图书管理员数字资源管理操作规范

图书管理员数字资源管理操作规范一、总则1.1编制目的为规范图书馆数字资源的管理工作，明确图书管理员在数字资源生命周期内的各项操作职责、流程与标准，提升数字资源管理的专业化、系统化与安全性水平，保障数字资源的有效获取、组织、保存、利用与服务，特制定本操作规范。1.2适用范围本规范适用于本馆所有从事数字资源管理相关工作的图书管理员、技术人员及相关业务部门。涉及的资源类型包括但不限于：商业采购的数据库、电子期刊、电子图书、学位论文、多媒体资源、开放获取资源、自建特色数字资源等。1.3编制依据本规范的编制主要依据国家相关法律法规、行业标准及本馆的实际情况，主要依据包括：《中华人民共和国公共图书馆法》《信息与文献资源描述》等相关国家标准本馆《文献信息资源建设发展纲要》本馆《信息技术安全管理制度》1.4基本原则数字资源管理应遵循以下基本原则：服务导向原则：所有管理活动应以满足用户需求、提升服务效能为最终目标。规范统一原则：操作流程、数据标准、技术平台应实现统一规划与管理。安全可靠原则：确保数字资源内容的完整性、可用性及访问过程的安全性。持续发展原则：关注技术发展动态，适时调整管理策略，保障资源的长期可持续利用。协作共享原则：加强馆内各部门及馆际间的协作，促进资源的共建共享。二、组织架构与职责分工2.1管理组织架构数字资源管理工作在馆领导的统一部署下，由信息资源建设部、信息技术部、读者服务部等多部门协同完成。设立数字资源管理小组，负责日常协调与决策执行。2.2主要岗位职责2.2.1数字资源采购馆员负责数字资源的需求调研、试用组织与评估分析。负责与数据库商进行商务谈判、合同签订与续订。负责采购经费的预算编制与执行跟踪。负责建立和维护供应商档案及资源采购记录。2.2.2数字资源编目与揭示馆员负责对采购及自建的数字资源进行标准化元数据编目。负责数字资源在图书馆集成管理系统及发现系统中的整合与揭示。负责维护数字资源导航、学科门户等揭示平台。负责处理数字资源的关联数据与知识组织。2.2.3数字资源系统管理馆员（通常由信息技术部人员兼任或专职）负责数字资源访问系统、认证系统、统计系统的安装、配置、维护与升级。负责保障数字资源服务器的稳定运行与数据备份。负责处理数字资源访问相关的技术故障。负责实施数字资源的安全策略与技术防护。2.2.4数字资源服务与推广馆员负责数字资源的用户培训、咨询与推广活动。负责收集、分析用户使用数据与反馈意见。负责处理数字资源使用中的版权咨询与合理使用引导。负责维护数字资源服务相关的宣传材料与在线帮助文档。三、数字资源生命周期管理流程3.1资源规划与遴选3.1.1需求收集与分析定期通过问卷、访谈、座谈会、使用统计数据分析等方式，收集各学科用户、教学科研团队对数字资源的需求。结合馆藏发展政策、学科建设重点及经费情况，进行需求优先级排序与分析。3.1.2资源初选与试用根据需求分析结果，初步筛选潜在的数字资源产品。组织资源试用，明确试用范围、期限，并收集试用期间的访问量、检索量、下载量等基础数据及用户反馈。编制《数字资源试用分析报告》，内容应包括资源内容评价、技术平台评估、成本效益初步分析等。3.1.3综合评估与决策组建评估小组，对试用资源进行综合评估。评估指标应涵盖：内容质量：权威性、覆盖面、独特性、更新频率。技术性能：系统稳定性、检索功能、用户界面友好度、移动端适配、可访问性。成本效益：价格模型、单次使用成本、与印本资源的互补性。服务支持：供应商提供的售后服务、培训、统计报告质量。长期保存：资源是否提供长期保存方案或符合相关存档标准。根据评估结果，形成采购建议，报请馆领导或相关委员会审批。3.2采购与合同管理3.2.1商务谈判与合同审核依据审批结果，与数据库商进行正式商务谈判，重点明确：授权模式（并发用户数、IP范围、VPN访问等）、价格、续订涨幅限制、长期访问权（PerpetualAccess）、存档权利（ArchivalRights）等关键条款。