平均房价，结合下一年度营销计划、节假日排布、周边竞品定价测算；餐饮收入参考上座率、人均消费，结合新品推出计划、已预订宴会订单测算；会务收入参考已签长约客户、当地展会排期、酒店会议室使用率测算。成本端按固定成本、变动成本拆分，固定成本含房租、固定资产折旧、人员基本工资、固定能耗，变动成本含客房易耗品、餐饮原材料、营销费用、浮动能耗、绩效工资，所有预算数据需附详细测算依据，不得凭空填报。2.2预算执行监控每月5号前出具上月预算执行分析报告，收入完成率低于90%或成本超出预算10%的业务板块，责任部门需在3个工作日内提交3000字以内的原因分析与整改方案，报总经理室审批；财务部每月跟进整改进度，若连续2个月未完成预算目标，扣除部门负责人当月绩效的30%。年度预算执行偏差率不得超过±5%，超出偏差率的需向集团财务部提交专项说明。2.3预算调整规则年度预算原则上不予调整，若遇疫情、自然灾害、重大政策变动、酒店整体装修等特殊情况，需提交预算调整申请，附详细的影响测算、调整后的预算目标，报集团财务部审批后可调整，全年预算调整次数不得超过1次。月度滚动预算可根据实际经营情况微调，调整幅度不得超过月度预算的±10%，由财务总监审批即可。3营收管理制度所有营收必须进入酒店指定对公账户或官方POS机，严禁任何部门、个人私收营收款项，一经发现按挪用公款处理，除全额追回款项外，按违规金额的1.5倍处罚，情节严重的移交司法机关。3.1分板块营收管控3.1.1客房营收管控：前台所有房费收取必须录入PMS系统，预授权押金不得低于房费的1.5倍，退房时实时核销预授权，差额部分多退少补，当日未退房的预授权需每日核对，避免超期未核销；免费房、折扣房必须有对应审批权限的人员签字确认，总经理权限内的免费房每月不得超过10间夜，超出部分需报集团审批，房费折扣低于5折的必须有总经理签字确认，无审批的折扣、免单由前台收银人员全额承担损失。3.1.2餐饮营收管控：所有点餐必须录入餐饮收银系统，后厨见系统打印小票方可出餐，严禁无单出餐、私收现金；餐饮折扣、免单必须由前厅经理或餐饮总监签字确认，单笔免单超过500元的需报总经理审批；每日打烊后，收银主管需核对点单系统、收银系统、POS机到账数据，差异超过10元的需当日查明原因，形成差异说明报会计主管。3.1.3会务与团队营收管控：团队、会务订单需提前签订正式合同，预收不低于总金额30%的定金，活动结束后7个工作日内结清剩余款项，最长账期不得超过30天，超出30天未回款的暂停对应销售的绩效发放，超出90天的按坏账计提，从销售绩效中抵扣。3.1.4代金券与储值卡管控：酒店发售的代金券、储值卡必须有唯一编号，录入收银系统，出售时确认预收账款，消费时核销确认营收，过期未消费的代金券、储值卡需在到期后1个月确认为营业外收入，不得私自截留、核销。3.2每日营收核对流程流程节点责任岗位完成时限核对内容异常处理方式营收日报提交各板块收银主管每日8:00前前日客房、餐饮、康乐、会务板块的全量营收数据，含现金、POS、预授权核销、挂账、折扣、免单等明细延迟提交的每次扣罚收银主管50元，月度累计3次以上扣除当月绩效10%资金端核对出纳每日10:00前核对营收日报中的现金、POS、对公转账金额与银行流水、现金盘点数是否一致差异额在10元以内的可记入营业外收支，10元以上的当日排查原因，涉及个人私收的全额追回并追责系统端核对应收会计每日12:00前核对营收日报数据与PMS系统、餐饮收银系统、会务系统的后台数据是否一致，折扣、免单、免费房是否有对应审批手续无审批手续的折扣、免单由对应收银人员全额承担损失，涉及管理人员违规审批的连带追责三方签字确认会计主管每日14:00前审核前述两个环节的核对结果，确认无误后签字留存作为记账凭证附件未完成核对不得结转当日营收，不得跨周处理异常4成本费用管理制度4.1采购管控所有物资采购必须走采购申请流程，常用物资按月度预算采购，非常规物资需单独提交申请，单笔采购金额超过1万元的需走三方报价流程，报价单作为付款附件，不得指定供应商、不得采购价格明显高于市场均价的物资；物资入库必须由库管、采购、使用部门三方共同验收，核对数量、规格、质量与采购申请一致后方可签字入库，不合格物资当场退回，不得入库；生鲜食材每日采购，由后厨负责人、采购、库管三方过磅验收，当日使用，剩余食材放入冷库登记，每日盘点生鲜食材消耗率，餐饮毛利率不得低于45%，低于45%的餐饮部需提交原因分析，排查是否存在浪费、私拿、采购价格虚高的情况。4.2费用报销管控所有费用报销必须凭正规增值税发票，发票抬头需与酒店全称一致，不得使用白条、收据报销，报销单据需注明费用发生时间、事由、对应项目，附上相关佐证材料，费用发生后15个工作日内必须提交报销，超出3个月的不予报销，特殊情况需提交说明报总经理审批。