医院档案管理三合一制度

PAGE医院档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，根据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确规范，便于查找和利用。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护医院的合法权益。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度和工作流程。2.负责医院各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各科室、部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.参与医院重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各科室、部门职责1.负责本科室、部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人作为兼职档案员，负责档案管理的具体工作。2.按照医院档案管理部门的要求，及时将本科室、部门形成的档案整理归档，并向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作，提供档案利用所需的相关信息。4.加强对本科室、部门兼职档案员的管理和培训，确保档案管理工作的顺利开展。（三）兼职档案员职责1.负责本科室、部门档案的日常收集、整理和保管工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理部门规定的分类标准和编号方法，对档案进行分类整理和编号，编制档案目录。3.定期将本科室、部门整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作，提供档案利用所需的相关信息。5.接受档案管理部门的业务培训，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围医院档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.党群工作类：党委、工会、共青团等组织形成的文件材料。2.行政管理类：医院行政事务管理活动中形成的文件材料。3.医疗业务类：医疗、护理、医技等业务活动中形成的病历、检查报告、手术记录、护理记录等文件材料。4.教学科研类：教学计划、教案、科研项目申报书、研究成果等文件材料。5.人事管理类：员工档案、招聘录用、考核奖惩、职称评定等文件材料。6.财务管理类：财务预算、决算、会计凭证、报表等文件材料。7.设备物资类：设备采购、验收、维修、报废等文件材料，物资采购、库存管理等文件材料。8.基建项目类：基建项目规划、设计、施工、竣工验收等文件材料。9.其他类：医院在对外交流、合作、宣传等活动中形成的文件材料，以及具有保存价值的其他文件材料。（二）收集要求1.各科室、部门应及时将工作中形成的档案收集齐全，确保档案的完整性。2.归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应进行备份，并按照规定的格式和存储介质进行保存。4.收集的档案应按照规定的时间和要求移交档案管理部门。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别和年度，对档案进行分类整理。同一类别的档案按照时间顺序排列，不同类别的档案之间应保持相对独立。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录与档案内容一致。四、档案的保管（一）保管场所1.医院应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.根据档案的类别和数量，合理划分库房区域，设置不同的档案架和存放设备，便于档案的存放和查找。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案保管环境符合要求。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存储1.档案应按照分类和编号顺序存放，排列整齐，便于查找和利用。2.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全存储和有效利用。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对具有重要历史价值、科学研究价值、医疗业务参考价值和法律凭证作用的档案，应永久保存。2.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应保存一定期限，期限一般为30年或10年。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容。2.将登记造册的档案清单提交档案鉴定小组审核，经鉴定小组批准后，确定销毁档案的范围和方式。3.在指定的地点，由专人负责对销毁的档案进行监销，确保档案彻底销毁。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和医院领导报告档案管理工作情况。3.对档案统计数据进行分析研究，为医院档案管理工作的决策提供依据。（二）利用工作1.建立档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序和审批权限。2.档案管理部门应积极为医院各科室、部门和员工提供档案利用服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。3.对档案利用情况进行登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、利用档案名称等信息，便于统计和分析。4.严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、医院商业秘密和个人隐私的档案，应严格控制利用范围，确保档案信息不泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立医院档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、智能化检索和自动化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对医院现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.系统建设：开发档案信息化管理系统，包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能模块，实现档案管理的全过程信息化。3.安全保障：建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作