合同文本需经本馆法律顾问或相关部门审核，确保合同条款符合国家法律及本馆利益。3.2.2合同签署与归档完成合同签署流程，并将生效合同原件归档至馆办公室，复印件由数字资源采购馆员留存备查。在数字资源管理系统中登记合同关键信息，包括：资源名称、供应商、合同号、金额、起止日期、核心条款摘要等，并设置续订提醒。3.2.3付款与发票管理严格按照合同约定的付款条件和馆内财务流程办理付款。及时核对发票，确保金额、项目信息准确无误，完成报销归档。3.3资源接入与编目揭示3.3.1技术接入与配置访问方式设置：根据合同约定，配置IP地址范围、设置代理服务器或部署远程访问系统（如EZproxy）。如需账号密码认证，需建立安全的分发与管理机制。链接解析器配置：在链接解析器（LinkResolver）中配置资源的基本链接、图标、覆盖范围等信息，确保从发现系统到全文的链接畅通。元数据收割/导入：对于提供标准化元数据（如MARC、KBART、XML）的资源，安排定期或一次性收割/导入至图书馆集成管理系统和发现系统。单点登录集成：如有必要，与馆内统一认证系统进行集成，实现单点登录。3.3.2元数据编目与质量控制对于无法自动收割的资源，或需加强本地化控制的资源，应进行原始编目。编目应遵循本馆采用的元数据标准（如MARC21、DC等），确保题名、责任者、标识符（ISBN、ISSN、DOI）、来源、权限等核心字段的准确、完整。建立数字资源编目质量控制流程，定期抽查编目记录，确保数据一致性。3.3.3资源揭示与导航建设在图书馆官网显著位置设立“数字资源”统一入口。建立多维度导航体系，包括：按数据库名称字顺、按学科类别、按资源类型（电子期刊、电子书等）。维护学科资源导航门户，为重点学科提供精准化的资源指引。确保所有揭示链接经过测试，有效可用。3.4服务推广与用户培训3.4.1新资源发布新资源正式开通后，应及时通过图书馆网站新闻、官方社交媒体、电子邮件列表、宣传海报等多种渠道发布通知。通知内容应包括资源简介、访问路径、特色功能及简要使用指南。3.4.2用户培训与指导制定年度数字资源培训计划，采用线上线下相结合的方式，开展专题培训、嵌入课程、新生入馆教育等。制作并维护形式多样的使用指南，如快速参考卡、视频教程、常见问题解答（FAQ）。提供实时咨询（如在线聊天、电话）和异步咨询（如电子邮件、表单）服务，及时解答用户使用中遇到的问题。3.4.3主动服务与推广针对重点科研项目或教学课程，提供定题资源推送服务。结合世界读书日、校庆、学术活动周等契机，举办数字资源宣传推广活动。与院系、学生社团合作，开展数字资源利用竞赛或主题活动。3.5使用统计与绩效评估3.5.1统计数据收集定期（通常按月或按季度）从各个数据库供应商平台获取符合COUNTER标准的使用统计报告。利用本馆的电子资源管理系统（ERMS）或统一统计平台，汇总、清洗和存储各类使用数据。关键统计指标包括：检索次数（Searches）、全文下载量（Full-TextArticleRequests）、拒绝访问量（DeniedAccesses）、会话数（Sessions）等。3.5.2绩效分析与报告定期（通常为年度）对数字资源的使用绩效进行分析，计算成本效益指标，如单次下载成本、每检索成本。分析各学科、各类型资源的使用趋势，识别使用率高和利用率低的资源。编制《数字资源使用绩效年度报告》，为资源续订、停订或调整采购策略提供数据支撑。将核心绩效数据向馆领导及相关委员会汇报，并在一定范围内向用户公开。3.6续订、停订与存档3.6.1续订评估流程在合同到期前3-6个月启动续订评估流程。综合考量该资源过去一年的使用绩效、用户反馈、内容变化、价格上涨幅度、预算情况以及是否有可替代资源等因素。形成续订建议，按规定程序报批。