具体报销标准如下：费用类型报销标准审批权限佐证材料要求不予报销情形差旅费一线城市住宿300元/天/人，二线及以下城市240元/天/人，餐补80元/天/人，市内交通实报实销（单次出租车支出不得超过100元，超出部分自理），高铁/动车二等座、飞机经济舱（飞行时间超过2小时可申请公务舱）单笔2000元以下：部门负责人+会计主管；2000-5000元：部门负责人+会计主管+财务总监；5000元以上：前述三级+总经理出差申请单、交通票据、住宿发票、消费明细小票无出差申请单的、住宿超标准无审批的、餐饮发票无明细的、旅游景点门票、个人消费支出业务招待费人均消费标准不得超过200元，单次招待总额超过1000元的需提前提交招待申请单笔1000元以下：部门负责人+会计主管；1000-5000元：部门负责人+会计主管+财务总监；5000元以上：前述三级+总经理招待申请单、消费明细小票、发票、招待人员名单（含我方与对方人员姓名、职务）无提前申请的招待、烟酒支出超人均50元标准的、私人宴请支出、无消费明细的发票办公费批量采购需提前提交采购申请，单笔采购超过500元的需附采购清单单笔1000元以下：行政经理+会计主管；1000-5000元：行政经理+会计主管+财务总监；5000元以上：前述三级+总经理采购申请单、正规发票、采购清单、入库验收单无采购申请的支出、与办公无关的物品采购、白条/收据营销费用按年度预算执行，超出预算的需单独提交预算调整申请单笔10000元以下：营销总监+会计主管+财务总监；10000元以上：前述三级+总经理营销活动方案、合同、效果预估报告、发票、验收证明无合同的营销支出、超出预算无审批的支出、与营销活动无关的支出5资产管理制度资产类型划分标准盘点周期责任部门允许差异率赔偿标准固定资产单价≥2000元，使用年限≥1年年度全盘，季度抽查财务部+使用部门0盘亏、人为损坏的，由使用部门负责人承担30%损失，直接责任人承担70%损失，按资产净值赔偿低值易耗品100元≤单价＜2000元，使用年限≥6个月季度全盘，月度抽查使用部门0.3%超出差异率部分的损失由使用部门全员平摊赔偿，人为损坏的由责任人全额赔偿布草客房、餐饮所用床单、被罩、毛巾、桌布等月度全盘客房部+餐饮部1%（正常损耗）超出损耗率部分按布草采购价的80%赔偿，涉及客人赔偿的部分需上缴财务，不得截留客用易耗品牙具、洗发水、沐浴露、矿泉水、纸巾等月度盘点客房部与入住率匹配的±3%超出部分由客房部负责人与领用人员共同承担赔偿责任，排查存在私拿行为的按10倍价值赔偿固定资产报废需由使用部门提交报废申请，附资产损坏的佐证材料，报财务总监、总经理审批后，统一由行政部处理，残值收入必须上缴财务入账，不得私分；员工离职前需交接清楚领用的所有资产，如有丢失、损坏按价赔偿，否则不予办理离职手续。6财务审批权限管理制度所有审批必须逐级提交，不得越级审批，审批人对审批事项的真实性、合理性负责，若出现违规审批给酒店造成损失的，审批人需承担连带赔偿责任，具体审批权限如下：审批事项金额区间一级审批二级审批三级审批四级审批五级审批日常费用报销＜2000元部门负责人会计主管---日常费用报销2000元（含）-5000元部门负责人会计主管财务总监--日常费用报销5000元（含）以上部门负责人会计主管财务总监总经理-物资采购支出＜10000元采购经理会计主管财务总监--物资采购支出10000元（含）-50000元采购经理会计主管财务总监总经理-物资采购支出50000元（含）以上采购经理会计主管财务总监总经理集团财务部营收折扣/免单/免费房＜500元板块负责人收银主管---营收折扣/免单/免费房500元（含）-2000元板块负责人收银主管财务总监--营收折扣/免单/免费房2000元（含）以上板块负责人收银主管财务总监总经理-员工因公借款＜10000元部门负责人会计主管财务总监--员工因公借款10000元（含）以上部门负责人会计主管财务总监总经理-固定资产报废/处置＜10000元使用部门负责人会计主管财务总监--固定资产报废/处置10000元（含）以上使用部门负责人会计主管财务总监总经理-7往来款项与财务档案管理制度7.1往来款项管理应付账款按供应商建立台账，严格按合同账期付款，不得提前付款、超额付款，每月20号前将下月付款计划报财务总监审批；员工因公借款金额不得超过个人月工资的2倍，还款时间最长不得超过3个月，逾期未还的从当月工资中扣除。7.2财务档案管理财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、合同、银行流水、税务资料等，所有财务档案需按年度装订成册，存放在专门的档案柜，由会计主管负责保管，保管期限按照国家会计制度执行，会计凭证保管30年，年度财务报表永久保管；财务档案查阅必须提交查阅申