职业卫生档案管理操作规范

职业卫生档案管理操作规范一、总则1.1编制目的为规范用人单位职业卫生档案的建立、管理、保存与使用，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性，有效预防、控制和消除职业病危害，保护劳动者职业健康权益，依据国家有关法律法规和标准，制定本操作规范。本规范旨在为用人单位提供一套科学、统一、可操作的职业卫生档案管理流程与标准，提升职业卫生管理水平，满足政府监管要求，并为职业病诊断、鉴定及责任追溯提供可靠依据。1.2编制依据本规范主要依据以下法律法规、标准及规范性文件编制：《中华人民共和国职业病防治法》《工作场所职业卫生监督管理规定》（国家安全生产监督管理总局令第47号）《用人单位职业健康监护监督管理办法》（国家安全生产监督管理总局令第49号）《职业卫生档案管理规范》（安监总厅安健〔2013〕171号）《中华人民共和国档案法》《建设项目职业病防护设施“三同时”监督管理办法》（国家安全生产监督管理总局令第90号）相关国家职业卫生标准（GBZ系列）1.3适用范围本规范适用于中华人民共和国境内存在职业病危害因素的各类用人单位，包括企业、事业单位和个体经济组织等。用人单位内部负责职业卫生管理、档案管理、人力资源、生产安全等相关部门及人员均应遵照执行。1.4术语和定义职业卫生档案：指用人单位在职业病防治活动中形成的，能够准确、完整反映本单位职业卫生工作全过程的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。职业病危害因素：指在职业活动中产生和（或）存在的，可能对劳动者健康、安全和作业能力造成不良影响的因素或条件，包括化学、物理、生物等因素。职业健康监护：指以预防为目的，对接触职业病危害因素的劳动者进行上岗前、在岗期间、离岗时和应急的健康检查以及健康监护档案管理。职业病危害项目申报：指用人单位按照有关规定，向所在地卫生行政部门或安全生产监督管理部门报告本单位存在的职业病危害因素及其变化情况的行为。“三同时”：指建设项目的职业病防护设施必须与主体工程同时设计、同时施工、同时投入生产和使用。二、档案管理体系与职责2.1管理原则职业卫生档案管理应遵循以下基本原则：统一领导、分级管理：用人单位主要负责人对本单位职业卫生档案的真实性、完整性负总责。应建立统一的管理制度，明确各级管理部门和人员的职责。同步形成、全程管理：档案材料应在各项职业卫生工作活动过程中同步形成、收集，确保档案记录与工作实际同步，实施从产生到归档、保存、利用、销毁的全过程管理。真实准确、完整系统：档案内容必须真实反映客观情况，数据准确，记录完整，分类科学，保持文件材料之间的有机联系，形成系统化的档案体系。安全保密、便于利用：采取有效措施确保档案实体和信息安全，防止损毁、丢失、泄密。同时，应科学整理，编制检索工具，便于授权范围内的查阅和利用。符合规范、动态更新：档案的格式、内容、整理方法应符合国家及行业规范要求，并随着职业卫生工作的开展、法律法规的更新以及企业情况的变化及时进行补充和更新。2.2组织机构与职责用人单位应建立健全职业卫生档案管理组织体系，明确相关部门和人员的职责。责任主体主要职责用人单位主要负责人1.提供职业卫生档案管理所需的人力、财力、物力保障。2.批准职业卫生档案管理制度。3.对本单位职业卫生档案管理工作负领导责任。职业卫生管理机构/专（兼）职管理人员1.负责组织制定、修订职业卫生档案管理制度和操作规程。2.负责指导、监督、检查各部门职业卫生档案的日常形成、积累和移交工作。3.负责职业卫生档案的集中统一接收、整理、鉴定、保管、统计、编研和提供利用。4.负责组织档案的数字化及电子档案管理。5.负责到期档案的鉴定与销毁申报工作。6.接受上级部门的监督检查，并按要求报送相关档案信息。各生产、职能部门1.负责本部门业务范围内产生的职业卫生文件材料的收集、初步整理和定期移交。2.确保移交文件材料的真实性、准确性和完整性。3.指定兼职档案员负责具体工作衔接。劳动者1.如实提供个人职业史、职业病危害接触史等相关信息。2.配合完成职业健康检查，并提供真实健康状况。3.有权查阅、复印本人的职业健康监护档案。