档案管理纳入考核制度

PAGE档案管理纳入考核制度总则目的为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。本制度将档案管理纳入考核体系，旨在激励各部门和员工积极做好档案管理工作，保障公司运营的规范化和可持续发展。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。公司所有形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的历史记录，均属于档案管理范畴，包括但不限于行政管理档案、业务合同档案、财务档案、人事档案、技术档案等。基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则各部门和员工应确保档案内容的真实性和完整性，如实反映公司各项工作的实际情况，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案不被泄露、丢失或损坏。对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息支持，方便员工查阅和利用档案。档案管理职责分工综合管理部职责1.制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.负责公司各类档案的集中收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和共享。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行处置。5.负责档案库房的日常管理，确保档案存储环境安全、整洁，配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备。6.组织开展档案利用工作，为公司内部各部门和员工提供档案查阅、借阅服务，根据需要出具档案证明。7.负责公司档案管理工作的对外联系与协调，包括与上级主管部门、档案行政管理部门等的沟通与协作。各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门员工做好档案的收集、整理、归档工作，并指定专人负责本部门档案的日常管理。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件、资料进行分类整理，定期移交综合管理部归档。3.在档案形成过程中，确保档案内容的真实、准确、完整，对涉及多个部门的档案，由主办部门负责牵头协调相关部门共同做好档案的形成和归档工作。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，在本部门内部合理使用档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人，确保档案的安全。5.配合综合管理部做好档案管理的各项工作，接受综合管理部的指导和监督，积极参与档案管理工作的培训和考核。员工职责1.员工应自觉遵守公司档案管理制度，在工作中及时将个人形成的与工作相关的文件、资料交本部门档案管理人员统一管理。2.妥善保管和使用本人在工作中接触到的公司档案，不得私自复制、传播或泄露档案内容。3.根据工作需要，按照规定程序申请查阅、借阅档案，在使用完毕后及时归还，并确保档案的完好无损。4.积极支持和配合公司档案管理工作，对档案管理工作提出合理化建议和意见。档案的收集与整理收集范围1.行政管理档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、总经理办公会等会议记录，公司规章制度、工作计划、总结、报告，各类行政公文、函件、通知等。2.业务合同档案：包括公司签订的各类业务合同、协议、意向书等，合同的洽谈、起草、审核、签订、履行、变更、终止等过程中形成的相关文件和资料。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、财务预算与决算等文件。4.人事档案：包括员工的入职登记表、劳动合同、薪酬福利资料、培训记录、考核评价、奖惩情况、离职手续等相关文件。5.技术档案：包括公司的研发项目资料、技术方案、工艺流程、产品设计图纸、技术标准、专利证书、技术鉴定报告等。6.其他档案：包括公司的宣传资料、荣誉证书、资质证书、固定资产档案、招投标文件、客户资料等具有保存价值的文件和资料。收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，定期对本部门形成的文件、资料进行收集和整理，确保档案的及时、完整。2.档案收集应遵循全面、系统的原则，涵盖公司各项工作的各个环节，不得遗漏重要文件和资料。3.对于电子文件，应确保其原始性和完整性，按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期进行备份。4.收集的档案应保持文件的原貌，不得随意涂改、损坏或丢失，如有破损或缺失，应及时进行修复或补充。整理方法1.档案整理应按照档案的形成规律和特点，进行分类、编号、编目等工作，使其条理清晰、便于查找和利用。2.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理、业务合同、财务、人事、技术等类别，每个类别下再根据具体情况进行细分。3.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用年度+类别+流水号的方式，如2023XZ001，表示2023年行政管理类第1份档案。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息，以便快速检索和查阅档案。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库。档案的保管与保护保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等重要文件，公司章程，股东名册，重大合同协议，重要财务报表等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案：主要是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料。如一般性的行政管理文件、业务合同、财务凭证等。保管期限为10年的档案：主要是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的文件材料。如临时性的通知、报表、一般性的会议记录等。保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。同时，应做好防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光、防污染等工作，定期对档案库房进行检查和维护。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，并定期进行数据校验和维护，确保电子档案的完整性和可读性。电子档案的存储介质应远离强磁场、高温、潮湿等环境，防止数据丢失或损坏。4.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，并建立档案存放位置索引，便于快速查找档案。档案保护措施1.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.对易损的档案，如照片、底片、录音带、录像带等，应采取特殊的保护措施，如进行数字化处理、制作副本等，以延长其使用寿命。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置无误。如发现档案丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。档案的鉴定与处置鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和处置方式。鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值和保管期限。2.对已过保管期限的档案，应进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。对于仍有重要参考价值的档案，应延长其保管期限；对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。处置程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，形成档案鉴定报告，提出档案的存毁意见。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并经档案鉴定工作小组组长审核签字。3.档案销毁清册经公司分管领导批准后，由综合管理部负责组织实施档案销毁工作。档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销登记，并将档案销毁清册作为档案管理工作的重要资料进行长期保存。档案的查阅与借阅查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案查阅申请表》的内容，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经综合管理部负责人批准，并由档案管理人员负责复印，复印件应与原件核对无误后加盖档案管理专用章。4.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需摘录或引用档案内容，应经综合管理部负责人批准，并注明出处。借阅规定1.公司内部员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部负责人根据档案的密级和重要程度进行审批，对于涉及公司机密或重要档案，应报公司分管领导批准。3.借阅人员经批准后，到综合管理部办理借阅手续，档案管理人员应将档案交给借阅人员，并在档案借阅登记簿上记录借阅时间、借阅人员、借阅内容、预计归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏或丢失档案。如需延长借阅时间，应提前向综合管理部申请办理续借手续。5.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向综合管理部说明情况，并办理延期归还手续。逾期未归还的，综合管理部应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。档案管理的考核与奖惩考核内容1.档案收集情况：各部门是否按照规定及时、完整地收集本部门形成的档案，档案收集的质量是否符合要求。2.档案整理情况：档案整理是否规范，分类是否准确，编号是否清晰，编目是否完整，档案是否装订整齐、上架有序。3.档案保管情况：档案库房的管理是否符合要求，档案存储环境是否安全、整洁，档案是否妥善保管，有无丢失、损坏、泄密等情况。4.档案利用情况：是否积极为公司内部各部门和员工提供档案查阅、借阅服务，档案利用效率是否较高，是否满足公司工作的需要。5.档案管理工作的配合情况：各部门是否积极配合综合管理部做好档案管理工作，是否按时完成档案移交、归档等工作任务。考核方式1.综合管理部定期对各部门的档案管理工作进行检查和评估，检查结果作为档案管理考核的重要依据。2.建立档案管理工作台账，记录各部门档案管理工作的开展情况，包括档案收集、整理、保管、利用等方面的工作记录和数据。3.每年对各部门的档案管理工作进行一次全面考核，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。考核得分90分及以上为优秀，8089分为良好，6079分为合格，60分以下为不合格。奖惩措施1.奖励对档案管理工作成绩突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等。在档案管理工作中提出创新性建议和方法，对提高公司档案管理水平有