档案管理审批制度通知

PAGE档案管理审批制度通知一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性、安全性和保密性，规范档案管理审批流程，提高档案管理工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的审批管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项经营管理活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、声像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案管理工作实行集中统一领导，由公司综合管理部门负责统筹协调，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.分级分类管理原则根据档案的来源、内容、形式等因素，对档案进行分级分类管理。档案分为绝密、机密、秘密三个密级，同时按照档案的类别分为行政管理档案、业务管理档案、财务档案、人事档案等，以便于档案的保管、查询和利用。3.真实性、完整性、安全性和保密性原则档案管理工作要确保档案内容的真实性，保证档案的完整性，维护档案的安全性，严格遵守档案的保密性规定，防止档案信息的泄露和丢失。二、档案管理审批流程（一）档案形成与收集1.公司各部门在开展业务活动过程中，应及时形成各类档案资料，并指定专人负责收集、整理。收集的档案资料应齐全、完整，确保能够准确反映业务活动的全过程。2.档案收集人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行初步分类，并填写《档案收集登记表》，详细记录档案的名称、数量、来源、形成时间等信息。（二）档案整理与归档1.档案收集人员将初步分类的档案资料移交至本部门档案管理人员。档案管理人员按照档案管理的有关规定，对档案进行进一步整理，包括文件的装订、编目、编号等工作。2.整理后的档案应按照分类标准进行归档，建立档案目录和索引，便于查询和利用。档案管理人员应填写《档案归档登记表》，记录档案的归档情况。（三）档案保管与借阅1.档案管理人员应将归档后的档案妥善保管在专门的档案库房内，确保档案的安全。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，并定期进行检查和维护。2.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门根据审批后的《档案借阅申请表》，为借阅人员提供档案，并在《档案借阅登记册》上记录借阅情况。借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应重新办理审批手续。4.涉及公司机密的档案，借阅人员需经公司分管领导审批后方可借阅。借阅过程中应严格遵守保密规定，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。（四）档案利用与审批1.公司各部门因工作需要利用档案时，应填写《档案利用申请表》，说明利用档案的目的、内容、范围等信息，经所在部门负责人审核后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案利用申请表》进行审核，对于涉及重要事项或机密信息的档案利用申请，需报公司分管领导审批。3.经审批同意后，档案管理部门按照规定为利用部门提供档案服务，并做好相关记录。利用部门应在规定的时间内归还档案，并确保档案的安全和完整。（五）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人及相关专家组成的鉴定小组共同进行。2.对于已到保管期限且无保存价值的档案，鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案的名称、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导审批后，进行销毁处理。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并填写《档案销毁记录》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。销毁记录应保存备查。三、档案管理审批职责分工（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理审批制度，并组织实施。2.统筹协调公司档案管理工作，指导各部门档案管理工作。3.负责公司档案的集中保管和利用服务，对档案管理工作进行监督检查。4.组织档案鉴定和销毁工作，审核档案销毁申请。（二）各部门负责人1.负责本部门档案管理工作的领导和监督，确保档案管理工作符合公司规定。2.审批本部门人员的档案借阅、利用申请，对档案管理工作中存在的问题及时进行处理。3.督促本部门人员及时收集、整理和移交档案资料，保证档案的完整性。（三）档案管理人员1.负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用等具体工作，严格按照档案管理审批制度办理相关手续。2.定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。3.协助鉴定小组开展档案鉴定工作，提供档案鉴定的相关资料和信息。4.负责档案销毁工作的具体实施，做好销毁记录。（四）借阅人员1.严格遵守档案管理审批制度，按照规定办理档案借阅手续。2.妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。3.在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应及时办理延期手续。四、档案管理审批监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对公司各部门档案管理审批制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司内部审计部门不定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案管理审批流程的合规性、档案资料的真实性和完整性等。（二）考核评价1.建立档案管理审批工作考核评价机制，对各部门档案管理工作进行量化考核。考核内容包括档案收集、整理、归档的及时性和准确性，档案保管的安全性，档案利用的服务质量等。2.考核结果纳入公司年度绩效考核体系，与部门和个人的绩效奖金挂钩。对于档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反档案管理审批制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。五、附则（一）解释权本制度由公司综合管理部门负责解释。（二）修订与补充本制度将根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况的变化适时进行修订和补充。修