长安区档案管理制度

PAGE长安区档案管理制度一、总则（一）目的为加强长安区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于长安区各机关、团体、企事业单位及其他组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则长安区档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则各单位应确保档案内容真实、准确，如实反映工作实际情况。3.完整性原则档案应全面、系统地记录各项工作活动，保证档案的完整性。4.安全性原则加强档案安全保护措施，确保档案实体和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.长安区档案局负责全区档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和业务培训；制定档案管理制度和标准；接收、保管和利用重要档案资料。2.各单位档案管理部门负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作；指导和监督本单位各部门的档案工作。3.各单位专（兼）职档案人员负责具体承担本部门或本岗位的档案收集、整理、归档等工作，确保档案工作的落实。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案反映本单位工作活动的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议记录、纪要等。2.科技档案本单位在科研、生产、基建等活动中形成的项目文件、图纸、图表、数据等。3.人事档案干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、党团关系等材料。4.会计档案本单位的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。5.声像档案照片、录音、录像等反映本单位重要活动和工作场景的资料。6.电子档案以数字形式存储在计算机系统或其他电子设备中的各类文件。（二）收集要求1.各单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的责任部门和人员，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在工作结束后，按照档案管理要求，及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，不得积压或擅自销毁。3.对重要活动、重大项目等形成的档案，应实行专项收集，确保档案的完整性和准确性。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案，编制档案目录。4.会计档案按照会计档案管理办法进行整理，装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄时间、地点及相关说明，编制声像档案目录。6.电子档案按照电子文件管理要求进行分类整理，建立电子档案数据库，编制电子档案目录。（四）整理质量要求1.分类科学合理，便于查找和利用。2.编号规范统一，标识清晰。3.装订整齐牢固，目录填写准确完整。4.电子档案应进行元数据著录，确保数据的准确性和可读性。三、档案的保管（一）保管场所1.长安区档案局应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.各单位应根据实际情况，设立档案库房或档案专柜，确保档案有安全的存放场所。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，定期进行检查和维护。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.科技档案、人事档案、会计档案等的保管期限按照国家有关规定执行。3.各单位应根据档案的价值和实际需要，准确确定档案的保管期限。（四）档案清点与统计1.各单位应定期对档案进行清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计，定期向上级档案管理部门报送档案统计报表。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织长安区档案局负责组织全区档案鉴定工作，各单位档案管理部门负责本单位档案鉴定工作的具体实施。必要时，可邀请有关专家参与鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、价值大小、现实利用情况等，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限、失去保存价值的档案，经鉴定后予以销毁。3.对仍有保存价值，但内容重复、不完整或已被其他档案替代的档案，可进行适当精简。（三）鉴定程序1.各单位档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容。3.经本单位分管领导审核同意后，报长安区档案局审批。4.长安区档案局对各单位报送的档案销毁清册进行审核，批准后方可实施销毁。（四）销毁方法1.档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。3.销毁完毕后，监销人应将档案销毁情况报告本单位档案管理部门和长安区档案局。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家法律法规和档案管理规定，确保档案信息安全。2.服务大局原则档案利用应围绕长安区经济社会发展大局，为各项工作提供有效支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷服务。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅长安区相关档案，须经长安区档案局同意，并办理相关手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅档案，应按照法定程序办理。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅目的、档案名称、数量等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅长安区档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅目的、档案名称、数量等，经长安区档案局审核同意后，到指定地点查阅、借阅。查阅、借阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自摘抄、复制、转借档案。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，经长安区档案局审核同意后，按照规定查阅、借阅。（四）利用方式1.查阅档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。2.借阅借阅档案应严格控制借阅期限，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制对确需复制的档案，档案管理部门应按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误，注明出处和复制日期。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立长安区档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和资源共享。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为档案利用提供便捷的信息化手段。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设开发档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案资源共享平台建设建立档案资源共享平台，实现长安区各单位档案信息的互联互通和资源共享。（三）数据管理1.加强电子档案数据的质量管理，确保数据的准确性、完整性和规范性。2.建立电子档案数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。3.加强电子档案数据安全管理，采取加密、防火墙、入侵检测等技术手段，保障电子档案数据安全。（四）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确安全责任，规范操作流程。2.加强档案信息化安全技术防护，采用先进的安全技术设备，定期进行安全检查和评估。3.加强档案信息化安全人员培训，提高安全意识和应急处理能力。七、监督与检查（一）监督检查主体长安区档案局负责对全区各单位档案管理工作进行监督检查，各单位负责对本单位档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保护措施的落实情况。（三）监督检查方式1.定期检查长安区档案局定期对各单位档案管理工作进行全面检查，各单位每年至少进行一次档案管理工作自查。2.专项检查根据工作需要，长安区档案局对重点领域、重点项目的档案管理工作进行专项检查。3.日常抽查长安区档案局和各单位