《深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025版)》

《深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025版)》1适用范围与职责划分1.1适用范围本指南适用于深圳市行政区域内新建、扩建、改建的房屋建筑工程、市政基础设施工程、交通基础设施工程、水务工程、人防工程等各类建设工程的文件收集、归档、档案验收与移交工作，投资额50万元以下的私人小型自建住宅除外。1.2责任主体划分1.2.1建设单位建设单位是工程文件归档与档案移交工作的首要责任主体，履行以下职责：（1）将档案管理纳入项目建设全周期管理体系，工程立项阶段明确专职或兼职档案管理人员，制定项目档案管理制度，定期核查各参建单位文件形成积累情况；（2）将文件归档要求、归档套数、质量标准、移交时限、违约责任明确纳入招标文件、施工合同及委托合同，归档工作经费列入工程概算；（3）统筹协调各参建单位开展文件收集整理，督促文件形成与工程建设同步，严禁事后伪造补编归档文件；（4）按规定申请工程档案预验收、正式验收，负责向深圳市城建档案管理机构移交全套合格工程档案。1.2.2勘察、设计单位负责收集整理本单位形成的勘察文件、设计文件，包括岩土工程勘察报告、设计变更文件、施工图交底记录等，保证文件真实完整，按要求移交建设单位。1.2.3施工单位（1）实行总承包的建设工程，总承包单位负责汇总整理所有分包单位形成的工程档案，对档案完整性负总责；分包单位负责整理分包范围内的工程档案，对档案真实性准确性负责，完工后及时移交总承包单位；（2）配备专职档案管理人员，负责施工全过程文件的收集、整理、组卷，工程竣工预验收前完成自检，经监理单位审核合格后报送建设单位；（3）负责按规范编制竣工图，确保竣工图内容与工程实际完全一致。1.2.4监理单位负责收集整理本单位形成的监理文件，对施工单位报送的归档文件真实性、完整性进行审核，出具监理文件档案和工程质量评估报告，按要求移交建设单位。1.2.5城建档案管理机构负责对全市建设工程文件归档工作进行业务指导，按规定开展工程档案验收、接收、保管与利用工作。2工程文件归档范围与分类2.1归档范围建设工程归档文件分为7大类，具体范围如下：2.1.1工程准备阶段文件（1）立项审批文件：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、项目核准/备案通知书；（2）建设用地与规划审批文件：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、不动产权证书/土地使用权出让合同、用地红线图、规划条件意见书；（3）行政许可文件：施工图审查合格书、消防设计审查意见、人防工程审批文件、施工许可证、工程质量监督通知书；（4）招投标与合同文件：勘察、设计、施工、监理、设备采购招投标文件、中标通知书、各类合同及协议；（5）其他：工程地质勘察报告、设计交底记录、会议纪要等。2.1.2监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理通知单、工程暂停令、复工令、工程款支付证书、监理月报、监理日志、旁站记录、质量问题整改通知、工程质量评估报告等。2.1.3施工文件（1）施工管理文件：施工组织设计、专项施工方案、开工报告、工程变更审批文件、技术交底记录、施工日志；（2）质量验收文件：检验批、分项、分部、单位工程质量验收记录，各参建单位签字齐全；（3）检测试验文件：原材料、构配件进场检验报告，见证取样检测报告，功能性试验记录（水压试验、气密性试验、避雷接地测试、消防检测等）；（4）隐蔽工程验收记录：所有隐蔽部位的验收记录，需附部位图和影像资料，包括地基验槽、桩基施工、钢筋安装、防水工程、管线敷设等；（5）专项工程记录：地基处理记录、钢结构安装记录、幕墙工程验收记录、电梯施工记录、智能化系统调试记录等。