行政主管岗位说明书

——行政主管岗位说明书一、工作关系1.上级管理：直接向总经理/分管副总经理汇报工作，严格执行上级决策部署，定期反馈工作进展及存在问题，主动提出优化建议。2.下级管理：统筹管理本部后勤服务人员、行政专员等下属岗位，负责下属人员的日常工作分配、培训指导、绩效考核及梯队建设，打造高效协作的行政团队。3.内部协同：对接公司各业务部门、各分/子公司，协调解决跨部门行政事务衔接问题，同步行政管理制度及相关要求，保障公司整体行政工作协同统一。4.外部对接：负责与政府相关职能部门（如市场监管、应急管理、住建等）、合作企业、租赁单位、行业团体等建立良好沟通机制，处理外部行政事务、政策对接及合作洽谈，维护公司对外良好形象。二、核心工作任务统筹推进公司本部行政管理、安全管理、后勤保障及资产管控工作，优化行政工作流程，控制行政成本，落实安全生产责任，高效完成上级交办的各项临时性工作，助力公司行政工作规范化、现代化、高效化发展。三、具体工作职责1.行政后勤管理：搭建并完善本部行政后勤管理制度及流程，统筹办公环境维护、办公用品采购与发放、公务接待、会议服务等后勤保障工作；结合商贸企业业务特点，优化后勤服务模式，提升员工办公体验，保障行政事务高效运转；规范办公秩序，监督员工遵守公司规章制度，及时处理各类行政投诉及突发后勤问题。2.办公费用管控：严格遵循《党政机关厉行节约反对浪费条例》相关要求，结合公司年度经营目标，编制本部办公费用预算，建立预算执行全过程动态监控机制，对办公费、差旅费、接待费等支出进行严格审核与管控，杜绝浪费及违规支出；定期分析费用使用情况，提出成本优化建议，实现“预算-执行-评价”闭环管理，确保资金使用合规、高效。3.固定资产管理：建立健全本部固定资产台账，实行“一物一码”现代化管理模式，统筹固定资产的采购、入库、领用、维护、盘点及处置工作；定期开展固定资产清查盘点，确保账实相符，防范资产流失；优化固定资产配置，提高资产使用效率，结合商贸企业周转特点，合理规划资产更新及处置方案，规范资产处置流程。4.安全生产管理：牵头负责公司安委办日常管理工作，严格落实《中华人民共和国安全生产法》相关规定，建立健全全员安全生产责任制及安全生产管理制度，构建安全风险分级管控和隐患排查治理双重预防机制；组织开展安全生产宣传、培训及应急演练，定期排查办公区域、车辆、消防设施等安全隐患，及时整改落实，杜绝安全事故发生；负责安全生产相关资料的整理、归档及上报工作，配合政府应急管理部门的检查督导。5.车辆管理：统筹公司所有车辆的整体管理工作，建立车辆管理台账及使用流程，规范车辆调度、领用、归还及维护保养制度；监督车辆日常使用规范，杜绝私车公养、违规行车等行为，保障行车安全；对接正规维修机构，合理安排车辆保养及维修，控制车辆使用成本；及时处理车辆违章、事故等相关事宜，确保车辆资源高效、安全运转，满足商贸业务出行需求。6.房屋租赁管理：严格按照《商品房屋租赁管理办法》相关规定，负责本部房屋租赁的全流程管理，包括租赁洽谈、合同签订、备案登记、租金收取、房屋维护及租赁终止等工作；审核租赁方资质，规范租赁合同条款，防范租赁法律风险；定期检查租赁房屋状况，及时协调处理房屋维修、纠纷等问题，确保租赁房屋合规使用、权益得到保障；租赁登记备案内容发生变化、续租或终止时，按规定及时办理相关手续。7.行政接待与来访管理：负责公司本部行政事务接待及来访人员接待工作，制定接待标准及流程，规范接待礼仪，妥善安排接待事宜，展现公司良好形象；对接外部来访单位及个人，做好沟通衔接、信息登记及需求反馈工作，及时协调解决来访过程中提出的合理诉求；负责接待资料的整理归档，建立接待台账，总结接待经验，优化接待服务。8.制度建设与合规管理：结合最新法律法规（如《国务院关于修改和废止部分行政法规的决定》）及商贸行业规范，梳理、修订公司行政管理制度、安全管理制度及相关流程，确保制度合规、可落地；推动行政管理制度的宣贯与执行，监督各部门及下属人员严格遵守，及时纠正违规行为；配合公司合规管理工作，落实流通领域信用体系建设相关要求，防范行政合规风险。9.其他工作：高效完成总经理/分管副总经理交办的各类临时性、突发性工作，主动对接公司各部门，配合完成跨部门协同工作；参与公司行政工作的复盘与优化，结合现代化管理理念，提出行政工作改进建议，推动行政工作数字化、精细化转型。四、考核内容（正式版）1.行政后勤保障成效：办公环境维护、办公用品供应、会议服务及接待工作的满意度，行政事务处理效率，下属团队工作执行力及协作效果。2.办公费用管控效果：办公费用预算执行率、成本优化成效，是否存在违规支出及浪费现象，费用分析报告的及时性与合理性。3.安全生产指标完成情况：安全生产隐患排查整改率、安全培训及应急演练落实情况，是否发生安全事故及违规违纪行为，安全生产合规性。4.固定资产管理规范度：固定资产台账完整性、账实相符率，资产采购、处置流程合规性，资产使用效率及维护保养情况。5.车辆管理有序性：车辆调度合理性、行车安全情况，车辆维护保养及时性，车辆使用成本控制效果，违章及事故处理效率。6.房屋租赁管理合规性：租赁合同签订、备案登记合规性，租金收取及时性，房屋维护到位情况，租赁纠纷处理效果，是否存在法律风险。7.制度建设与执行效果：行政及安全管理制度的完善性、合规性，制度宣贯与执行力度，行政合规风险防控成效。8.内外部协同评价：各部门及分/子公司对行政工作的满意度，外部对接单位的评价反馈，跨部门协同工作完成质量。9.上级综合评价：上级领导对其工作态度、责任心、执行力、创新能力及各项工作完成质量的综合评定。五、聘用条件1.学历要求：本科及以上学历，行政管理、工商管理、公共管理等相关专业优先；大专学历需具备8年以上相关工作经验，且表现突出。2.工作经历：具备5年以上行政主管相关工作经验，其中至少2年商贸企业行政主管工作经验者优先；熟悉商贸企业行政工作特点，具备丰富的行政统筹、安全管理、资产管控及内外部协调经验，能独立处理各类行政突发问题。3.知识技能：熟练掌握行政管理、安全生产、房屋租赁、固定资产管理等相关专业知识；熟悉《中华人民共和国安全生产法》《商品房屋租赁管理办法》等最新法律法规及商贸行业相关规范；具备较强的沟通协调能力、统筹规划能力、问题解决能力及团队管理能力；熟练使用Office办公软件，具备基础的数字化办公及台账管理能力，能运用现代化管理手段优化行政工作流程。4.职业素养：具备强烈的责任心、敬业精神及服务意识，工作严谨细致、高效务实；具备良好的职业操守，坚持原则、廉洁自律，能严格遵守公司规章制度；具备较强的抗