3.6.2停订与善后处理对于决定不再续订的资源，应提前（至少1个月）发布停订通知，说明停订原因及替代方案（如有）。与供应商确认并落实合同约定的长期访问权或存档数据的获取方式。及时更新图书馆各类揭示平台，移除或标注停订资源的访问链接，避免用户混淆。3.6.3长期保存与存档管理对于拥有长期访问权或本地存档数据的资源，应制定详细的存档数据管理计划。确保存档数据存储在安全、稳定的存储设备上，并建立定期检查和数据迁移机制，防止因技术过时而无法读取。在目录或存档系统中明确记录存档资源的范围和访问方式。四、特定类型数字资源管理细则4.1电子期刊管理关注期刊品种的增删变化，及时在知识库（如ISSN注册中心）和链接解析器中更新覆盖列表。处理“转移期刊”（JournalTransfer）情况，确保用户能无缝访问变更出版社后的期刊内容。管理“大宗交易”（BigDeal）协议，持续评估其成本效益，探索更灵活的采购模式。4.2电子图书管理明确电子图书的采购模式（按品种采购、按学科包采购、按次付费等）及对应的流通政策（复本数、借阅期限、是否允许下载）。管理数字版权管理（DRM）限制，在保护版权的前提下，尽可能为用户提供便利。探索与电子书阅读器、移动阅读APP的集成服务。4.3学位论文与机构知识库管理制定本校学位论文的提交、审核、授权与发布政策。对提交的论文进行格式审查、元数据编目和全文处理。维护机构知识库平台，定期备份数据，并积极推动成果的开放获取与传播。4.4多媒体资源管理确保流媒体服务器的带宽与存储容量满足访问需求。为音视频资源配备完整的元数据描述，如题名、创作者、时长、主题、摘要等。严格遵守信息网络传播权相关规定，对资源访问进行必要的权限控制。4.5开放获取（OA）资源管理系统收集、遴选与本馆学科相关的高质量OA期刊、OA仓储、OA图书等资源。将重要的OA资源整合进本馆的发现系统与导航体系，提升其可见度。积极宣传OA理念，协助本校研究人员在合规的OA平台发表成果并存入机构知识库。五、技术平台与安全管理5.1核心系统管理5.1.1图书馆集成管理系统（ILS）确保ILS中数字资源相关模块（电子资源管理、链接解析等）正常运行。定期维护资源链接、覆盖范围数据。5.1.2发现系统维护发现系统的中央索引，定期同步更新元数据。优化发现系统的检索排名、分面导航等配置，提升用户体验。5.1.3电子资源管理系统（ERMS）利用ERMS管理数字资源从试用、采购、开通到评估的全生命周期信息。维护资源知识库，管理合同、许可证、管理员账号、统计报告等关键数据。5.2访问控制与认证严格管理用于资源认证的IP地址列表，及时增删变更。安全配置代理服务器（如EZproxy），定期更新软件版本，监控异常访问日志。对采用账号密码访问的资源，建立严格的账号申请、分发、回收和密码修改制度。5.3数据安全与备份对自建的数字资源数据、用户使用统计数据进行定期备份，备份策略应包括完整备份和增量备份，并实施异地备份。对存储敏感信息（如个人使用记录）的系统，必须进行数据脱敏或加密处理，并严格设定访问权限。定期进行系统安全漏洞扫描与风险评估，及时修补漏洞。5.4故障应急处理制定数字资源服务中断应急预案，明确不同级别故障的响应流程、通报机制和责任人。常见故障包括：本地网络故障、服务器宕机、软件系统错误、供应商服务中断等。建立与主要数据库供应商的技术支持快速联系通道。六、版权合规与用户教育6.1版权政策制定与宣传制定本馆《数字资源版权使用指南》，明确告知用户对已采购数字资源的合理使用范围（如用于个人学习、研究、教学等）和禁止行为（如系统性下载、商业性使用、大规模分发等）。在图书馆网站、数据库访问页面等显著位置公示版权提示。6.2使用监控与违规处理利用技术手段监控异常下载行为，设置自动预警机制。一旦发现疑似违规行为，应及时核实并联系相关用户进行提醒和教育。对于情节严重或屡教不改者，按馆内规定进行处理，并可能暂停其访问权限。保留