工作总结档案管理制度

PAGE工作总结档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司工作总结档案的管理，确保工作总结档案的完整、准确、系统和安全，便于工作总结档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类工作总结档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司工作总结档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，各部门指定专人负责本部门工作总结档案的收集、整理和移交工作。2.真实准确原则工作总结档案应如实反映工作实际情况，内容真实、数据准确、手续完备。3.及时归档原则各部门应在规定时间内将工作总结档案整理归档，确保档案的时效性。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保工作总结档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、工作总结档案的分类与编号（一）分类1.年度工作总结档案按自然年度划分，包括公司年度工作总结报告、各部门年度工作总结报告、各项目年度工作总结报告等。2.季度工作总结档案每季度末形成的工作总结报告，包括公司季度工作总结报告、各部门季度工作总结报告、各项目季度工作总结报告等。3.月度工作总结档案每月末形成的工作总结报告，包括公司月度工作总结报告、各部门月度工作总结报告、各项目月度工作总结报告等。4.专项工作总结档案针对公司特定项目、活动或工作任务形成的专项工作总结报告，如新产品研发工作总结、市场推广活动工作总结等。5.个人工作总结档案公司员工个人撰写的工作总结报告，包括年度、季度、月度个人工作总结等。（二）编号1.编号规则采用"年份+类别代码+流水号"的编号方式。例如：2023ND001，表示2023年度公司年度工作总结档案的第1份。2.类别代码年度工作总结档案：ND季度工作总结档案：JD月度工作总结档案：YD专项工作总结档案：ZX个人工作总结档案：GR三、工作总结档案的收集与整理（一）收集1.各部门职责各部门负责收集本部门及下属员工在工作过程中形成的工作总结档案，并按照要求进行整理。2.收集时间年度工作总结档案应在次年1月15日前收集完毕；季度工作总结档案应在季度末次月5日前收集完毕；月度工作总结档案应在每月末次月3日前收集完毕；专项工作总结档案应在项目结束后10日内收集完毕；个人工作总结档案应在规定时间内提交至所在部门。3.收集要求工作总结档案应内容完整、格式规范、签字盖章齐全。（二）整理1.分类整理按照本制度规定的分类方法，对收集到的工作总结档案进行分类整理。2.编号标注在每份工作总结档案首页右上角标注编号。3.装订成册将整理好的工作总结档案按照顺序装订成册，一式两份，一份留存本部门，一份移交公司综合管理部门。四、工作总结档案的归档与保管（一）归档1.移交时间各部门应在规定时间内将整理好的工作总结档案移交至公司综合管理部门。2.移交手续办理移交手续时，双方应填写《工作总结档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。（二）保管1.保管地点公司综合管理部门设立专门的档案库房，用于存放工作总结档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.保管期限年度工作总结档案、专项工作总结档案保管期限为永久；季度工作总结档案、月度工作总结档案保管期限为5年；个人工作总结档案保管期限为3年。3.定期检查公司综合管理部门应定期对工作总结档案进行检查，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。五、工作总结档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部查阅公司员工因工作需要查阅工作总结档案，应填写《工作总结档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司综合管理部门查阅。2.外部查阅因特殊原因需要向公司外部提供工作总结档案查阅应经公司分管领导批准，并办理相关手续。（二）查阅程序1.提出申请查阅人填写《工作总结档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.审批申请表经所在部门负责人或公司分管领导批准后，交公司综合管理部门。3.查阅公司综合管理部门根据审批意见，提供相应的工作总结档案，并安排专人陪同查阅。查阅人应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。4.归还查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还公司综合管理部门，并在《工作总结档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用限制1.不得擅自复制未经公司综合管理部门同意，查阅人不得擅自复制工作总结档案。2.不得泄露档案内容查阅人应对查阅的工作总结档案内容保密，不得泄露给无关人员。六、工作总结档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.鉴定时间公司综合管理部门应定期对保管期限已满的工作总结档案进行鉴定。2.鉴定小组成立由公司综合管理部门、相关业务部门人员组成的鉴定小组，负责对工作总结档案进行鉴定。3.鉴定内容鉴定小组应根据档案的保存价值、历史意义等因素，对工作总结档案进行鉴定，确定其是否仍需保存。（二）销毁1.销毁清单经鉴定确定需要销毁的工作总结档案，应编制《工作总结档案销毁清单》，注明档案的名称、编号、保管期限等内容。2.审批《工作总结档案销毁清单》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁方式采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并由专人负责监销。监销人应在销毁清单上签字确认。七、附则（一）解释权本