2.3管理制度用人单位应制定并实施以下职业卫生档案管理制度：职业卫生档案归档范围与保管期限规定职业卫生文件材料整理与归档细则职业卫生档案保管与库房管理制度职业卫生档案保密与利用制度职业卫生电子档案管理办法职业卫生档案鉴定与销毁制度职业卫生档案工作考核与责任追究办法三、档案分类与内容职业卫生档案应根据内容性质进行分类管理，通常分为以下六大类：3.1建设项目职业卫生“三同时”档案此档案记录建设项目从可行性论证至竣工验收全过程的职业卫生管理情况。建设项目职业卫生“三同时”审查登记表建设项目批准文件职业病危害预评价报告及审核（备案）批复文件建设项目职业病防护设施设计专篇及审查批复文件职业病危害控制效果评价报告及竣工验收批复文件全套竣工图纸、验收报告、验收鉴定书设计、施工、监理单位资质证明相关会议纪要、专家评审意见、整改报告3.2职业卫生管理档案此档案反映用人单位职业卫生日常管理的组织、制度与执行情况。职业病防治法律、法规、标准、规范清单及文本职业卫生管理机构设置、人员配备及职责文件法定代表人、管理者代表、职业卫生管理人员培训证书年度职业病防治计划与实施方案及总结职业卫生管理制度和操作规程目录及文本职业病危害因素检测与评价管理制度职业病危害事故应急救援预案及演练记录职业病危害告知制度（含合同告知样本）职业卫生经费提取和使用台账职业卫生检查与奖惩记录外部往来公文、函件及处理记录3.3职业卫生宣传培训档案此档案记录对劳动者及相关管理人员进行职业卫生宣传与培训的情况。年度职业卫生宣传培训计划主要负责人、职业卫生管理人员培训证明材料上岗前、在岗期间职业卫生培训记录（含培训通知、签到表、教材、试卷、成绩单、影像资料）职业病危害严重岗位的专项培训记录宣传材料（海报、手册、简报、内部刊物等）培训效果评估与改进记录3.4职业病危害因素监测与检测评价档案此档案记录工作场所职业病危害因素的识别、监测、检测与评价活动。职业病危害因素目录及岗位分布图生产工艺流程、原辅材料清单及化学品安全技术说明书（MSDS）工作场所职业病危害因素检测点分布图、检测计划职业病危害因素检测报告（委托检测及用人单位日常监测）职业病危害现状评价报告检测、评价结果报告与公布记录超标岗位整改方案、措施及验收记录检测仪器设备清单、检定/校准证书及使用维护记录3.5用人单位职业健康监护管理档案此档案汇总管理所有劳动者的职业健康监护信息。职业健康监护制度年度职业健康监护计划职业健康检查机构资质证书职业健康检查结果汇总报告职业禁忌证、疑似职业病、职业病病人的处理与安置记录职业健康监护档案借阅、复制登记簿向监管部门报告职业健康监护情况的记录3.6劳动者个人职业健康监护档案此档案为劳动者一人一档，记录其个人职业健康相关信息。应妥善保管，并为劳动者个人保密。劳动者个人信息卡（姓名、性别、年龄、籍贯、婚姻、文化程度、嗜好、身份证号等）劳动者职业史、既往史和职业病危害接触史相应工作场所职业病危害因素监测结果历次职业健康检查结果及处理意见（上岗前、在岗期间、离岗时、应急）职业病诊疗、康复等健康资料职业病诊断证明书、鉴定书（如有）其他需要存入档案的资料四、档案管理流程4.1文件材料的形成与积累各部门在职业卫生工作活动中，应按照归档范围，使用规范、统一的表格和载体，及时形成真实、准确、完整的文件材料。兼职档案员负责本部门文件材料的日常积累、预立卷工作。4.2整理与归档4.2.1整理要求组件：将密切关联的文件材料组合在一起作为一件。一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，正本与定稿为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。分类：按照本规范第三章的六大类别进行分类。排列：在同一类别内，按事由结合时间、重要程度排列。一般结论性、结果性文件在前，过程性、依据性文件在后。编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等必备项。编目：编制归档文件目录。目录项目应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。4.2.2归档时间管理类、宣传培训类文件材料，一般应在次年第一季度前归档。