审计通知告知制度

PAGE审计通知告知制度一、总则（一）目的为规范公司审计通知告知行为，确保公司各部门及相关人员及时、准确地获取审计信息，保障审计工作的顺利开展，加强公司内部管理和监督，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部开展的各类审计工作，包括但不限于财务审计、绩效审计、内部控制审计、专项审计等，涉及公司总部各部门、下属子公司及分支机构。（三）基本原则1.及时准确原则审计通知应在规定的时间内及时发出，确保相关人员能够提前做好准备。通知内容必须准确无误，避免因信息错误导致工作延误或误解。2.全面覆盖原则涵盖审计工作涉及的所有相关部门和人员，保证审计信息传达的完整性，使各方面能够充分了解审计工作的范围、要求和进程。3.规范统一原则审计通知的格式、内容、发送方式等应保持规范统一，遵循公司整体的公文管理要求，便于识别和执行。二、审计通知的分类及内容要求（一）审计立项通知1.适用场景在确定开展某项审计工作时，向被审计对象发出审计立项通知。2.内容要求审计项目名称：明确本次审计的具体项目，如"[年度]财务收支审计""[项目名称]专项审计"等。审计目的：简要阐述开展本次审计的目标，例如检查财务报表的真实性、评估项目执行的有效性等。审计范围：详细说明审计所涉及的业务范围、时间段、相关资料等，如"涵盖公司[具体部门]在[时间段]内的所有财务收支活动，包括会计凭证、账簿、报表等资料"。审计时间安排：告知预计审计开始时间和大致结束时间，以及审计过程中各阶段的关键时间节点，如"计划于[开始日期]进驻被审计单位开展审计工作，预计[结束日期]完成现场审计，[报告提交日期]提交审计报告"。被审计对象：明确本次审计所针对的具体部门、单位或个人。审计组成员：列出审计组的成员名单，包括组长及其他成员，以便被审计对象了解审计工作的组织架构。（二）审计进场通知1.适用场景审计组在正式进入被审计单位开展现场审计工作前发出。2.内容要求审计项目名称：同审计立项通知中的项目名称。审计进场时间：明确具体的进场日期和时间，如"[年/月/日/时]"。审计组联系方式：提供审计组组长及成员的联系电话、电子邮箱等，方便被审计对象在审计过程中及时沟通。需准备的资料：详细列出要求被审计对象提前准备好的相关资料清单，如"请准备好[时间段]内的财务报表、会计凭证、合同协议、资产盘点表等资料，并确保资料的真实性和完整性"。（三）审计过程中沟通通知1.适用场景在审计过程中，审计组与被审计对象就审计发现的问题、需要进一步核实的情况等进行沟通时发出。2.内容要求审计项目名称：再次明确审计项目。沟通事项：详细说明沟通的具体内容，如"关于[具体事项]，审计组在审查[相关资料]时发现[问题描述]，现与贵单位沟通核实"。沟通时间和方式：确定沟通的具体时间安排，如"请于[年/月/日/时]参加审计沟通会议，会议地点为[具体地点]"，或说明采用电话、邮件等其他沟通方式。要求反馈的时间：告知被审计对象需在规定时间内对沟通事项进行反馈，如"请在接到本通知后的[X]个工作日内，将相关情况书面反馈至审计组邮箱[邮箱地址]"。（四）审计报告征求意见通知1.适用场景审计组完成现场审计工作，形成审计报告初稿后，向被审计对象征求意见时发出。2.内容要求审计项目名称：审计项目名称。审计报告初稿：附上审计报告初稿的全文，以便被审计对象全面了解审计组的意见和结论。征求意见期限：明确被审计对象提出意见的时间范围，如"请在收到本通知后的[X]个工作日内，将书面意见反馈至审计组"。反馈方式：告知被审计对象反馈意见的具体方式，如"可通过邮件发送至[邮箱地址]，或直接送达审计组办公室[具体地址]"。注意事项：提醒被审计对象重点关注审计报告中涉及自身的内容，如有异议应详细说明理由和依据。（五）审计结果通报通知1.适用场景审计工作结束后，向公司内部相关部门和人员通报审计结果时发出。2.内容要求审计项目名称：审计项目名称。审计结果概述：简要介绍审计工作的总体情况，包括审计发现的主要问题、问题产生的原因分析等。审计结论：明确本次审计得出的最终结论，如"本次审计认为[被审计对象]在[方面]存在[问题描述]，需采取[整改建议]进行改进"。整改要求：对被审计对象提出整改要求，包括整改期限、整改责任部门等，如"请[被审计对象]在接到本通知后的[X]个月内完成整改工作，并将整改情况书面报告至公司审计部"。其他事项：如有需要，可在通知中说明审计结果对公司其他部门工作的影响及相关注意事项。三、审计通知的发送方式（一）书面通知1.正式文件对于重要的审计通知，如审计立项通知、审计结果通报通知等，采用公司正式文件的形式印发。文件应编号、盖章，并按照公司公文流转程序进行传递。2.审计通知书针对审计进场通知、审计过程中沟通通知、审计报告征求意见通知等，可制作专门的审计通知书。审计通知书应格式规范，内容完整，由审计组组长签字确认后，通过专人送达、邮寄等方式发送给被审计对象。（二）电子通知1.电子邮件对于时效性要求较高、内容相对简洁的通知，可通过电子邮件发送。邮件主题应明确审计通知的类型和项目名称，邮件正文应包含通知的详细内容，并附上相关附件（如审计报告初稿等）。发送邮件时，应确保收件人的邮箱地址准确无误，并保留发送记录。2.公司内部信息系统利用公司内部的信息管理系统发布审计通知，如在系统中设置专门的审计公告板块。被审计对象可通过登录系统查看相关通知，系统应具备通知的推送提醒功能，确保相关人员能够及时获取信息。四、审计通知的接收与确认（一）接收要求1.被审计对象应指定专人负责接收审计通知，确保通知能够及时、准确地传达至相关负责人。2.接收人在收到审计通知后，应仔细核对通知内容，如发现信息有误或有疑问，应及时与审计组联系沟通。（二）确认方式1.书面确认对于书面通知，被审计对象应在收到通知后的[X]个工作日内，填写《审计通知回执》，确认已收到通知，并对通知内容无异议后签字盖章，通过专人送达、邮寄等方式反馈给审计组。2.电子确认通过电子邮件或公司内部信息系统接收的通知，被审计对象应在规定时间内回复邮件或在系统中进行确认操作，表明已收到通知并知晓相关要求。确认邮件或系统回复应包含被审计对象的名称、确认时间等信息。五、审计通知的存档与管理（一）存档要求1.审计组应建立审计通知档案，对每次发出的审计通知及相关的回执、反馈意见等资料进行分类整理、编号归档。2.档案内容应包括纸质文件和电子文档，确保资料的完整性和可追溯性。电子文档应按照公司统一的文件命名规则和存储路径进行保存。（二）查阅与借阅管理1.公司内部人员因工作需要查阅审计通知档案时，应填写《审计通知档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到审计部办理查阅手续。2.如需借阅审计通知档案，借阅人应填写《审计通知档案借阅申请表》，详细说明借阅用途、借阅期限等，经审计部负责人和公司分管领导审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案，不得擅自转借他人或复印、摘录档案内容。