泰顺县档案制度管理工作

PAGE泰顺县档案制度管理工作一、总则（一）目的为加强泰顺县档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本县实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于泰顺县各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.便利性原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置泰顺县设立专门的档案管理部门，负责全县档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。各机关、企事业单位应根据工作需要，设立相应的档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县档案管理制度和业务规范。2.负责全县档案工作的组织、协调和监督检查，指导各单位档案管理工作。3.集中统一管理本县重要档案资料，接收、收集、整理、保管和统计各类档案。4.开展档案信息化建设，推进档案信息资源的开发利用。5.组织档案业务培训和学术研究，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。（三）档案管理人员职责1.负责本单位档案的收集、整理、分类、编目、装订等日常管理工作。2.确保档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。3.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。4.参与档案信息化建设，录入、维护档案信息，提高档案管理效率。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位职能活动和历史沿革的文件材料。2.本单位工作中形成的各类文件、会议记录、决议、决定、通知等。3.本单位的工作计划、总结、统计报表、财务账目等。4.本单位与其他单位签订的合同、协议、项目文件等。5.本单位重要活动的照片、录像、录音等声像资料。6.本单位获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得擅自涂改或伪造。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，同一类档案应按照时间先后或重要程度等进行排列。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开保管。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（四）档案数字化管理1.积极推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.加强电子档案的管理，确保电子档案的安全存储和有效利用。3.建立电子档案备份制度，并定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家法律法规和本单位档案管理制度。2.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供优质服务。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本单位相关的档案，应按照规定办理查阅手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案，应出具相关证明文件，并按照规定办理查阅手续。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本单位档案管理部门提出申请，填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经本单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，应出具相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经本单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：因工作需要确需借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.全面审查原则：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，综合判断档案的价值。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限划分：档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史沿革，对本单位和国家具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年；短期保管的档案是指在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年以下。2.价值判断标准：根据档案的重要性、完整性、真实性、时效性等因素，综合判断档案的价值。重要的、具有历史意义的、反映重大事件的档案应列为永久保管；一般性的、在一定时间内有查考利用价值的档案可列为长期或短期保管；已失去查考利用价值的档案可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，填写《档案鉴定意见书》，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。4.《档案销毁清册》经本单位负责人批准后，方可进行档案销毁。（四）销毁要求1.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关业务人员共同监销。2.销毁档案应采用符合环保要求的方式，确保档案信息彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、监督与检查（一）监督检查主体泰顺县档案管理部门负责对全县档案制度管理工作进行监督检查，各单位应加强对本单位档案管理工作的自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理机构和人员的配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案鉴定与销毁工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各单位档案管理工作进行检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各单位档案管理工作进行抽查，及时发现和解决问题。3.文件审查：审查各单位报送的档案工作文件、报告、总结等材料，了解档案管理工作情况。4.实地检查：深入各单位档案管理部门和档案库房，实地查看档案管理工作情况。（四）问题处理1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整