2.1.4竣工图所有建设工程必须编制完整竣工图，反映工程竣工后的实际构造、尺寸、管线走向等内容。2.1.5竣工验收文件包括勘察、设计、施工、监理单位竣工验收报告，规划验收合格证，消防验收/备案凭证，环保验收文件，人防工程验收文件，工程竣工验收报告，竣工验收备案表等。2.1.6声像档案所有工程必须按要求归档声像资料，具体要求：开工前场地原貌照片、施工关键节点（地基处理、基础浇筑、主体封顶、隐蔽工程覆盖前、质量事故处理、竣工验收）照片及视频，竣工后工程全貌照片不少于5张（含外立面、主要功能空间、周边环境）；市级以上重点工程需提供5-10分钟反映工程建设全过程的专题视频。声像资料分辨率不低于1920×1080，单张照片容量不小于2MB，视频帧率不低于25帧，格式为通用JPG/MP4。2.1.7数字化成果总建筑面积10万㎡以上的房屋建筑工程、总投资1亿元以上的市政交通水务工程，必须按深圳市BIM归档标准提交竣工BIM模型，智慧工地产生的物联网监管数据同步归档。2.2分类编号规则采用“大类-属类-小类-件号”四级编号规则：大类代码为1（工程准备阶段）、2（监理文件）、3（施工文件）、4（竣工图）、5（竣工验收文件）、6（声像与数字化成果）、7（其他），属类按专业划分，小类按文件内容划分，件号为文件顺序号，确保检索清晰。3归档质量与组卷要求3.1纸质文件质量要求（1）归档文件必须为原件，确需提供复印件的，需加盖原件存放单位公章，注明原件存放处、经办人签字及日期，标注与原件一致；（2）纸张统一采用A4幅面，不耐久的热敏纸、复写纸文件需复印后归档，字迹采用耐久性碳素/蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔书写，签字、签章手续齐全，严禁漏签、代签，重大设计变更需有原施工图审查机构审查意见，审批流程完整。3.2竣工图编制要求（1）施工中没有变更的，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后直接归档；（2）一般性变更可以在原施工图上改绘，改绘清晰标注变更内容、变更依据，修改部位标注清楚；（3）单张图纸变更内容超过1/3或者结构、工艺发生重大变更的，必须重新绘制竣工图；（4）竣工图章统一尺寸为50mm×80mm，内容包含施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、监理单位名称、总监理工程师、现场监理、编制日期，所有签字齐全。3.3组卷要求（1）按单位工程、专业、建设阶段组卷，不同专业文件不得混装，文字材料在前，图纸在后；（2）案卷厚度控制：文字材料卷厚度不超过20mm，图纸卷厚度不超过30mm，保证装订整齐；（3）每个案卷配备封面、卷内目录、备考表，案卷封面标注项目名称、专业、案卷题名，卷内目录标注每份文件的标题、页号、形成日期，备考表标注卷内文件份数、页数、组卷人、审核人；（4）装订采用线装或胶装，严禁使用易锈蚀的金属钉装订，案卷脊背标注档号和案卷题名，方便检索。3.4电子文件归档要求（1）所有建设工程必须同步归档电子档案，原生电子文件直接归档，不得用扫描件代替原生电子文件；（2）文件格式符合长期可读要求：文本文件采用PDF/A或DOCX格式，扫描图像文件采用TIFF或JPEG格式，分辨率不低于300DPI，CAD图纸采用DWG或PDF格式，视频采用MP4格式，音频采用MP3格式，不得采用封闭专用格式；（3）电子档案内容必须与纸质档案完全一致，脱机存储采用一次性写光盘或固态硬盘，不得使用U盘、可擦写光盘存储，做双备份，存储介质标注项目名称、内容、形成日期，存储前完成病毒检测；（4）按要求填写元数据，包括文件名称、形成单位、责任人、形成日期、保管期限等信息，完成元数据挂接。