高校档案管理制度概述

PAGE高校档案管理制度概述一、总则（一）目的高校档案是学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的历史记录，是学校发展历程的真实反映。本制度旨在加强高校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校工作中的作用，为学校的教学、科研、管理以及社会服务提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生在工作、学习活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构，对全校档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应遵循真实、准确、完整的原则，如实反映学校各项活动的全过程，不得篡改、伪造档案内容。3.分类科学原则根据档案的形成领域、载体形式、保管期限等因素，对档案进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案进行妥善保管。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立档案馆，作为全校档案管理的职能部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。档案馆应配备与工作任务相适应的专业人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门、各单位职责1.各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整和准确。2.负责对本部门、本单位形成的档案进行分类整理，编制档案目录，定期向档案馆移交。3.配合档案馆做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索，协助开展档案编研工作。（三）档案工作人员职责1.档案管理人员认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案的有序存放和安全保管。定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案存在的问题，如破损、霉变等。积极开展档案利用工作，为学校各部门、各单位以及师生提供优质、高效的档案信息服务。参与档案的鉴定、统计、销毁等工作，做好相关记录。2.兼职档案员在本部门、本单位负责人的领导下，负责本部门、本单位档案工作的具体组织和实施。按照档案管理要求，及时收集、整理本部门形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。协助档案管理人员做好档案的分类、编目和移交工作，配合完成档案的统计和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党委、纪委、工会、团委等组织形成的各类文件材料，如会议记录、工作计划、工作总结、重要活动资料等。2.行政管理类：学校行政部门形成的各类文件材料，如学校章程、规章制度、会议纪要、人事文件、财务文件、招生就业文件等。3.教学科研类：教学管理部门、各教学单位形成的教学计划、教学大纲、课程教案、实验报告、学生成绩、科研项目申报书、研究成果等文件材料。4.学生管理类：学生处、各学院形成的学生学籍档案（包括入学登记表、成绩单、奖惩记录等）、毕业生档案、学生社团活动资料等。5.基本建设类：学校基本建设项目从项目立项到竣工验收全过程形成的各类文件材料，如项目可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。6.仪器设备类：学校购置、使用的仪器设备的申购、验收、使用、维护、报废等环节形成的文件材料，如设备清单、使用说明书、维修记录等。7.外事工作类：学校对外交流与合作活动中形成的各类文件材料，如外事协议、邀请函、出访报告等。8.财会类：学校财务部门形成的财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告等文件材料。9.声像档案类：学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。10.实物档案类：学校在各类活动中获得的奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物。（二）收集要求1.各部门、各单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体形式符合要求。严禁收集未经审核、签字、盖章的文件材料。3.对重要活动、重大事件形成的文件材料，应及时进行收集，并实行“一事一档”，确保档案的完整性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容，将档案分为党群工作类、行政管理类、教学科研类、学生管理类、基本建设类、仪器设备类、外事工作类、财会类、声像档案类、实物档案类十大类。每大类下再根据档案的具体内容和特点进行二级、三级分类。2.编号对每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于档案的检索和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应反映案卷的编号、题名、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应反映文件的顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等信息。4.装订对纸质档案进行装订，确保文件的整齐、牢固。装订时应去除文件上的金属物，采用线装或胶装方式，不得压字、压图。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。同时，应设置档案整理室、阅档室等辅助用房，满足档案整理、查阅等工作需要。（二）保管方式1.纸质档案采用密集架存放，按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。同时，应建立纸质档案电子目录，实现纸质档案与电子档案的关联检索。2.电子档案采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。电子档案应按照档案管理要求进行分类、编号、编目，建立电子档案数据库，实现电子档案的信息化管理。3.声像档案对照片、录音、录像等声像档案进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并刻录成光盘进行保存。声像档案应建立相应的目录，便于查找和利用。4.实物档案对实物档案进行分类登记，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。实物档案应存放在专门的展示柜或库房内，确保实物的安全和完整。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。如学校章程、重要会议记录、重大事件档案、重要科研成果档案等。2.长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限一般为30年。如学校一般性会议记录、教学计划、科研项目档案等。3.短期保管：凡是反映学校临时性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应短期保管。保管期限一般为10年。如学校临时性会议记录、一般性文件材料等。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、霉变的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。2.严格遵守档案库房管理制度，保持库房清洁卫生，温度、湿度适宜。严禁在档案库房内吸烟、用火、存放易燃、易爆物品。3.对电子档案应定期进行维护和备份，防止数据丢失或损坏。同时，应采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、窃取。4.档案库房应配备专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员应严格遵守档案借阅、归还制度，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，档案馆馆长、各部门、各单位负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案的保管价值进行鉴定。2.对已过保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。对于仍有查考利用价值的档案，应继续保管；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。3.对涉及学校重要历史事件、重大决策、核心业务以及知识产权等方面的档案，应适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理人员按照档案保管期限的规定，对到期档案进行初步筛选，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对拟销毁档案进行审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对确定销毁的档案，应编制销毁清册，经档案鉴定工作领导小组组长签字确认后，报学校分管领导审批。4.经批准销毁的档案，应在档案鉴定工作领导小组的监督下，由档案管理人员采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并在销毁清册上注明销毁方式、时间、地点等信息。销毁清册应永久保存。（四）销毁要求1.销毁档案应严格按照审批程序进行，未经批准不得擅自销毁档案。2.销毁档案时，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。3.对销毁过程进行详细记录，留存相关资料，以备查考。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。统计数据应真实、准确、完整，按时上报学校档案管理部门和上级主管部门。3.利用档案统计数据，分析档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.利用范围学校档案主要为学校教学、科研、管理、决策等工作服务，同时也为社会有关方面提供利用。利用范围包括查阅、借阅、复制档案资料等。2.利用手续校内各部门、各单位因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门、本单位负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经学校分管领导批准。校外单位或个人因特殊需要查阅学校档案的，应持单位介绍信或个人有效身份证件，向档案馆提出申请。经档案馆审核同意，并报学校分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案馆。3.利用方式档案馆应根据利用者的需求，提供档案原件查阅、复印件、摘录等服务。对利用频繁的档案，可制作电子副