学校档案-资料借阅制度

PAGE学校档案_资料借阅制度一、总则（一）目的为了加强学校档案资料的管理，规范资料借阅行为，确保档案资料的安全与完整，充分发挥档案资料在学校教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职工、学生借阅学校档案资料的活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案资料的管理合法合规。2.坚持服务学校中心工作，方便使用人员查阅利用档案资料的原则，同时保障档案资料的安全。3.实行统一管理、分级负责的制度，明确档案管理部门和借阅审批部门的职责。二、档案资料范围（一）教学档案包括教学计划、教学大纲、课程教案、学生成绩单、教学评估资料等。（二）科研档案涵盖科研项目申报书、研究成果报告、学术论文、专利等。（三）行政管理档案如学校文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。（四）学生档案包含学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录等。（五）其他档案学校历史资料、校友档案、对外交流合作档案等。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.校内各部门、单位及人员因工作需要借阅档案资料，应填写《学校档案资料借阅申请表》，详细注明借阅资料的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.学生因学习、研究等原因借阅档案资料，需由本人提出申请，并经所在学院辅导员或导师签字同意。（二）审批流程1.一般档案资料借阅申请，由所在部门负责人审批。审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。2.重要档案资料（如涉及学校机密、重大历史事件等档案）的借阅申请，需经学校分管领导审批。档案管理部门在收到分管领导审批意见后，方可办理借阅手续。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.短期借阅：一般档案资料的借阅期限为[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.长期借阅：对于因教学、科研等特殊需要长期使用的档案资料，借阅期限最长不超过[X]个月。期满后如需继续使用，应重新办理借阅手续。（二）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料。如有特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因，并办理续借手续。2.归还档案资料时，借阅人员应确保资料的完整性和准确性，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。五、借阅方式与数量限制（一）借阅方式1.现场借阅：借阅人员可到档案管理部门指定的场所，在档案管理人员的监督下查阅、复制档案资料。2.电子借阅：对于部分允许电子借阅的档案资料，借阅人员可通过学校档案管理系统进行在线查阅和下载。但应遵守相关规定，不得擅自传播或用于非授权用途。（二）数量限制1.一般情况下，每人每次借阅档案资料的数量不得超过[X]份（卷）。如需增加借阅数量，应经档案管理部门负责人批准。2.对于重要、珍贵的档案资料，应严格控制借阅数量，根据实际情况确定借阅份数，并确保借阅过程的安全。六、借阅人员职责（一）遵守规定借阅人员应严格遵守本制度及档案管理部门的各项规定，爱护档案资料，不得擅自转借、转让、泄露档案资料内容。（二）安全保护1.借阅人员在借阅档案资料期间，应妥善保管资料，防止档案资料受到损坏、丢失、涂改、污损等情况。2.在使用档案资料过程中，如需复印、拍照、扫描等，应按照档案管理部门的规定进行操作，不得擅自扩大复制范围或改变档案资料的原始状态。（三）按时归还借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还档案资料，不得拖延或逾期不还。如因特殊原因需要延期归还，应提前办理相关手续。七、档案管理人员职责（一）审核把关档案管理人员应认真审核借阅申请，对不符合借阅规定或可能影响档案资料安全的申请，应不予批准，并向申请人说明原因。（二）提供服务1.档案管理人员应热情接待借阅人员，按照规定及时为借阅人员提供所需的档案资料，并做好借阅登记工作。2.在借阅人员查阅档案资料过程中，档案管理人员应提供必要的指导和帮助，解答借阅人员的疑问。（三）监督检查1.档案管理人员应定期对借阅档案资料的归还情况进行检查，对逾期未还的借阅人员进行催还。2.对借阅过程中发现的问题，如档案资料损坏、丢失、违规使用等情况，应及时进行调查处理，并向上级报告。（四）整理归档档案管理人员在收回借阅的档案资料后，应及时对资料进行整理、核对，确保档案资料的完整性和准确性，并按照档案管理的要求进行归档。八、保密规定（一）保密范围学校档案资料中涉及国家机密、学校商业秘密、个人隐私等内容均属于保密范围。（二）保密措施1.借阅人员应对所借阅的档案资料中的保密内容予以保密，不得向无关人员泄露。2.在使用保密档案资料过程中，借阅人员应采取必要的保密措施，如在保密场所查阅、使用后及时归还等。3.档案管理人员应对保密档案资料的借阅情况进行严格登记，对借阅过程进行监督，防止保密信息泄露。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自借阅档案资料。2.超出规定的借阅期限未归还档案资料，且未办理续借手续。3.擅自转借、转让档案资料给他人。4.擅自涂改、损坏、丢失档案资料。5.违反保密规定，泄露档案资料中的保密内容。6.其他违反本制度及档案管理规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的借阅人员，档案管理部门将给予警告，并要求其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的借阅人员，学校将视情节轻重给予相应的纪律处分，如通报批评、取消借阅资格等。同时，违规人员应承担因违规行为造成的损失，包括档案资料的修复、赔偿等费用。3.对于因违规行为给学校或他人造成重大损失或不良影响学校将依法追究其法律责任。十、附则（一）解释权本制度由学校档案管理部门负责解释。（二）修订与完善本制度将根据国家法律法规