上海市人事档案借阅制度

PAGE上海市人事档案借阅制度一、总则（一）目的为了规范上海市人事档案的借阅管理，确保人事档案的安全与完整，保障档案信息的合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于上海市行政区域内所有涉及人事档案借阅的单位和个人，包括机关、企事业单位、社会团体等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家和上海市有关人事档案管理的法律法规及相关行业标准，确保借阅行为合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障人事档案在借阅过程中的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥人事档案的作用，为单位的人才管理、决策支持等提供必要的信息服务。二、借阅主体与权限（一）内部借阅主体1.本单位组织人事部门：因工作需要，如干部选拔任用、人员考核、工资调整等，可借阅本单位人员的人事档案。2.本单位纪检监察部门：在开展纪律审查、廉政监督等工作时，有权借阅相关人员的人事档案。（二）外部借阅主体1.具有行政职能的政府部门：因工作需要，如公务员考录、人才引进、劳动监察等，在履行法定程序后，可借阅相关单位的人事档案。2.司法机关：在办理案件过程中，依法需要查阅、借阅人事档案按照相关法律程序执行。（三）借阅权限1.内部借阅主体可根据工作需要，查阅、借阅本单位人员的部分或全部人事档案材料，但涉及个人隐私等敏感信息的材料应严格按照规定使用。2.外部借阅主体一般只能查阅与工作相关的人事档案材料，如需借阅原件，须经档案管理部门负责人批准，并严格履行借阅手续。三、借阅申请与审批（一）申请流程1.借阅人事档案时，借阅人应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。2.申请表需经借阅人所在部门负责人签字同意，并加盖部门公章。（二）审批流程1.内部借阅申请由本单位档案管理部门负责人审批，审批通过后，方可办理借阅手续。2.外部借阅申请需经档案管理部门负责人审核后，报本单位分管领导审批。审批通过后，由档案管理部门与借阅单位或个人签订《人事档案借阅协议》。四、借阅手续与要求（一）借阅登记1.档案管理部门根据审批结果，对借阅人进行登记，记录借阅人的姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称及数量等信息。2.借阅人需在《人事档案借阅登记簿》上签字确认。（二）借阅期限1.一般情况下，人事档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.借阅期限届满，借阅人应及时归还所借档案，不得拖延。（三）借阅方式1.人事档案原则上不得外借，确因工作需要外借必须经档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全保护措施。2.借阅人如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行复印操作。复印后的档案材料应加盖档案管理部门公章，注明"与原件核对无误"。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管所借人事档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损等。2.借阅人不得将人事档案转借他人或用于非工作目的。3.在借阅期间，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。五、档案归还与检查（一）归还手续1.借阅期限届满或提前归还人事档案时，借阅人应将所借档案完整无损地归还档案管理部门。2.档案管理部门工作人员应认真核对归还档案的数量、内容及完整性，确认无误后，在《人事档案借阅登记簿》上注明归还时间，并由借阅人签字确认。（二）检查内容1.档案管理部门定期对归还的人事档案进行检查，重点检查档案材料是否齐全、完整，有无涂改、损坏等情况。2.如发现档案存在问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。对于因借阅人原因造成档案损坏或丢失应依法追究借阅人的责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应加强对人事档案保密工作的管理，制定严格的保密制度，明确保密责任。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。在档案借阅过程中，如涉及个人隐私等敏感信息，应采取必要的保密措施。（二）安全保障1.档案管理部门应确保人事档案存放场所的安全，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施设备。2.定期对档案存放场所进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。3.在档案借阅过程中，应采取必要的安全措施，如专人护送、专车运输等，确保档案安全。七、监督与责任追究（一）监督机制1.本单位内部应建立健全人事档案借阅监督机制，定期对档案借阅情况进行检查和评估。2.档案管理部门应自觉接受上级主管部门和相关部门的监督检查，及时整改存在的问题。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自借阅、涂改、抽取、撤换人事档案材料，泄露档案信息等行为，将依法依规追究相关人员的责任。2.因档案管理部门工作人员失职、渎职等原因，导致人事档案安全事故或信息泄露将视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