山东省会计档案管理制度

PAGE山东省会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强山东省会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，提高会计档案管理水平，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东省行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）管理原则会计档案管理应当遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案的真实、完整、可用、安全。单位应当加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的安全。二、会计档案的定义与范围（一）定义会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成记录和反映单位经济业务事项具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（二）范围1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。3.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。（二）整理方法1.会计凭证的整理去除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。将整理好的记账凭证，按顺序号排列，检查有无断号、跳号现象，然后按本单位所采用的记账凭证种类，分收、付、转三类顺序编号。按编号顺序排好的会计凭证，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿的整理账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。活页账簿应抽出未使用的空白账页，再将已使用的账页按顺序号排列，装订成册。订本式账簿应按原账面顺序号装订，不得抽换账页。账簿装订后，应在封面上填明单位名称、账簿名称、所属年度和月份、起讫日期、账簿册数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖单位公章。3.财务会计报告的整理月度、季度财务会计报告应按月、季分别整理，年度财务会计报告应单独整理。财务会计报告应按封面、目录、报表、附注顺序排列，加具封面，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。封面上应注明单位名称、年度、月份、报表名称、份数等。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。1.永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。2.保管期限为30年的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册。3.保管期限为10年的会计档案包括：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。（二）保管要求1.单位应当设立专用的会计档案保管库房，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防磁等设施设备，确保会计档案的安全。2.会计档案应当按照分类标准，分年度、分保管期限进行整理立卷，编制会计档案保管清册。会计档案保管清册应当包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。3.单位应当严格执行会计档案查阅、复制登记制度。会计档案不得外借，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出应当严格按照规定办理相关手续。借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，更不得抽换。4.单位应当定期对会计档案进行检查，发现问题及时整改。对破损、变质的会计档案，应当及时进行修复或复制。对重要的电子会计档案，应当定期进行备份，并异地存放。五、会计档案的利用（一）查阅与复制1.单位内部人员查阅会计档案，应当经会计主管人员或单位负责人批准。查阅时，应当按照规定的程序进行登记，并在指定地点查阅，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.单位外部人员查阅会计档案，应当持有单位介绍信，并经会计主管人员或单位负责人批准。查阅时，应当由单位会计机构或档案管理机构指定专人负责陪同，并按照规定的程序进行登记。查阅人员需要复制会计档案应当经会计主管人员或单位负责人批准，并按照规定的程序办理复制手续。3.查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。（二）借阅1.单位内部人员借阅会计档案，应当填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等内容，并经会计主管人员或单位负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。2.单位外部人员借阅会计档案，应当填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等内容，并经单位负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅申请表应当由单位会计机构或档案管理机构留存备案。3.借阅人员应当按照规定的期限归还所借阅的会计档案。归还时，应当由会计机构或档案管理机构指定专人进行核对，确保所归还的会计档案完整无损。如发现会计档案有损坏、短缺等情况，借阅人员应当承担相应的责任。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。2.会计档案鉴定意见书应当包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、鉴定意见等内容。鉴定意见应当明确该会计档案是否仍需继续保存，或者是否可以销毁。3.经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。（二）销毁1.会计档案销毁前，单位应当编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。会计档案销毁清册应当经单位负责人签署意见。2.单位应当在会计档案销毁清册签署意见后，按照规定的程序进行销毁。销毁会计档案时，应当由单位档案管理机构和会计机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。3.保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。七、监督与检查（一）监督职责1.各级财政部门应当加强对本行政区域内单位会计档案管理工作的监督检查，依法对单位会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作进行指导和监督。2.单位应当建立健全会计档案管理工作的内部监督制度，明确各部门和人员在会计档案管理工作中的职责权限，定期对会计档案管理工作进行检查和考核，确保会计档案管理工作规范有序。（二）检查内容1.会计档案管理制度的建立和执行情况；2.会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作是否符合法律法规和本制度的规定；3.会计档案的安全保管情况，包括保管设施设备的配备、维护和使用情况等；4.会计档案查阅、复制、借阅等登记制度的执行情况；5.会计档案鉴定工作的组织和开展情况，包括鉴定意见书的形成、保管期限的重新划定等；6.会计档案销毁工作的程序和执行情况，包括销毁清册的编制、监销人员的职责履行等。（三）违规处理1.单位违反本制度规定由财政部门责令限期改正，并可以按照《中华人民共和国会计法》《会计基础工作规范》等法律法规的规定予以处罚。2.单位因保管不善等原因造成会计档案损毁、灭失应当依法承担相应的责任。对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，应当按照有关规定给予行政处分；构成犯罪依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权本制度由山东省财政