3.5BIM竣工模型归档要求BIM模型需包含土建、机电、钢结构、幕墙等全专业信息，模型信息与工程实际一致，格式采用IFC公开格式或RVT格式，关联对应归档文件信息，满足后期运维使用要求。4工程档案验收程序与要求4.1工程档案预验收4.1.1预验收条件（1）工程竣工预验收前，各参建单位已完成本单位归档文件整理，施工单位自检合格，监理单位审核合格；（2）建设单位已汇总全套归档文件，完成自检，确认符合归档范围和质量要求。4.1.2预验收流程建设单位应当在工程竣工验收15个工作日前，向城建档案管理机构提交《深圳市建设工程档案预验收申请表》、归档文件目录，申请预验收。城建档案管理机构在5个工作日内安排预验收。4.1.3预验收结果预验收合格的，出具《深圳市建设工程档案预验收意见书》，有效期12个月，12个月内未完成竣工验收的需重新申请预验收；预验收不合格的，出具整改通知书，明确整改要求，整改合格后重新申请预验收。未取得预验收意见书的，不得组织工程竣工验收。4.2正式验收4.2.1正式验收条件（1）已取得预验收意见书，完成所有预验收提出的问题整改；（2）工程已通过竣工验收，竣工验收文件齐全；（3）全套档案整理完成，电子档案完成挂接审核。4.2.2验收内容与流程城建档案管理机构组织验收组，验收组包含城建档案专业人员、对应行业主管部门人员，验收流程为：①建设单位汇报档案整理编制情况；②验收组抽查档案质量，抽查比例不低于归档总份数的20%，重点核查隐蔽工程记录、功能性试验记录、竣工图、竣工验收文件的真实性完整性；③验收组形成验收意见。4.2.3分类验收管理（1）一般项目：验收合格的，出具《深圳市建设工程档案验收合格认定书》；验收不合格的，限期整改后重新组织验收；（2）小型简易项目：工程总投资500万元以下、建筑面积1000平方米以下的小型工程、小型装修改造工程，实行告知承诺制验收，建设单位通过深圳市城建档案在线服务平台提交符合要求的承诺书，即可免于现场验收，直接获取验收合格认定书。5工程档案移交要求5.1移交套数与保管期限划分（1）向城建档案管理机构移交1套完整原件，国家、市级重点工程需移交2套原件，建设单位自行保管至少1套，行业主管部门有要求的额外增加移交套数；（2）保管期限分为三级：工程准备阶段文件、竣工验收文件、竣工图为永久保管，施工文件、监理文件为长期保管（保管期限等于工程设计使用年限），其他临时性文件为短期保管（保管期限20年）。5.2移交时限工程竣工验收合格后3个月内，建设单位必须完成全套工程档案移交工作；确因特殊情况无法按时移交的，经城建档案管理机构批准可延期移交，延长期限最长不超过3个月。5.3移交流程（1）线上初审：建设单位登录深圳市城建档案在线服务平台，上传全套电子档案及元数据，平台自动初审，不合格退回修改，初审合格进入人工审核；（2）现场核验：审核通过后，建设单位携带脱机存储的电子档案介质、全套纸质档案到城建档案管理机构现场核验；（3）办理移交：核验合格的，办理移交手续，领取《深圳市建设工程档案移交接收证明》；不合格的，限期整改后重新移交。5.4特殊工程移交要求（1）涉密工程：涉密档案按国家保密管理规定，单独组卷，标注密级，通过保密渠道移交，不得接入互联网；（2）线性工程：地铁、城际铁路、干线市政道路等线性工程，可按标段分别组卷、验收移交；（3）分期建设项目：可分期组织验收移交，最后一期完工后汇总全套档案。6特殊情形归档管理6.1停建、缓建工程停建、缓建工程的档案由建设单位负责保管；停建缓建超过10年的，可移交城建档案管理机构代为保管；建设单位撤销的，由建设单位上级主管部门保管或者移交城建档案管理机构。6.2改建、扩建、大型装修工程建设单位应当收集整理原工程档案，补充完善原工程缺失资料，改建扩建部分按要求编制新的归档文件，统一组卷验收移交，确保档案完整反映工程现状。6.3工程产权变更工程产权转移变更的，原产权单位应当将全套工程档案完整移交新产权单位，变更改造产生的新文件补充归档，新产权单位对档案完整性负责。6.