安徽省档案利用制度

PAGE安徽省档案利用制度一、总则（一）目的为了加强安徽省档案的管理与利用，充分发挥档案在经济建设、社会发展和历史研究等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安徽省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案利用工作。（三）基本原则1.依法利用原则档案利用活动必须严格遵守国家法律法规，确保档案的安全与完整，维护国家利益和社会公共利益。2.服务为本原则以满足单位和社会对档案信息的需求为出发点，提供优质、高效、便捷的档案利用服务，促进档案资源的开发与利用。3.规范有序原则建立健全档案利用工作流程和管理制度，规范档案利用行为，保证档案利用工作的有序进行。二、档案利用的范围与条件（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅本单位档案。2.外单位因履行公务需要查阅、借阅相关档案，包括行政机关之间的工作协作、司法机关的案件审理、社会组织的调查研究等。3.公民因个人学习、研究、解决涉及自身权益问题等合法需要查阅相关档案，如婚姻档案、产权档案等。4.国内外学者、专家因学术研究需要查阅相关档案。（二）利用条件1.本单位工作人员利用档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容范围等，经所在部门负责人审核同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位利用档案，须出具单位介绍信，注明查阅目的、内容范围等，并经档案管理部门负责人审核同意。查阅重要档案或涉及国家机密、商业秘密等档案需按规定报经相关领导批准。3.公民利用档案，应持有效身份证件，说明利用目经档案管理部门核实后，按规定办理查阅手续。涉及个人隐私等特殊情况的档案，需严格按照相关规定和程序办理。4.国内外学者、专家利用档案，应提供单位介绍信、研究项目相关证明材料等，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。三、档案利用的方式与程序（一）查阅1.档案利用者到档案管理部门查阅档案时，档案管理人员应根据其申请，提供相应的档案资料。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。2.如需摘录、复制档案内容，利用者应填写《档案摘录（复制）申请表》，注明摘录、复制的内容范围和用途，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员代为摘录、复制，并加盖档案管理部门印章。摘录、复制的档案资料应与原件核对无误。3.档案管理人员应根据利用者的需求，提供必要的帮助和指导，确保利用者能够正确查阅档案。同时，应做好查阅记录，包括查阅时间、利用者姓名、单位、查阅内容、查阅目的等。（二）借阅1.因工作需要借阅档案利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审核同意后，办理借阅手续。2.借阅档案一般应在档案管理部门指定的借阅期限内归还。如需延期借阅，利用者应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。3.借阅档案时，档案管理人员应向利用者当面点交清楚，并办理交接手续。利用者应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案内容，不得擅自复制、传播档案信息。4.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。（三）档案证明出具1.单位或个人需要档案管理部门出具档案证明应填写《档案证明申请表》，注明证明内容、用途等，经档案管理部门负责人审核同意后，由档案管理人员根据档案记载出具档案证明，并加盖档案管理部门印章。2.档案证明应客观、准确地反映档案内容，不得出具虚假证明。档案管理部门对出具的档案证明负责，并承担相应的法律责任。四、档案利用的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案利用保密制度，明确保密责任，加强对档案利用过程的保密管理。2.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，档案管理人员应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，严禁泄露档案内容。3.档案利用者在利用档案过程中，应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。如需摘录、复制涉及保密内容的档案，应按照相关保密规定办理审批手续。（二）安全保障1.档案管理部门应加强档案利用场所的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的安全。2.档案利用者在查阅、借阅档案时，应遵守档案管理部门的安全规定，不得在档案利用场所吸烟、使用明火等，不得随意丢弃档案资料。3.档案管理人员应定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。对发生的档案安全事故，应及时报告并采取有效措施进行处理，最大限度地减少损失。五、档案利用的监督与考核（一）监督检查1.各级档案行政管理部门应加强对本行政区域内档案利用工作的监督检查，定期对单位的档案利用制度执行情况、档案利用行为等进行检查。2.单位应建立内部监督机制，对档案利用工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.档案管理部门应加强对档案利用过程的监督，对利用者的查阅、借阅等行为进行跟踪管理，确保档案利用工作规范有序进行。（二）考核评价1.单位应建立档案利用工作考核评价制度，对档案管理部门和相关工作人员的档案利用工作进行考核评价。考核评价内容包括档案利用服务质量、档案安全管理、制度执行情况等。2.档案利用工作考核评价结果应作为单位评先评优、干部任用等的重要依据。对档案利用工作成绩突出的部门和个人，应给予表彰和奖励；对违反档案利用制度的部门和个人，应依法依规进行处理。六、附则（一）解释权本制度由安徽省档案局负责解释。（二）实施日期本制度自发布之日起施行。各单位可根据本制度，结合实际情况，制定具体的档案利用实