建设项目职业卫生“三同时”文件材料，应在项目竣工验收后三个月内归档。检测评价报告、职业健康检查报告等，应在报告出具后一个月内归档。劳动者个人职业健康监护档案，应在每次健康检查结束后及时补充归档。4.2.3归档手续文件材料移交时，交接双方应清点核对，并填写《档案交接文据》，履行签字手续。4.3保管与保护库房要求：应设立专用档案室或配备专用档案柜。库房应具备防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气体等安全条件。温度应控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。排放管理：档案柜架排列应避免阳光直射，便于通风和存取。排放应按照分类编号顺序，从左至右，从上至下。定期检查：档案管理人员应每半年对档案保管状况进行一次全面检查，并做好记录。发现档案破损、霉变、字迹褪变等问题应及时修复或复制。保密要求：涉及商业秘密、技术秘密及劳动者个人隐私的档案，应划定密级，严格限制查阅范围。电子档案应采取加密、访问控制等安全措施。4.4利用与借阅利用范围：档案主要用于本单位职业卫生管理决策、工作查考、职业病诊断鉴定、责任追溯、法律诉讼及政府监管部门检查等。借阅程序：内部人员借阅，需填写《档案借阅登记表》，经本部门负责人和档案管理部门负责人批准。外部单位（如监管机构、诊断机构）借阅或调取，必须出具正式公函或法律文书，经用人单位主要负责人批准。劳动者查阅本人职业健康监护档案，凭本人有效身份证件可直接办理。利用要求：借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、折叠、抽取、拆散、损毁。未经批准不得复制、传播。借阅档案应在规定期限内归还。4.5鉴定与销毁鉴定：成立由单位领导、职业卫生管理人员、档案管理人员组成的鉴定小组，定期对超过保管期限的档案进行鉴定。保管期限：根据文件价值，保管期限分为永久、30年、10年。具体参照《职业卫生档案管理规范》附件执行。销毁程序：对经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，提出销毁报告，报单位主要负责人批准。销毁时，应指定两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。五、电子档案管理5.1管理原则电子档案管理应遵循“前端控制、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。5.2电子文件的归档归档范围：与纸质档案归档范围一致，包括文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、数据库文件等。归档格式：应采用国家推荐的开放格式或通用格式。文本文件宜采用PDF、OFD、TXT、XML等格式；图像文件宜采用JPEG、TIFF、PDF等格式；视频文件宜采用MPEG、AVI等格式。归档要求：电子文件应随办随归，或定期批量归档。归档时应进行病毒查杀，确保数据准确、内容完整、格式规范。元数据应与电子文件一并归档。归档方式：可采用逻辑归档或物理归档。逻辑归档应确保网络与系统安全；物理归档应将电子文件及其元数据、相关软件一并拷贝至耐久性好的脱机存储介质上。5.3电子档案的保管与利用存储环境：脱机存储介质应存放在防磁柜中，温湿度条件优于纸质档案库房。在线存储系统应有可靠的备份和灾难恢复机制。迁移与转换：随着技术环境变化，应定期对电子档案进行格式迁移或系统转换，确保其长期可读。利用控制：建立电子档案管理系统，设置严格的用户权限和访问日志，防止未经授权的访问、复制、修改和删除。5.4双套制管理对于具有重要凭证价值或长期保存价值的电子档案，应同时制作纸质版本，实行电子档案与纸质档案双套制保管。两者应建立准确、可靠的关联标识。六、监督检查与持续改进6.1内部检查用人单位职业卫生管理机构应每季度对各部门职业卫生档案的形成、积累、移交情况进行检查，每半年对档案室的保管、利用情况进行全面检查。检查结果应纳入部门及个人绩效考核。6.2问题整改对检查中发现的问题，如文件材料缺失、记录不实、整理不规范、保管条件不合规等，应下达整改通知，限期整