公章使用内控制度

PAGE公章使用内控制度一、总则（一）目的为加强公司公章的使用管理，规范公章使用行为，防范公章使用风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等。（三）定义1.公章：指公司在工商行政管理部门登记备案的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.用章申请：指公司内部各部门或人员因工作需要使用公章，向公章管理部门提交的加盖公章的申请文件。3.审批流程：指用章申请提交后，按照公司规定的层级和权限进行审核批准的程序。二、公章的刻制、启用与保管（一）公章的刻制1.公司公章的刻制必须严格按照国家有关法律法规和公司规定的程序进行。2.需刻制公章时，由使用部门提出申请，经公司法定代表人或授权代表批准后，由行政管理部门统一办理刻制手续。3.刻制公章必须选择具有资质的正规印章制作单位，确保公章的质量和安全性。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，必须在行政管理部门进行登记备案，并填写《公章启用登记表》。2.《公章启用登记表》应包括公章名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。3.公章启用时，应同时在公司内部发布启用通知，明确公章的使用范围、审批流程等事项。（三）公章的保管1.公司公章实行专人保管制度，由行政管理部门指定专人负责公章的保管工作。2.公章保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章使用管理制度，确保公章的安全。3.公章保管人应将公章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。4.公章保管人不得擅自将公章转借他人使用，不得在空白纸张、空白合同等上加盖公章。5.公章保管人因工作变动等原因需要交接公章时，必须办理严格的交接手续，填写《公章交接登记表》，并由双方签字确认。三、公章的使用范围（一）公司公章1.以公司名义对外签订的合同、协议、意向书等法律文件。2.公司出具的各类证明文件，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本等的复印件加盖公章。3.公司向上级主管部门、政府部门报送的各类文件、报表等。4.公司内部发布的重要文件、通知、公告等。5.其他需要加盖公司公章的文件或事项。（二）合同专用章1.以公司名义对外签订的各类合同、协议等法律文件。2.其他与合同签订相关的文件或事项。（三）财务专用章1.用于公司财务收支的各类票据、凭证、报表等的盖章。2.其他与财务相关的文件或事项。（四）法定代表人章1.以公司法定代表人名义签署的各类文件、合同等。2.其他需要法定代表人签字盖章的文件或事项。四、公章的使用流程（一）用章申请1.公司内部各部门或人员因工作需要使用公章时，应填写《用章申请表》。2.《用章申请表》应包括申请部门、申请人、申请日期、用章事由、用章文件名称及份数、用章时间等信息。3.用章申请应附相关文件或资料，如合同草案、证明文件等，确保用章事由真实、合法、有效。（二）审批流程1.《用章申请表》提交后，按照公司规定的审批流程进行审核批准。2.一般用章申请由申请部门负责人审核签字后，报行政管理部门负责人审批。3.重要用章申请，如涉及重大合同签订、对外担保等，需经公司法定代表人或授权代表审批。4.审批人应认真审核用章申请，确保用章事由符合公司规定和法律法规要求，对不符合要求的用章申请应予以退回，并说明理由。（三）用章登记1.经审批同意使用公章公章保管人应在《公章使用登记簿》上进行登记。2.《公章使用登记簿》应包括用章日期、用章部门、申请人、用章事由、用章文件名称及份数、审批人等信息。3.用章登记应准确、完整，确保每一次用章都有记录可查。（四）盖章操作1.公章保管人应严格按照审批意见进行盖章操作，确保盖章位置准确、清晰。2.盖章后应仔细核对用章文件内容，确保无误后将用章文件及相关资料返还申请人。3.严禁在空白纸张、空白合同等上加盖公章。如因工作需要确需在空白纸张、空白合同等上加盖公章必须经公司法定代表人或授权代表批准，并在盖章后对空白部分进行标注或说明。五、公章使用的监督与检查（一）监督机制1.公司设立公章使用监督小组，由行政管理部门、审计部门等相关人员组成，负责对公章使用情况进行监督检查。2.监督小组应定期对公章使用情况进行检查，并形成检查报告。3.对发现的问题应及时进行整改，对违规使用公章的行为应依法依规进行处理。（二）责任追究1.因公章使用不当给公司造成损失应依法追究相关责任人的责任。2.责任人包括用章申请人、审批人、公章保管人等。3.责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等，构成犯罪依法追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度由公司行政管理部